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你会主持会议吗?

你会主持会议吗?

作者: 凡星读书 | 来源:发表于2023-04-02 19:43 被阅读0次

    今天阅读的主要内容就是告诉我们会议为什么要设立主持人,以及如何做好会议主持人?

    1、先回答第一个问题,会议为什么要设立主持人?

    这里的会议指的是日常正式或半正式的工作会议,把成员召集在一起,就讨论的议题达成共识。所以无论规模大小,都应该设立主持人,目的就是与会议决策者区分开,在更可控的情况下推进会议。

    建议让成员轮流当主持人,这样做的好处有三点:1,让每一个人都得到锻炼;2,规避领导“自导自演”;3,让决策者最终的判断更有分量。

    2、那么主持人怎样才能主持好这场会议呢?

    作者脱不花老师,给出了一个公式:主持会议=行为设计+全程控场

    关于行为设计

    行为设计,是一个专门的学科,基于对人们思维习惯的研究,通过设计一些外在的方式来影响行为和决策。

    插一个小故事:今天在读书群里一个友友分享的,她看了《玄机设计学》中讲到的行为设计后,便分享给了她卖服装的朋友。朋友在出去摆摊的时候,就带上了一个试衣镜,结果很多人去照镜子,顺便还会摸衣服、问价格,她的销量也提升了。

    那么主持人该怎么设计自己的行为呢?

    主持人需要根据会议的目的,做出相应的设计。以下是4种参考方法:

    结合会议目标,设计场地

    开会的场地,本身就可以传达沟通的信息。比如在度假村还是在专门的会议室,传达的信息就不一样。

    设计时间

    可以根据会议的重要性,提前告知大家,让大家安排好时间。

    设计环境

    这里的环境指的是桌椅的摆放、水杯、纸、笔、沙漏、计时器等,包括主持人的服装,根据会议需要去设置。

    设计规则

    在开会前,要制定好规则。比如说迟到、手机响铃该怎么惩罚。最重要的是会议材料管理的规则设计,比如按照规定的时间,提交内容长短合适的材料,是文档还是PPT……这些要求,都要根据会议的目标和会议的形式,以及组织习惯来设计。

    关于全程控场

    会前积极跑动

    开会前,先和会议主要决策者做好必要的沟通,其次,就是和主要的与会成员提前沟通,收集大家的情绪和意见,做到心中有数,情绪反应激烈的要提前跟决策者提醒。

    开场自我赋能

    准备好开场白,让大家明白你是主持人,要遵守你制定的规则。

    会中敢于干预

    会议中遇到冷场、跑题、发言超时等问题,要想办法解决。

    结束出口成章

    会议末尾,领导发完言以后,主持人一定要总结整场会议。好的会议总结本质上个就是口述一份会议纪要。所以,这就要求主持人注意力高度集中,记录下每个环节的重点。

    总结时,要提及每个人的意见及行动,让与会人意识到这是大家共同的目标。

    如想发表自己的意见,可以在宣布散会的时候说:“现在我不是主持人了,谈谈我的感受……”

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