【第6周6.2】日理万机的秘密：执行三大流程

【第6周6.2】日理万机的秘密：执行三大流程

2.1万次阅读  2018-06-01

叶武滨时间管理进阶 · 十周训练

  叶武滨

本期原文 

大家好，又是一个周五，录制本期节目我还在北美，加拿大的温哥华，本周末是易效能的1阶课程。我们的线上节目又如期更新了，每周一次的约会，今天你也如约而至了吗？时间管理是一项人生基本功，做好这项基本功可以让我们走上高速发展的快车道，所以请大家在这个节目的下半段也要持续学习哦，我们一起加油。

那么今天我想跟大家讲的就是：日理万机的技术，行动的三大流程---记录、排程和执行！

一、正确的“记录”

在上期节目中，我讲到了大脑的第一个特性就是容易受到内外部信息的干扰，以致我们很难专注于当下自己手里的工作和生活，那么为了能排除大脑的干扰，我们应该怎么办呢？

世界著名的管理学大师彼得·德鲁克说我们要把尽可能多时间“全神贯注地完成重要的事情”；

美国学界的“思想巨匠”史蒂芬·科维博士也说高效能人士的重要习惯之一是“要事第一”，建议我们要投资大量的精力和时间去经营那些重要但不紧急的事；

美国首屈一指的个人成长权威博恩·崔西也提出了含义相似的“吃掉那只青蛙”理论，就是要每天第一时间就去处理那些富有挑战的重要的事务。

但想要真正做到这一点有一个大前提，就是在上期节目中我提到的，大脑本身无法正确判别出哪些是重要事件，哪些是次要事件，所以为了帮助大脑做出正确的判断，我们就需要把所有的事情都记录下来，让它们能清晰地展现在我们眼前，这时我们才能解放大脑低级的记忆功能，释放大脑高级的思考判断功能，从而识别并根据情况动态调整那些对我们来说，什么是真正重要的事。

因此，我推荐的排除大脑干扰的方法就是：凡事做记录！职场上的朋友都知道，但凡重要的会议都会有人做会议记录，而我们遇到突发重要事件时，也会随手写个便签纸贴到显眼的位置，以便随时提醒自己不要忘记处理，这样做的效果是显而易见的。

因此我建议把这记录的范围扩大，就是不管何时何地，只要出现了你在意的信息，不论是脑子里的灵光乍现，还是外部的临时任务，甚至是事件的具体细节，收到的短信、邮件都要关联记录，只要不是立刻就非处理不可的事情，我建议就把它们先统统记录下来，等做完眼下手头上的事务之后，再安排时间去妥善处理它们。

我建议你可以找一张纸一支笔，或者打开一个自己的手机或电脑里的记录软件或者app，找一个安静不被打扰的时段，把自己脑子里的所有事物，大到环球旅行，小到今晚吃什么，等等一切都记录下来，进行一次批量记录之后，再养成“随手记”的习惯。

随手记有一个小要点要提醒大家，就是你在记录的时候要言简意赅，快速几个字记下核心内容，让自己在后面查看时能想起是啥事就行，记录要快，不用对事件进行任何的细化加工处理。

记录事情与信息，是排除干扰的有效手段，我经常说，在专注做事情的时候，如果不是职责工种，只要不是死人、救火、破产，天塌不下来，不用接电话看手机，完全可以推迟任何事情，聚焦当下完成当下的事情。

二、准确的“排程”

在我们没有分别心，无差别地记录下很多事情之后，面对这些事情，我们是不是每一件都非做不可呢？答案是否定的。人生不在于做多少事情，而在于把重要的事情首先做、用心做、做到极致。

重要的事情就是所有事情的一部分。面对这众多的事务，我们接下来就要进行判断选择，以及确定排程进入系统，这是一个做减法的过程。

对于每一件事，你都要认真地问自己一个问题：这件事我要不要做？如果你心里的答案是：它不重要，不要做，那么就把它从你的记录中删掉；如果你想来想去还是没想好要不要做，那么就把它暂时搁置，推迟行动；

如果你的答案是这件事很重要，必须做！这时你就要遵循“近细远粗”的原则，选出最近2周要完成的事务，有明确截止时间的就把它放进“日历”，没有明确截止时间的就把它放进“弹性清单”，但不管是日历里的事件，还是弹性清单里的事件，只要是确定最近2周内要做的事，我们就要把它们优化细化，按照重要程度和紧急程度分别找到每件事的行动第一步。

而不在这2周内的事件，我们就可以只是粗略地记录，不用过于细化出它的具体安排。等到把2周内的重要紧急事务做完，我们就可以关注那些重要不紧急的事情。

我来举一个例子：

这就好比那个“你是要先看病，还是要先锻炼养生”的问题：我们都知道养成科学适度的锻炼习惯有助于我们获得强健的体魄，但是如果你现在已经生病了，那么你是要先去医院看病呢，还是先给自己制定出锻炼计划呢？

答案显而易见，你先要去看病，等病好了，很多人就忘记了锻炼和养生，结果又病了。因为，病好了，就该好好重要不紧急的事情，锻炼与养生，从而不会生病，就没有那么多重要紧急的事情。

这个例子，你可以好好理解一下。到目前为止，我们已经知道了，我们把记录下来所有的事情，有一类是要删除掉的，有一类是要搁置的，暂时不管他，我们首先聚焦重要紧急的，并把它分解成为日历和清单。

三、严格的“执行”

在排程中，我们拥有了两周内的事务，被分解成为日历和清单。

两周的视角非常好，日历事件严谨必须完成，清单事件灵活可以提前推迟。

我的这个方法与大家每天一开工列的今日待办是完全不同的。

很多人每天一大早就做出自己的“今日待办”事务列表，密不透风，事务巨多，整个一天的时间里，往往神经紧绷，没有丝毫的弹性，你很有可能会因为其中某一件事情超出了自己预估的时间，就导致下面的安排被推后，或者根本没有时间再去完成它。

“今日待办是一个谎言”，因为没有时间弹性的事务安排，会让我们很容易就陷入“完成不了”的焦虑和挫折里，从而影响我们的执行效率。

按照我的方法，不一定要完成所有事务。每天我们必做题是日历上少的事件，往往和时间密切的相关，到点就做。做完就根据要事优先和情境优先的法则，做更多清单事件。

在此过程中，我还可以继续执行易效能的4D原则。

1、删除（Delete）：把与目标无关、不重要、没意义的事情从自己的记录中删掉，不执行；

2、推迟（Delay）：把和重要不不紧急或者暂时没有考虑好的事件暂且搁置，推迟执行的时间；一旦没有重要紧紧事件的时候，一定要抽出时间来关注这些被推迟的事件。

3、委托（Delegate）：学会授权与合作，将能委派出去的事情尽量派给更适合干这件事的人去完成；

4、执行（Do）：那些无可推脱，非你不可的重要紧急事情，就不要犹豫，马上去做！做完以后，去关注重要不紧急的事件，并思考如何改善。

以上就是我们这期节目讲的“行动的三大流程”：记录、排程和执行！让大家执行的时候可以活在当下聚焦最重要的事情，把所有内外部干扰都暂时记录下来，然后找一个时间最好是早晚，对事情进行轻重缓急的排程，删除不重要、推迟不紧急，把重要紧急的分成日历和清单，日历和清单都是明确必须要做的事情，日历放置明确时间和日期的事件，清单放置灵活时间的事件。再次其中贯彻4D原则。

其实这个理念我虽然在很多的节目里都讲到过，《时间管理100讲》和《时间管理10堂课》里都有相应的章节，尤其以《10堂课》里的最为详细。但是这是最新的提炼，在接下来的节目里，我还会把执行中的“日历”和“清单”，以及“项目管理”分别拆成3期节目，其中日历我们已经在试听中讲过，大家可以反过来继续学习一遍。这个三个分类是执行系统的三种事件分类。