《每天最重要的3件事》｜第三章 A行动清单

作者: 生如夏花绚烂璀璨 | 来源:发表于2019-04-18 22:59 被阅读16次

第三章 A行动清单

列一份清单，工作效率可以提升25%。
——博恩·崔西

20世纪初，当时资产超过亿万美金的伯利恒钢铁公司总裁查理斯，接受了企业管理顾问艾维·李的建议：如果艾维·李能够用三个月的时间提高公司内其他高层主管的效率，查理斯将支付一笔费用给艾维·李，费用多少由查理斯决定。

三个月后，艾维·李在家中查看信件时，收到了查理斯寄来的一百万美元的支票。

一百万美元支票的故事讲完了，那么问题来了——艾维·李用了什么方法才让伯利恒钢铁公司高层主管的效率大幅提升呢？方法其实很简单，他只要求主管们做一件事情。

“我要你们向我保证，在未来的90天内，每天离开办公室前，列出第二天要做的最重要的六件事情，并按照优先次序排列。第二天上班就开始执行，第二天下班前没有完成的事情，继续写在之后的清单上。”

什么，只是列清单？是的，就这么简单。而且这是一个非常有效的方法，也就是FAST中的“A”：列出每日的行动清单。通常一天可以列出1~3只青蛙，针对要事努力推进，一天可以列出5~7只蝌蚪，在吃掉每天最重要的青蛙之后也可以兼顾小蝌蚪。青蛙加上蝌蚪，这样就有了一个完整的每日行动清单，接着就开始努力地吃青蛙和蝌蚪。

和艾维·李一样，我也会要求跟我学习时间管理的学员坚持打卡一百天，打卡内容就是每日行动清单。在这样的练习中，你可能会遇到一些难题，例如任务常常一列就一大堆，一看就处理不完怎么办？为了让行动清单更有效并可以完成，我总结了帮助清单完成的三个咒语。

列出能做完的清单的咒语

苗爸一家和我们家相识多年，苗爸是室内设计师，有一次邀请我去他公司做培训。过了几个月，再次碰面时，他迫不及待地与我分享培训后的收获。

“永锡，听了你的课程后，回去检视我的工作习惯，发现一个大问题。以前我每天都会列出一个二十几件事的清单，但每天只能完成五六件。”苗爸带点儿无奈地说。

“后来，你做了什么改变呢？”我好奇地问。

“我改成每天只列出六件要做的事情，这样做之后还不小心多做了几件事情呢。”苗爸露出得意的笑容。

苗爸和伯利恒钢铁公司的例子是一样的，每天先列出要做的行动清单，接着努力去执行，但重点是“列出够少的事情”，这样反而效率大增。

咒语一：列出够少的事情，行动清单就能完成。
在每日清单上列出1~3只青蛙，5~7只蝌蚪。

对于时间管理的初学者，每天只需要列出脑袋里想的今天要吃的青蛙和蝌蚪就可以了；对于进阶的时间管理者，他会在每天清空收件夹后，再规划每天要吃的青蛙和蝌蚪。所谓收件夹，就是昨天积累的电子邮件、笔记、电子文档、工作日志，检视并加入下一步行动中，这部分在后面的章节会重点展开。但无论如何，有一个法则很重要，这个法则就是“列出够少的事情”，这样你就必须思考：什么才是最重要的事情？什么才是我能做到的事情？

一个人每天的时间是有限的，纵然我们想要完成100件事情，却根本不可能做到。所以我主张在清单上列出1~3只青蛙，5~7只蝌蚪。真正思考过自己24小时内能完成哪些事情的人，才能对自己与他人做出言必行、行必果的承诺。

让清单更容易执行的咒语

列出来的事情，如何才能更容易地执行呢？在这里我们需要对行动清单做一些小小的加工。

从2002年到现在，我和数万人讨论过时间管理的问题，在互动中我意识到“加工”的重要性。为了方便大家理解，我总结出了“将杂事加工成行动”的语法，用英语语法造句的概念来加工杂事。

举例来说，某天上班路上，我刚把车子停在公司停车场就发现轮胎没气了，于是我就在笔记本上写下“轮胎”两个字。这就像一个英文单词，接着，我们就用上面所提到的语法将杂事加工成行动。

《每天最重要的3件事》｜第三章 A行动清单

第一个问题：这件杂事是什么？

早上开车我听到“砰”的一声，到停车场后发现轮胎瘪了，恐怕是爆胎了，需要更换轮胎。

第二个问题：你希望达成什么结果，为了这个结果你需要采取什么行动？

天啊，我后天还要开车出远门，希望后天可以平平安安出门，所以车需要去4S店维修。

第三个问题：下一步行动是什么？

所以我的下一步行动是打电话给Kris，问4S店的电话号码（他刚换了一组新轮胎）。

通过这三个问题，我把一件杂事“轮胎”加工成了预期结果“后天平平安安地开车出门”和下一步行动“打电话给Kris，问4S店的电话号码”。

所以我的每日清单上应该写下的行动是“打电话给Kris问4S店的电话号码”。常常问自己“下一步行动是什么”，这是我们要养成的一个时间管理习惯，可以帮助我们完成每日的行动清单。

咒语二：下一步行动是什么？

为了让清单中的行动更容易完成，必须时常问自己这个问题。

不想行动时的咒语

一般而言，一个作息正常的人，每天刚起床时是精力最好的时候，此时应该先吃青蛙。我们应该用最有精力的状态，面对最困难的事情，这样才能事半功倍。但是如果此刻你情绪低落、缺乏干劲，什么都不想做，或许就应该先吃蝌蚪。

蝌蚪大多是十分钟内就可以解决的事情，先用一个番茄钟的时间（25分钟）专注吃掉一堆蝌蚪，之后若精力恢复了，再开始吃青蛙。利用番茄钟吃蝌蚪可以帮助你回归心流状态，作为对吃青蛙的热身。

咒语三：不想行动时，先来只蝌蚪尝尝。

时间管理，就是精力管理，在精力不好的状态下，还能够继续推动某些项目，这会让我们更加高效。

让每日行动清单运转起来

学会列出行动清单，犹如拥有了一台石磨。从此你不用发愁再吃整颗的小麦，终于迎来了可以通过一道道程序加工，慢慢品尝馒头、面包的新时代。不过，要想让石磨日复一日地运转，还需要配套的“风车”推动。

下面请你思考，如何推动每日行动清单的运转？

从收件夹中找出每日的青蛙，更好地推动行动清单

当一天的工作开始时，一个优秀的时间管理者要做的第一件事，就是清空收件夹。我的收件夹包括笔记、电子邮件、电子文档、日记，这些都是所谓的“杂事”。这些杂事正张开双臂，等待我用前面学到的“将事加工成行动”的语法，分批予以处理加工。

笔记

我会回顾昨天在笔记上记录下来的事情。把需要执行的部分移到行动清单中，剩下的保存在笔记资料库中。上班族会有会议记录、谈话记录（和主管、下属、客户等），学生有课堂笔记，都应该浏览一遍，并从中找出需要有下一步行动的任务，放入自己的行动清单。

电子邮件

一封信一封信地依次检视，每看完一封信，你可以选择存档、立刻回信、授权他人处理，或者转寄到行动清单作为下一步行动。持续这个动作直到所有的邮件都处理完。

电子文件

我们经常在微信中收藏很多文章、图片、句子，在电脑上使用浏览器时也会使用收藏夹。但是被收藏的内容往往像偶然招进宫的妃嫔，以后不会再被你多看一眼。

我每天清空收件夹时，会把前一天收藏的网页资料快速浏览一下，加上标签并储存到个人的资料库中，比如印象笔记或OneNote。在公司工作时，则有许多Word文档或PDF，应该阅读并修改之后，寄给负责人或上传到公司的资料库。除此之外，我也会写文章、制作讲义、做幻灯片、写各种文案等，这些都是数码文件资料，应该好好整理、收集。

个人日记或工作日志

我写晨间日记的习惯已经坚持了将近十年，每天记录前一天发生的事情或心情，对于了解自己有莫大帮助。在公司中则应该检视工作日志，看看昨天哪些事情已经完成，哪些留到今天需要继续努力。而这些日志也是一种收件夹，我们应该从这些收件夹出发，去找出自己的行动清单。

《每天最重要的3件事》｜第三章 A行动清单

维护好一个行动清单的方法，就是每天清空收件夹。这个过程就像风车在运作，不仅推动了石磨的运转，同时产出了脱壳的谷物。将杂事加工成行动，并从收件夹中找出今天的青蛙，这样才能将工作及生活继续向前推进。

整理清单的工具

清空收件夹后，接着看当天该做的事情、自己负责的专案的下一步行动，并看看日程表。

浏览过后，就从今天的收件夹中抓出青蛙及蝌蚪。之后便列出一个每日行动清单，有些人是用笔，写在笔记本或者我发明的八页小书上（见P87）；有些人喜欢用电脑或手机APP，维护一个电子版的每日行动清单，这些都是很好的选择。

另一方面，在清单上留有“空当儿”，这样才能够面对突发状况。如果你把自己的时间都排满，那么每天遇到意外时要怎么缓冲？那样你的清单就会一直处于混乱状态。因此，与其看着很多事情发呆，不如“列出够少的事情”，并全部完成。

选择每日行动清单工具的原则

便于检视：青蛙、蝌蚪，一目了然。

便于使用：很多APP能把青蛙设为周期性，方便拖动条目顺序等。

便于分享：未来的时代，要让团队的其他人看到自己做的事情。

随身移动：可以带在身边，随时拿出来看。

共享清单，减少干扰

维护一份高效率行动清单并不是件容易的事情，但它带来的好处绝对让你感到物超所值，这些好处中最显著的就是减少干扰，获得专注。专注工作最大的敌人就是“干扰”，如果我们检查一下工作中受到的干扰，通常会来自以下几个地方：

老板

老板一讲话，本来专注的工作状态立刻被打破了，员工必须完成老板交代的事情后，才敢回来做自己的事情，又需要再一次进入专注的暖身时间。

下属

如果身为主管，下属也会常常来干扰你，而且往往都是紧急状况，因为他无法处理才来找你。

客户

客户的消息通常必须马上回复，却大多是“紧急但不重要的事情”。

同事

同事问东问西，索取信息，耗费了彼此的时间。

自己

有时候明明很想专注，却肚子饿、感到身体不舒服，这是来源于自身的干扰。

要如何抵御这些干扰呢？有些团队会利用“每日立会”的方式，每天早晨花10分钟让每个员工决定今天的青蛙及蝌蚪，接着就开10分钟的站立会议，各自讲今天需要吃掉的青蛙，讨论需要他人协助的地方，之后就设定番茄钟开始专注工作。

这样做的好处是，工作中老板不会再打扰员工，同事之间也能知道彼此在忙什么，使干扰降到最低。对于来自客户的干扰，如果同事可以形成一个小团队，某些人专门负责接客户电话，让今天有“大青蛙”需要吃掉的同事得以专注工作，也不失为一个好办法。

放暑假的时候，两个儿子都待在家里，我就让他们每天列出行动清单，写下一天要做的事情，例如游泳、跳绳、写作业、阅读，这样其余时间他们就可以去玩游戏。我也可以专心工作，只要设几个闹钟，提醒他们看书、带他们去游泳即可。我的行动清单可以顺利推动，孩子也做了该做的事情。无论是家庭还是企业，人们互相知道彼此的“青蛙”，就可以相互保护，获得不受干扰（或减少干扰）的工作空间，让彼此的事情更加顺利地向前推进。

过去，你可能以为专注是“一个人的事”，但事实并非如此。仅仅列出清单是不够的，如果家人常常干扰你，同事在上班时间一直丢给你额外的任务，即使自己的清单列得再好，也无法发挥效用。专注是需要大家共同维护的事，知道彼此的青蛙，才能互相支援。当你想通这一点，就会知道维护行动清单的重要性——这是从个人清单维护到团队清单维护的过程。

本章练习

1．像平常一样列出你今天要做的任务清单。
2．用“将杂事加工成行动”的语法进行加工。
3．写出下一步的行动清单。
4．找出行动清单里的1~3只青蛙，其他都是蝌蚪。
5．先专注吃掉青蛙。

你可以在每天早晨完成这个练习，如果能够坚持100天，一定会有更大的收获。

Just do it

龚攀-北京

一个互联网运营工作者，书呆子，研究游戏化/认知科学/社会心理学/行为科学。

用滴答清单之后，最喜欢的是它的重复定时提醒功能。比如每月3号的信用卡还款日，或者每周给花浇水一次，都可以记录下来，不用惦记。

最需要定时提醒的，其实是习惯培养。在思考过习惯培养之后，我明白了几件事：习惯是一个金字塔，由一个个小习惯积累而成。比如先养成早起习惯，再早起运动，再早起写晨间日记，再早起做清单，按照清单工作，等等。而人与人的差距，绝对不是一蹴而就的，而是一个一个小的工作习惯、生活习惯、思维习惯日积月累产生的。

习惯是一个频率问题，贵在重复：很久以前我早起的频率是每周1~2天，如今我早起的频率是每周5天。以前我记录清单的频率是每周1~2次，如今我基本能做到每天都用清单。那么如何提高这个频率？《习惯的力量》将它分为三步：固定暗示、固定行为、固定奖励。

意识到习惯才是人与人之间差距的根源，意识到习惯贵在固定地重复，我就给自己列了一个清单：

【习惯在于重复】利用它的重复定时提醒功能，使我不会忘掉该做的事情
【早起】每天起床，顺便晒太阳
【运动】做7分钟的运动
【写字】每晚8点在公司写20分钟文字
【学习】在上下班的公交车上学习
【看书】每天至少看30页书
【早睡】每天11点洗漱，12点前睡觉
【少吃】每天3顿饭都只吃八分饱
【得到】每天1篇万维钢专栏
【聊天】每周约1人

其中，早起、运动、晒太阳，都可以刺激血清素的分泌，提高人的快乐程度。吃八分饱，一可以保持体重，二不会因为吃得太饱而使大脑供血不足，导致人的思维和效率降低。交流、学习和写作是我追求智慧和个人发展的方式。

希望你也能使用清单这种方式，培养更多的好习惯，过好这一生。