用户体验研讨会可以推动项目向前发展并建立共识，但前提是它们富有成效。即使您将所有合适的人召集到一起，想法和产出也不会自然而然地产生。
要举办一场高效的研讨会，您需要仔细计划——并提前让参与者知道研讨会的内容。制定议程从设定您想要实现的目标开始，以帮助您实现目标的活动大纲结束。
三个组成部分
没有计划，您可以举办一个有趣的研讨会，但您无法取得成果。计划很重要——即使事情并不总是按计划进行。制定计划可以为您指明方向，让您更好地准备好随时改变事情。
创建有效的研讨会议程可分为三个组成部分：
• 目标： 您的研讨会希望取得什么成果？
• 问题： 你想收集什么信息来实现你的目标？
• 流程： 您需要组织哪些活动来回答您的问题？
了解这些构建块可以让您确保每项活动都有目的，并带领团队实现您共同设定的目标。
阐明目标
如果你不知道你要去哪里，每条路都会让你无处可去。因此，规划的第一步应该是明确目标。
目标是指您希望在研讨会结束时实现的成果或最终结果。想一想你想要获得的有形输出，并写下对理想最终状态的简短、清晰的描述。例如，“定义处理高端支持项目的关键原则。”
您的目标很可能属于以下一个或多个类别：
• 协议目标：就方向达成共识
• 理解目标：获得对某个主题的共享更深入的知识
• 生成目标：创造新的想法或思维模式
• 加强目标：在团队之间建立同理心或加强各方之间的关系
一些专家将目标（更抽象）与结果（有形人工制品）分开。
专注于有形的成果
有形成果是在研讨会期间创造的人工制品。成就之旅以目标开始，以期望的结果结束。例如，您的目标可能是确定团队接下来要开发的功能的优先级。此类目标的优先列表将是结果。
如您所见，目标和结果密切相关。一些专家将目标制定为结果。例如，“在研讨会结束时，我们将有一个我们接下来要开发的功能的优先列表。” 不管术语如何，在计划时列出结果将有助于阐明如何构建您的研讨会。
记录所需信息
记录所需信息
计划的第二步是记录所需信息。通常，在研讨会结束时，你已经知道的和你想知道的之间存在差距。您缺少哪些关键信息来推动您自己和团队实现该目标？
问问自己，“为了实现我的目标，我必须回答哪些问题？” 并将它们写下来。这些问题可以是广泛的或具体的：
• 谁是我们的观众？
• 什么定义了理想的用户体验？
• 目前是什么状态？
• 什么样的指标将被用来衡量成功？
• 我们有哪些用户研究可供使用，需要进行哪些研究？
• 存在哪些潜在障碍？
列出问题后，寻找主题和模式。有些问题很可能是相关的，因此将它们分组。这些部分将开始为研讨会创建结构。
调整流程
计划的第三步也是最后一步是选择研讨会活动，以帮助您回答问题以实现您的目标。此时，您可能会在问题中出现几个主题。
以下是一些如何将研讨会活动与您遇到的问题结合起来的示例：
• 回答诸如“将使用哪种指标来衡量成功？”之类的问题。使用头脑风暴练习。这种类型的练习非常适合快速产生新想法。
• 对于诸如“接下来我们应该推出哪些功能？”之类的问题 考虑像点投票这样的强制排名练习。
• 对于诸如“我们有哪些用户研究可供使用？”之类的问题 您可能会让不同的小组对相关发现进行简短的朗读。
创建研讨会大纲
确定研讨会目标、问题和活动后，就可以制定研讨会大纲了。查看活动并确定它们的顺序——一些练习可以按主题分组。例如，一个片段可以包含让小组为头脑风暴做准备的活动和头脑风暴练习本身。
为每个部分分配一个粗略的时间估计，当您计划更多细节时，您可以返回并根据需要调整研讨会的长度。考虑到每项活动通常需要比预期更长的时间，因此请留出一些缓冲空间。
时间活动
准确计时活动是一门艺术。虽然您可以估计某件事需要多长时间，但实际上，对于不同的小组或主题，相同的活动可能会花费更多或更少的时间。这就是为什么在一些时间缓冲中计划是有帮助的。
注意时钟以保持在正轨上，但要巧妙地做到这一点。可见的倒数计时器会产生压力，使集思广益和发挥创造力变得更加困难。最好的研讨会体验应该让参与者感到自然和轻松。
作为主持人，只需宣布 10 分钟的练习时间，然后一只眼睛盯着时钟，就会让您的与会者放松。这对您来说可能需要付出更多的努力——但对其他人来说将是更好的体验。
远程参加研讨会比亲自参加更让人筋疲力尽。在这种情况下，计划较短的会议，并记住包括休息时间。
决定参与者
定义您的目标和可交付成果有助于您决定谁应该参加研讨会。拥有合适的技能组合是通过实际应用产生创新想法的关键。这意味着必须代表所有决策者、技术主管，甚至用户（或他们的角色）。考虑邀请人们代表：
• 经营策略
• 销售和营销
• 技术
• 创意与设计
• 客户参与
• 项目管理
• 用户或他们的角色
选择时间和地点
准备好研讨会议程和活动后，您可以选择举办研讨会的时间和地点。
解决复杂的问题需要时间。了解你有多少时间是至关重要的，它应该基于你的团队规模和项目范围。计划研讨会时，请估算：
• 小型团队或特定项目的 1 整天
• 大型团队和广泛机会的 2-3 整天
当您知道团队人数后，请尽快找到并预订场地。良好的环境支持良好的对话。确保房间有充足的自然光线、可以四处走动的空间以及可以在墙上书写的空间（白板或画架）。
发出议程
一旦计划完成并确定了团队、时间和地点，请发出邀请。在邀请中包含议程的简短版本，以帮助参与者了解他们被邀请的原因以及对他们的期望。
尽量在研讨会开始前至少提前 48 小时发出议程。提前通知让参与者有时间确保他们的日程安排没有任何冲突。
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