临近年底，事情也开始多起来了，日常培训要做，各种总结数据要汇总反馈，地方的年会要开，虽然今年的年会为了让更多的员工参与进来，形成了项目小组，我这边主要负责做年会的ppt和暖场视频和开场视频，但这几项也足够让人忙成狗。
几天前的一个早晨，手机铃声大作，领导来电，
12月底在浙江省要开一场销售经理的培训课程，为期两天，不过呢场地预算只有6000，住宿吃饭让经理们走报销流程，找一个培训、住宿、餐饮都能一家搞定的；周四下班前给我结果
晴天霹雳啊，第一事情多的做不完啊喂，第二年底都是预定年会场地的时候，价格都会有所上调的，这预算显然不够啊。第三找场地宝宝没有经验啊，好麻烦啊。but，没有办法，经过两天的不停打电话，看场地，询问各项细节，最终敲定了一家，当然其中少不了我们的城市助理帮忙，不然完全不知所措啊。为了能让自己以后有基础的流程做参考，所以将会议/培训讲座的场地挑选流程总结下来
第一步：了解本次培训/会议的基本情况
① 首先要确定好培训/会议的人数，会议的布局是什么型，岛屿型，马蹄形等等？因为人数和布局决定了你要找多大的场地
② 其次要确认好预算，预算也基本决定了能够找多好的酒店；哪些太贵的就可以直接pass了；
③ 最后要确定好活动的时间以及一些细节上的要求
第二步：确定场地
① 去网上找酒店（会有培训讲座的选项的，也有基本的场地可容纳几个人，多少一场等，在这里已经能够基本的删掉些）
② 打电话咨询细节的内容，主要分为以下几方面：
❀ 培训时间，看场地是否已经有预定
❀ 场地费：多少一场，多久时间为一场，能够有优惠等
❀ 有无住宿：多少一晚（单间及标间）【因为有些是不带有住宿的】
❀ 餐费：桌餐多少一桌，有哪些菜（菜单），有无简餐
❀ 是否能够提供茶歇：如果能提供收费标准是什么样的；不能提供的话，能够自己带，酒店能否提供桌子、盘子以及茶水（一般都是能提供的，但是确定一下会有保障）
❀ 设备能否提供：比如投影仪、白板笔、音箱、话筒、打印铭牌等等（一般都是可以提供的，但是有些是有偿的，并不是免费使用，所以呀问清楚）
❀ 是否能够提前布置：一般来说，培训或者会议都是一大早就开始了，所以对于会场的布置需要在前一天进行，这个需要问清楚，特别是年底或者培训会议的旺季，可能前一天有会议，可能酒店方为了让时间效益更大化，不会给你过多的时间布置的；还有确定是否有工作人员帮忙拉横幅。
❀ 能否提供专用发票：这个看公司而定的，我们公司出差以及除餐饮外的费用报销都需要增值税专票，所以必须确认。
③ 根据基本情况的了解，确定2-3家。需要多家对比，找出性价比最高的，同时也让领导做选择题
第三步：看场地
光了解不够，特别是场地大小，连照片都不能很直观的看出实际大小，还要考虑到会议桌的布局，分几组以及人数等。
① 考察场地实际大小、格局、采光（有无窗）、长宽、高（是否会感到压抑）等等（这边包括会议场地以及住宿环境）
② 进一步洽谈细节问题。一般来说，第二步的问题，在电话的沟通中也只是进行初步的了解，很多细节上的问题其实是在这个看场地的环节去洽谈的。比如说茶歇、菜单、布置、价格是否能优惠等等
第四步：将2-3家的信息反馈给领导，让领导做选择题
① 将获取的信息以及的图片做成表格
② 详细请看下表
两个场地对比表
场地实景图
第五步：最终确定培训/会议场地
① 将人数报给酒店，根据人数确定桌餐需要的桌数，预留的房间数
② 将人员名单报给酒店，需要他们打印铭牌
③ 将基本的会议布局报给酒店，需要他们提前摆位置
④ 付定金，然后要确定最后的发票怎么开，一般来说会有部分的费用平摊到住宿费中去，所以需要详细计算。当然是你算好给领导看啦
⑤ 由于本地的参训人员不能报销，所以他们的住宿就需平摊到其他人上，详细计算如下：
开票规则
当然这只是场地的选定，后续还需要清点物料，和酒店前台说明开票规则，随时处理学员的问题等等。
最后希望这篇文章能够给大家带来一些些的帮助。
网友评论