请给你的Word“打底妆”(让Word跑快些系列)

原创|@发愤的草莓 （公众号:neverstop201508）

• 如果用Word写长文时，你是不是习惯直接打开一份空白页面，然后开始敲打键盘，等到写完调整格式时，发现调整的时间比写文章耗时还多？

• 如果要将某级标题统一换成其他字体和字号时，你是不是通过用手工操作的方式在Word里去调整每一个标题的的格式？

• 如果需要修改论文的末尾时，你是不是在Word里用鼠标左键按住，往下拉了好长一段距离才聚焦到想要的位置吗?

如果你没有在上面这些情境中不会感到郁闷和抓狂，我深深地佩服你。

但是，有没有想过，在Word里处理长文时，你很可能用的是一种原始、粗放的做法，所以，那些重复性的工作才特别恼人。

而实际上，我们可以让Word跑得再快一点，减少海量枯燥无谓的重复操作。尤其是你需要经常写论文、公文以及各式各样、杂七杂八的长文时。

我给出的方法是：给Word写长文（特别是结构化长文）前“打个底妆”——做好段落样式的规划。

这种方法的理念是以长远的目光来看待Word长文的未来。

先体验一下打底妆后的“惊艳度”

下面以幸福成长沙龙的“拆书战队”战果为例，说一下Word的打底妆这回事儿。

话说2015年7月份时，我倒腾了一个拆书战队的线上活动，每周战队群里按时交上作业的小伙伴，可以留在队里，并获得一份本周由群里小伙伴的拆书笔记共同构成的“战果”。

这份“战果”是在Word里制作的。因为有五六十号人，每人600字以上的内容，合在一起的内容少说都有几十页的数量级。

如果没有任何的底妆，这些拆书笔记的内容堆在一起是这样的——

不打底妆的Word.jpg

这样是见不得人的。

然后打完底妆，是这样的：

并且，这种美不是纯粹表面的美，而是由内而外散发出来的（等下你可以慢慢感受）。

这种内在美体现在以下四大方面——

一、批量式操作

可以瞬间改掉同级内容（标题或正文）的段落样式。即使老板要求哪一级标题的颜色、字体、行距必须统统换掉，你再也不必一个一个去调整了。

二、灵活式跳转

配合“文档结构图”，实现轻松跳转。即使结构化的文章再长，也能瞬间跳转，到达某一章节。

当你给Word“打底妆”以后，可以点击Word菜单中的“视图”，打开“文档结构图”。在左方文档结构图的项目点击后，右方的文本就会迅速切换对应的板块，类似超链接的作用。

另外，完工之后，还能自动生成目录。

三、快捷式移动

利用“大纲视图”，实现轻松调整段落次序。不需用鼠标长长按住选中大段文字才能移动，方便快捷。

四、永久式克隆

可以转为模板，无限次使用。以同样的格式为基础撰写其它文章，能够形成统一的风格，为将来把一系列长文集结成书做好准备。

实例说明打底妆这回事儿

总共四步曲：
第一步：想好值得否
第二步：规划做啥样
第三步：变出快捷法
第四步：转成模板来

第一步：想好值得否

在活动开始前，作为战队队长的我琢磨着，得给这个拆书笔记战果的Word先打个底妆，也就是做好设置好段落样式的模板。

这样做的目的是，让不同战队“驾驶员”拿到这个模板后，在汇总整理每周大家的拆书笔记战果时，能够在耗时少的前提下，实现风格统一。

拆书战队活动是会持续一段时间的，所以这个模板像杠杆一样，花点时间做这个模板，对于后期效率的提高有撬动的效果，值！

对于给WORD打底妆这件事，可以先想好这个模板是有什么应用价值，如果未来有长时间的使用可能，那这个模板非常值得去做。

第二步：规划做啥样

接着，对Word的内容层次和段落样式进行一个整体的设想。

对于拆书战队的战果模板，我主要是从内容的结构，以及各层次标题和正文的样式上进行规划。

每个人的拆书笔记内容上的结构为——

基本信息：编号+姓名+阅读书目+书目作者
Step1.精彩摘录
Step2.我的思考
Step3.我的行动

我将上面第一行（基本信息）作为第1级标题，第二至四行（拆书的三步骤名称）作为第2级标题。

想要做出来的效果是——
“第1级标题”的段落样式 三号字 黑体 蓝色
“第2级标题”的段落样式 三号字 华文中宋 蓝色
另外，还有“正文”的段落样式 五号字 宋体 黑色

想好了什么类别的段落用什么样式，能够大大提高第三步的效率。当然，如果你对字体、字号的模样敏感度不高，需要一边操作一边选择效果，也可以将第二步与第三步合并起来进行。

第三步：变出快捷法

在空白的文档上，输入三行（其实内容可以随便，这样写是为了方便你理解哪一级内容对应使用什么样的段落样式）：

第1级标题
第2级标题
正文

这三行内容按照第二步预想的字号、字体和颜色，先设置好。

现在要将它们分别设为段落样式了。

以第一级标题为例，将“第一级标题”选中，右击，在菜单选择最下方的“样式”-“将所选内容保存为新快速样式”。

在出现的对话框里，将“名称”改为“第1级标题”，改名称是为了方便识别，因为Word本身存有其他样式。

再选中对话框下方的“修改”，进入“根据格式设置创建新样式”对话框。

将该界面中的“后续段落样式”选为“正文缩进”。

“后续段落样式”指这个样式之后的段落的格式，比如说这一段是“标题”的样式，第二段接着的是什么样式。像“标题”类的样式，全面往往跟着的是“正文”，暂时把这一项选为“正文缩进”（缩进是指前面有空2格）。

此外，“后续段落样式” 上面还有“样式基准”，是 指将要创建的样式与哪一个相近，这样你在创建的时候就可以尽量少地修改就行了，一般系统默认为“正文”，就让它为“正文”吧。

选中左下角的“格式”-“段落”，修改“对齐方式”和“大纲级别”，“对齐方式”可以按照你自己的设想修改，但是“大纲级别”一定要对应好喔，如果是文档中第1级标题，要选择“1级”比较妥当（如果是正文的内容，则将“大纲级别”按照系统默认为“正文文本”即可）。

在这个界面中，还有一些行距什么的内容可以设置，你可以按照你之前的想法去设置，也可以按照默认的选项。

设好样式以后，还能不能再快一点？

当然，最最有用的一招在这里：设定快捷键！！！！！！

选中上述界面左下角的“格式”-“快捷键”，在“请按新快捷键”输入你要使用的快捷操作（按你个人喜好设置），我在这里是设为“同时按下Alt和1”，再点击左下方的“指定”，再点击右下角的关闭。

为了方便你理解，我已经把这个第三步的整个过程做成了一个动态图。

上面是设置“第1级标题”的步骤了，余下的“第2级标题”和“正文”的设置是依样画葫芦，这里就不展示了。

这样以后，有什么神奇的效果呢？

当我把光标停在某行内容上，按下设好的快捷时，就会变成我预设好的效果。

比如下面这行，我要设成“第1行标题”样式的效果，

基本信息：编号+姓名+阅读书目+书目作者

把光标放在这一行上，然后按下我设的快捷键ALT+1，立刻就变成了“三号字、黑体、蓝色”这种标题的段落样式。

第四步：转成模板来

在前三步的基础，我将这个文档另存为Word模板（dotx格式）。以后，这个模板就可以反复使用了。

如果我看到文档A的段落样式特别喜欢，有什么方法复制给文档B吗？

当然有！

方法是Word“开始”-选项卡-“样式组”（右下角处）“对话框启动器”，弹出“样式”窗格。在这个空格下方第3个钮为“（样式）管理器”，点击后找到“导入/导出”按钮，按照弹出的对话框进行操作就可以了。

还可以怎么玩底妆呢

为什么要这么麻烦去设置新样式呢？因为我不喜欢Word里原有的那些嘛，虽然软件里原来有一些默认的样式，但不一定是我们喜欢的呀，另外也不一定是我们公司或其他单位文本规定的那种样式要求。

好了，那么学到了给Word“打底妆”这一招之后呢，你就可以大展拳脚了，想想平时经常需要写的长文里，哪些的格式是固定的，可以通过设置好段落样式将它以模板的形式保存下来，提高未来工作和学习的效率的？

再举个例子吧，我们还可以通过给Word“打底妆”，设置你听课笔记模板（版权归一位姓欧的博士）。

这个模板很适合用于聆听在线课程，特别是现在互联网教育如此发达，网上有大量优秀的课程供我们学习，那么做一份优秀的笔记，便于后期回顾就很重要了。

像这个模板会有【A课堂收集区】、【B课堂梳理区】、【C课堂主线区】、【D课后复习区】，包含了课中学习和课后复习两部分。

通常大家听课做笔记时，都是线性的，老师讲到哪就记到哪。实际上，你会发现，老师讲课时除了主线以外，还有许多其它的信息，而且有些可能又和主线的内容并不相关，如果从头到尾以流水账的形式记录下来，就会很杂乱。

这样设置了一个模板之后，听课时，在左方文档结构图的项目点击后，右方的文本很快跳转到对应版块，我们就可以在相应的位置录入文字。

比如，课堂主线的内容，就记录在【C课堂主线区】；

听课时随主线带出来的零碎片段信息、突然冒出的灵感想法，以及对课程中有关内容产生的疑问记录在【A课堂收集区】；

一些重要的概念、观点和方法，在听课时也可以顺便复制粘贴到【B课堂梳理区】，便于掌握要点；

课后，对内容进行回忆，从宏观的层面去把握整节课，重新表述学到的知识，便于吸收与内化，这部分内容就写在【D课后复习区】。

因为课后复习整理时，需要迅速切换，因此在文档结构图中，把这一板块放在第三部分，而实际操作中，这一块是后期工作，用序号D表明。

这样做笔记的优势是，整堂课的框架一目了然，层次感更强，有助于知识的消化吸收。

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以前，你没有试过给Word“打底妆”，可能也没觉得有什么；一旦你试过，就会觉得“不打底”不行。

我相信，“打底妆”的Word能够极大地提高效率，为你的大脑腾出的时间，去做更多的创造性的事情。

最起码，这种做法能让你的结构化长文结构突出、重点明显，而且也赏心悦目一些。另外，悄悄地告诉你喔，这样的“打底妆”的Word文档占的空间会小一点。

如果这种方法给你的工作和生活带来改变，请记得告诉我，或者和其他人分享你的心得和喜悦。

最后，来个小调查——

请问你以前使用Word时，
用过段落样式吗？
用过文档结构图吗？
用过大纲视图吗？
制作过模板吗？

补充说明：再说Word的“底妆”问题 (点我)

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