大师兄的信息化项目管理学习笔记（六十三）：项目干系人管理（四）
大师兄的信息化项目管理学习笔记（六十五）：干系人绩效域
五、监督干系人参与
1. 关于监督干系人参与
- 监督干系人参与是监督项目干系人关系，并通过修订于策略和计划来引导干系人合理参与项目。
- 作用是随着项目进展和环境变化，维持或提升干系人参与活动的效率和效果。
- 需要在整个项目期间开展。
2. ITTO
| 输入 | 工具与技术 | 输出 |
|---|---|---|
| 1. 项目管理计划 - 资源管理计划 - 沟通管理计划 - 干系人参与计划 2. 项目文件 - 问题日志 - 经验教训登记册 - 项目沟通记录 - 风险登记册 - 干系人登记册 3. 工作绩效数据 4. 事业环境因素 5. 组织过程资产 |
1. 数据分析 - 备选方案分析 - 根本原因分析 - 干系人分析 2. 决策 - 多标准决策分析 - 投票 3. 数据表现 - 干系人参与度评估矩阵 4. 沟通技能 - 反馈 - 演示 5. 人际关系于团队技能 - 积极倾听 - 文化意识 - 领导力 - 人际交往 - 政治意识 |
1. 工作绩效信息 2. 变更请求 3. 项目管理计划更新 - 资源管理计划 - 沟通管理计划 - 干系人参与计划 4. 项目文件更新 - 问题日志 - 经验教训登记册 - 风险登记册 - 干系人登记册 |
3. 输入
3.1 项目管理计划
- 资源管理计划：确定了对团队成员的管理方法。
- 沟通管理计划：描述了适用于项目干系人的沟通计划和策略。
- 干系人参与计划：定义了管理干系人需求和期望的计划。
3.2 项目文件
- 问题日志：记录了所有与项目和干系人有关的已知问题。
- 经验教训登记册：在项目早期获取的经验教训，可用于项目后期阶段，以提高引导干系人参与的效率和效果。
- 项目沟通记录：根据沟通管理计划和干系人参与计划而与干系人开展的项目沟通，都已包括在项目沟通记录中。
- 风险登记册：记录了与干系人参与及互动有关的风险，它们的分类，以及潜在的应对措施。
- 干系人登记册：记录了各种干系人信息，包括：干系人名单、评估结果和分类情况。
3.3 工作绩效数据
- 包括项目状态数据，例如哪些干系人支持项目，他们的参与水平和类型。
3.4 事业环境因素
- 组织文化、政治氛围以及治理框架
- 人事管理政策
- 已确立的沟通渠道
- 全球、区域或当地的趋势、实践和习惯
- 设施和资源的地理分布
3.5 组织过程资产
- 企业的社交媒体、道德和安全政策及程序
- 企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序
- 组织对沟通的要求
- 制作、交换、储存和检索信息的标准化指南
- 以往项目的历史信息
4. 工具和技术
4.1 数据分析
- 备选方案分析：在干系人参与效果没有达到期望要求时，应该开展备选方案分析，评估应对偏差的各种备选方案。
- 根本原因分析：开展根本原因分析，确定干系人参与未达预期效果的根本原因。
- 干系人分析：开展干系人分析，确定干系人群体和个人在项目任何特定时间的状态。
4.2 决策
- 多标准决策分析：对考察干系人参与的成功程度的多多种标准进行优先级排序和加权，识别出最适当的选项。
- 投票：通过投票，选出应对干系人参与水平偏差的最佳方案。
4.3 数据表现
- 使用干系人参与度评估矩阵来跟踪每个干系人参与水平的变化，对干系人参与加以监督。
4.4 沟通技能
- 反馈：用于确保发送给干系人的信息被接收和理解。
- 演示：为干系人提供清晰的信息。
4.5 会议
- 为监督和评估干系人的参与水平而召开的状态会议、站会、回顾会，以及干系人参与计划中规定的其他任何会议。
- 会议不再局限于面对面或声音互动，虽然面对面互动最为理想，但可能成本很高。电话会议和电信技术可以降低成本，并提供丰富的联系方法和会议方式。
4.6 人际关系与团队技能
- 积极倾听：通过积极倾听，减少理解错误和沟通错误
- 文化意识：文化意识和文化敏感性有助于项目经理依据干系人和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。
- 领导力：成功的干系人参与，需要强有力的领导技能，以传递愿景并激励干系人支持项目工作和成果。
- 人际交往：通过人际交往了解关于干系人参与水平的信息。
- 政治意识：有助于理解组织战略，理解谁能行使权力和施加影响，以及培养与这些干系人沟通的能力。
5 输出
5.1 工作绩效信息
- 包括与干系人参与状态有关的信息。
5.2 变更请求
- 可能包括用于改善干系人当前参与水平的纠正及预防措施。应该通过实施整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。
5.3 项目管理计划更新
- 资源管理计划：可能需要更新团队对引导干系人参与的职责。
- 沟通管理计划：可能需要更新项目的沟通策略。
- 干系人参与计划：可能需要更新关于项目干系人社区的信息。
5.4 项目文件更新
- 问题日志：可能需要更新问题日志与干系人态度有关的信息。
- 经验教训登记册：遇到挑战及其本可采取的规避方法需要更新在经验教训登记册中。调动干系人参与效果好，以及不佳的方法也要更新在新的经验教训登记册中。
- 风险登记册：可能需要更新风险登记册，已记录干系人风险应对措施。
- 干系人登记册：更新干系人登记册，以记录从监督干系人参与中得到的信息。
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