“十五年来,我几乎每天都要把一半时间花在开会讨论问题上一--我们究竟应该这样做、那样做,还是什么都不做?
会议室里气氛紧张,人们或是坐如针毡,或是在房间里来践去,争论不休,来回兜圈子。
每天晚上我都精疲力竭。我觉得我这辈子都会在这样无休止的重复中度过。我已经这样做了十五年,而从未想到过更好的做事方法。如果之前有人告诉我能够在这些令人焦虑的会议上节约四分之三的时间,进而消除四分之三的精神压力,我一定会认为他是个激进又盲目乐观的空想家。然而我自己却找出了能实现这一点的方法。
到现在,这个方法我已经用了八年。它为我的效率、健康和幸福创造了奇迹。听起来很像是戏法—--但就像所有戏法一样,一旦你知道它的手法,就会觉得再简单不过了。
诀窍是这样的:首先,我立刻停用了十五年来的会议程序。
原本的程序是这样的,遇到问题的同事会向我汇报全部细节,然后问我该怎么做。
而现在我规定所有来找我讨论问题的人都必须先提交书面报告,回答这四个问题:
1.问题是什么?(过去我们总习惯开会讨论,往往焦虑地讨论了一两个小时都还不清楚真正的问题是什么。我们唇枪舌剑地争论遇到的麻烦,却懒得把具体问题写下来。)
2.问题的成因是什么?(回顾我的职业生涯,我很惊讶自己竟然浪费了那么多时间开会,却没有试着弄清问题的根基。)
3.有哪些可能的解决方法?(过去开会的时候,一有人提出解决办法,就会有其他人跳出来反驳,以至于火药味越来越浓,最终离题万里。而会议结束后也没人把讨论中提到的方法写下来。)
4.你建议采用何种方法?(以前同事来找我开会的时候,往往已经焦虑了好几个小时,却还原地兜圈子。他们从来没有认真思考过可能的解决方式,更不会写出‘我建议采取这样的措施。)
现在,我的同事很少再带着问题来找我。为什么?因为他们发现要想回答这四个问题,他们必须先深入了解事实,并且认真思考他们的问题。
一且这样做了,他们会发现在四分之三的情况下,他们完全不用再来咨询我，答案会自行浮现。
就算需要磋商,会议也只会花费之前三分之一的时间。因为讨论会有条不素地依照逻辑进行,进而导向合理的结论。
现在公司内部消耗的时间要少多了。我们不再浪费时间忧心忡忡或是争论哪里出了错,而是采取行动让事情走上正轨。
「当你在工作上遇到烦恼的时候,不妨试着问问自己下述几个间问题,看看这些问题能否帮助你减少一半烦恼。
1.问题是什么?
2.问题的成因是什么?
3.有哪些措施有可能解决这个问题
4.你建议采取何种措施?」
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