这样用Word，工作1小时等于5小时！

作者：阿何

我们为什么讨厌Word？

因为工作几乎每天都要用到它，用的多了自然就腻了。

更因为Word好麻烦，我们可能花1，2个小时就把内容写完了，调整格式往往要花多一倍的时间。

文档要是能用记事本写就好了~

下面教给你的方法，不是想让你成为Word高手，而是探讨我们如何能在最短的时间内用Word把内容搞定，还能得到我们想要的漂亮排版。通过这套方法体系，我们可以专注于生产内容而不是调整格式，并且最大化程度提高我们的操作效率。

网络上99%的文章其实都没法帮到你，但这篇Word教程一定是个例外。

01

我们通过下面的4个核心工作方法来提高你的Word操作效率：

1、写东西前先列大纲

2、定制你的操作菜单和快捷键

3、使用好样式功能

4、多使用“自动化”和“批量化”工具

下面简单说一下每一部分的核心思想。在本文的后面部分，还会针对每个部分给出详细的操作教程。

写东西前先列大纲

大部分情况下，我们之所以在写Word文档的时候进度缓慢，都是因为没有打好“腹稿”，结果往往都是一边想一边写，一边写一边修改。常常写到后面，发现前面部分有问题，又急急忙忙回去调整。

来回的内容调整、格式修改让你疲惫不堪。而且因为没有大纲和腹稿，你也很难知道自己的工作进展到底到了哪个阶段——这往往让工作看不到尽头，从而使得人心情沮丧，进一步拖慢你的效率。

在下面部分，我们会看到只要在正式开写之前花一些时间整理你的思路，列出文章的大纲，你的工作速度马上会有明显的提升。

定制你的操作菜单和快捷键

高手使用Word的一大特征是：他们似乎永远都不用鼠标来操作，双手在键盘上噼里啪啦一顿操作，结果内容也好了，样式也调整好了。鼠标虽然方便直观，但操作起来确实速度比较慢，在第2部分，我们可以学习如何定制最符合自己使用习惯的操作菜单和快捷键，从而使得操作效率倍升。

使用好样式功能

对大部分人来说，Word自带的样式模板功能都是可以大大提高工作效率的“神器”。这其实是Word里面非常基础的一项功能，但我发现有超过90%的人其实都没怎么使用它。

多使用“自动化”和“批量化”工具

Word内置了很多自动化和批量化操作的工具，这些工具学起来其实并不困难，但一旦你学会了，会发现简直不能更爽了。

02

写东西前先列好大纲

我们用Word写东西，基本上都是打开软件就开写，很少说会提前整理好文章的大纲和腹稿，这其实是一个不好的习惯。

什么叫提前整理好大纲呢？比如我在真正动笔写这篇文章之前，其实已经用思维导图列好了整篇文章的结构：

就算你不看完整篇文章，只要一看到这张图，也可以对我的大概描述内容和框架有个基本的认识。那么这样做对作者来说有什么好处呢？

A、人的大脑其实是单线条的，如果要同时做两件事情，效率就会马上大幅度降低。一边想一边写，其实就是同时在做两件事情，速度肯定上不去。我们提前列大纲、打腹稿，其实就是在写之前把基本内容先想好，提前把“思考”这件事情差不多做完。这样想的时候只负责想，写的时候只负责写，完成速度反而更快。

B、列好大纲能够让你明确的知道自己的工作量有多少，具体进展到哪里了。这种确定的目标感让你更容易专注地写下去，而不是时不时停下来，翻看一下到底写了多少内容，并且苦恼于“似乎永远也写不完”。

C、提前确定好大纲，能够避免我们在写Word文档的时候因为缺乏整体思维，导致多次来回重复的修改和调整，从而节省时间。

那么我们应该怎样去做好列大纲的工作呢？就像我之前说的，强烈推荐思维导图工具：MAC平台下用Mindnode，Windows平台下用Xmind。

即便你没有思维导图工作，也可以用记事本或者其他工具，先思考一下你要写的内容结构是怎么样的，能够分为哪些部分，每个大的版块又包含哪些小的版块。把这些事情大体上想清楚，并且用文字或者思维导图的形式记录下来。

一开始你可能会有些不太习惯这种“把一件事情分割成两件事情做”的处理方式，但实际上分割后你的工作效率反而提升了，很快你就会爱上列大纲的！

03

定制你的操作菜单和快捷键

很多人都不知道，其实Word的操作菜单和快捷键在某种程度上都是可以自我定制的。根据自己平常的操作习惯和工作需求，把最常见的功能放到最容易操作的位置，或者定义成快捷键，我们使用Word的效率可以马上得到明显的提升。

A、定制操作菜单

我使用的Word是2013版本，默认情况下它的操作菜单是下面这个样子的：

我们会看到，Word上面的操作功能区主要可以分成两大部分：一部分是快速访问工具栏，另一部分是主操作功能区（Ribbon）。

我们先来说快速访问工具栏。

快速访问工具栏位于Word软件的最上方，而且是默认展开的，没有折叠菜单，所以访问起来是最方便的，我们可以把自己使用Word时候最频繁使用的功能加到这里（特别是一些频繁使用，但访问位置特别深的功能）。

举个例子，假如我们平时用Word经常要用到“绘制文本框”这个功能，它在默认设置下是在这个位置：

也就是说，我们如果要调用这个功能的话，要经过：点击“插入”-点击“文本框”下拉箭头-点击“绘制文本框”3个步骤，假如一个Word文档涉及几十个上百个绘制文本框，每次都要这样操作显然是非常繁琐的。

下面，我们来尝试把“绘制文本框”这个功能加到快速访问工具栏：

这样的话，我们的Word快速访问工具栏上就多了一个我们最常用到的“绘制文本框”功能，把之前需要3个步骤才能调用的功能简化为1个步骤即可使用。

与此类推，其他最常使用的功能，我们都可以用这个方法把它们固定到自己的快速访问工具栏上面。

下面再来看看Ribbon功能区，我们随便在功能区一个地方点击鼠标右键，发现有个选项叫“自定义功能区”，我们点击它。

弹出来的窗口是下面这个样子的：

这个窗口包含两个部分，左边包含了Word里面几乎所有的功能和命令，而右边则是所有的Ribbon功能区块选项卡和功能分组。

我们看到，Word已经默认内置了很多选项卡和功能分组，而且这些功能分组都是不可编辑的，这便是我们的Word默认的功能菜单了。

一般情况下，我不会去动这些默认的功能区设置，而是根据自己的需要，把最常用的功能放到自己新增的分区里面。

举个例子，我最经常需要用到Word里面的绘制文本框、绘制表格以及分栏这3个功能，那么我们就可以在自定义功能区新建一个选项卡，名字可以叫做“常用”，然后把这3个功能加到这个选项卡里面，操作的动图如下：

通过这种方式，我们可以在Ribbon功能区增加一个属于自己的功能模块，然后把自己最常用的功能加到这个模块，这样以后Word使用起来是不是就顺手多了？因为你几乎可以完全按照自己的需1求打造属于自己的功能区块。

如果做的更进一步，我们还可以把Word默认的功能区块全部去掉，然后完全按照我们自己的使用习惯来打造上方的功能菜单区，大家也可以自己打开软件尝试一下。

B、自定义快捷键

和自定义菜单一样，我们同样可以在Word里面自定义快捷键，把平时最常用到的功能定义为自己最习惯的快捷键。

我们先来看看Word里面是如何自定义快捷键的，举个例子我们经常要用到“插入图片”这个功能，想把这个功能定义快捷键为“CTRL+1”整个操作流程如下：

同样是进入到自定义功能区的菜单，然后点击键盘快捷方式右边的“自定义按钮”，选择自己想要定义的命令，然后鼠标在“请按快捷键”那里点一下，然后在键盘上按下你想要定义的快捷键，最后点击指定按钮即可。

通过这种方式，我们可以定义一组符合自己使用习惯的快捷键了。需要注意的是，Word本身已经内置了数量庞大的快捷键，采用这种方式，我们很有可能覆盖掉默认的快捷键，从而让你在别的教程中看来的某些快捷操作方式“失灵”。

想要恢复默认的快捷键也非常简单：还是进入到快捷键定义的菜单，然后选择“重置快捷键”即可。

04

使用好样式功能

Word的样式功能使用起来非常简单，但却可以让我们在写文章的时候将注意力完全聚焦在内容上，最大化节省“格式调整”的时间。

为了让大家对“样式”功能有最感性的认识，我们来看下面的动画：

使用“样式”功能和先输入文字再调整格式的操作方式，最大的理念区别在于：“样式”的理念是将Word的内容和格式相分离，让我们可以做到专注于输入内容，格式由样式来自动控制，而不是每次都要选中文字后再一项一项的调整格式。

使用样式功能有下面几个好处：

A、样式功能可以大大减少我们调整文本格式需要花费的时间。

举个例子，我们要将文本进行如下格式调整“将字体加粗，将字体颜色设置为红色，然后将字体设置成斜体”。如果采用传统的方法，我们要选中文本，然后加粗字体，再然后设置字体颜色以及设置为斜体，总共要4步操作。

而如果采用样式功能的话，假若我们事先定义好了这个样式，选中文本之后只需要点击一下该样式标签即可，只需要2个步骤。

事实上，如果我们养成良好操作习惯，在输入文字之前就选择正确的样式标签的话，事实上输出来的内容就已经是我们要的样式，根本不需要再进行“选择文字然后调整格式”这个操作。

B、适合批量修改格式

假设我们已经写完了一份Word文档，里面有10个一级标题，50个二级标题。现在领导突发奇想，希望你将二级标题的字体统一加大一个字号。

如果你没有使用样式功能的话，这个突发要求很可能会让你崩溃，因为这意味着你需要进行50次这样的操作：选择标题，调整字号。就算再快，没有个10分钟估计都搞不定。

但假如你一开始就使用了样式来为内容设置格式，现在就非常简单了。你只需要修改一下定义二级标题的那个样式的具体格式，那么所有二级标题的格式都会跟着改变。

具体的效果如下图所示：

从图中我们可以看出：只要修改样式确定的格式，那么样式关联的所有内容格式都会跟随改变。

C、方便自动生成目录等操作

在样式功能里面，我们还可以设置内容在全文大纲中的级别。根据这些级别，Word文档能够自动识别文档的大纲结构，从而自动生成目录。

为增强感性认识，我们还是来看一下下面的实际操作示范：

要使用样式功能，就需要事先定义好符合我们需要的样式。定义样式其实非常简单，只需要在样式区新增一个样式，然后将样式里面的格式设置成我们需要的形式即可。

举个例子，我们现在要创建一个正文样式，它确定的格式是这样的：字体为宋体，大小为五号字，行间距为1.5倍，颜色是红色。那么具体的操作过程如下；

当然，实际创建样式要考虑的东西还有更多：比如样式所属的大纲级别，样式后续的段落样式等等，因篇幅限制这里不再详细展开，大家可自行寻找相关的教程学习。

所以我们正常撰写一个Word文档的过程应该是这样的：根据实际需要，将文档的格式分解为几个固定的样式，然后再在Word里面保存这些样式。真正开始输入内容的时候，先选择样式，再输入内容。这样你写出来的文档，直接就是格式也确定的文档了，根本不需要额外的时间去调整格式。

如果我们需要大规模撰写相同格式的Word文档，我们还可以将文档制作成模板，直接使用模板将会更加快捷，这部分的教程我们以后也会推出，大家敬请关注。

05

使用“批量化”和“自动化”工具

所谓的“批量化”或者“自动化”，是指Word里面有一些功能，能够帮助我们一次性对多个内容进行相同形式的处理，或者让Word自动帮我们进行一些简单的处理。

比如上面介绍的样式功能，就是很好的一个批量化设置格式的工具。

说到批量化和自动化，最好的工具非“宏”莫属。但宏功能使用起来比较复杂，需要我们有比较多的知识储备，在这里先不打算展开详细说，大家可以关注职场充电宝的后续教程。

在这里主要介绍Word里面最常用的一个批量化处理功能以及自动化工具，它们分别是“查找替换”功能和“题注”功能。

查找替换功能

查找替换是我们经常使用的一个Word功能，但它其实比我们想象的还要强大。这个功能，我们最常见的用法是对文档内容进行查找替换，比如把文档里面的“张三”批量替换为“李四”。

如果结合通配符，查找替换可以实现更强大的功能，比如说可以批量把文档里面的软回车符去除掉，空行空格去除掉等等。

除此之外，其实Word文档里面的查找替换还可以对特定的格式、样式等进行处理。我们打开Word文档，按“CTRL+H”调出查找替换窗口，并且点击下面的“更多”按钮，会发现这个功能其实别有洞天：

比如我们可以对搜索选项进行非常详细的设置：

更牛的还在下面，也就是“格式”这个按钮里面。利用格式替换功能，我们还能对文档实现很强大的批量格式调整。

举个例子，假如某份Word文档，我们需要批量把原来设置为“宋体、五号字、黑色”的文本格式调整为“微软雅黑、四号字、红色”。因为原文档作者没有使用样式功能，我们就没法用样式来进行批量修改了，这时候Word的格式替换功能同样可以很方便的进行批量修改，下面是详细的操作过程：

我们看到，通过对查找和替换的字体分别进行设置，我们就可以批量对文档中的特定内容的格式进行设置了。除此之外，Word的查找替换功能还能对段乱、样式乃至语言、图文框等进行批量处理，大家可自行摸索。

题注功能

题注功能，是Word里面自动给图片、表格等特定格式内容加上标签说明的一个功能。有时候，我们需要在Word文档插入大量的图片和表格，有些人不知道Word具有这样的功能，往往采取手动的方式一个一个给图片和表格加标题，操作起来非常麻烦。

下面是一个如何利用Word的题注功能给表格自动加标签的操作示范：

可以看到，只要为Word表格新建题注，并且设置好基本的标签格式，那么我们在Word里面插入表格后，这些表格都会自动加上标题了。

利用同样的方法，我们还可以让Word里面插入的图片自动加上标题。

除了查找替换功能和题注功能外，Word里面其实还有一些其他批量化和自动化的工具，比如前面提到过的宏，又比如域功能等，在这里不一一展开。

以上便是阿何为您分享的Word提高工作效率的使用技巧了，如果你觉得有所收获，别忘了在简书关注一下我哦。

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