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新晋管理者怎么布置工作,才能让下属明白并且执行不走样?

新晋管理者怎么布置工作,才能让下属明白并且执行不走样?

作者: 是静姐啊 | 来源:发表于2024-07-22 09:46 被阅读0次

经常听到管理者抱怨说,唉!他怎么连这个都想不到,他怎么连这个都做不好。
在我刚成为初级管理者的那一两年,我也是抱怨者之一。
有一回我的上司跟我说:如果管理者要做的事情,仅仅是作为中间人,把活分下去,是不是也太简单了?怎么布置任务,大有门道,你得好好琢磨琢磨。
多年之后,同样的画面继续上演,我也会给我下面的管理者说:布置工作不是简简单单交代一两句,然后你当个甩手掌柜,而是要在布置过程中让他从思路到做法有个清晰的方向,然后你还要盯执行盯交付。这些都要在你的掌握之下。
听起来容易,做起来难啊!
怎么布置工作,才能让下属明白并且执行起来不走样?
今天来分享一个方法--「前馈管理」。
我们都很熟悉一个词叫反馈,就是在工作当中及时的反馈,非常重要,这个能帮助你的下属及时发现问题、解决问题。
但我们今天要提一个词比反馈更高级,前馈什么意思呢?
反馈是这个事情已经做完了,或者做了一部分了,然后你根据他做的情况给他一些回应,做得好的地方鼓励,需要改进的地方提醒或者给建议,这叫反馈。
前馈,就是事情还没开始做,先别着急动手,让对方在脑子里去推演一下这个事儿他准备怎么干,然后你针对他的推演,针对性的对他假设的执行方案,给出相对的意见和建议,这个过程叫前馈。
这个过程你会发现,作为管理者,我们都希望在布置工作的过程当中,尽可能的把任务交代清楚,但问题是下属他听进去多少?听明白没有?到底知不知道该怎么干?很多时候我们是不清楚的。
你以为他清楚明了,实际上人家一头雾水,毫无头绪。
所以仅仅布置任务,其实是不清楚的,很多工作之所以觉得执行的不行,推动不下去,90%的情况都是因为他真的不会,他没有理解。
如果你等到他自己暴露问题再去纠正,这个时间可能已经失控了。
这个过程有两个好处:
第1个,你让他提前把方案大概的说一下,就相当于是你让他模拟一遍,就比如说执行前该做什么,投入资源之后要做什么,这个过程你能看到他对这个任务的理解跟你的理解是不是一致的,达成一致性。
第2个好处是,你让他去说一遍怎么做,其实也是让他作出承诺。
心理学领域有一个专业名词叫「承诺一致性」,就是大多数人的潜意识里都有一种说什么做什么,要努力让自己言行一致的心理倾向。
因为我们都希望自己是一个言行一致的人,所以当他把一整套他的理解,后面准备怎么做,希望达成一个什么样的结果,把他的理解说出来,你会发现他后续的行动,言行一致行是非常高的。
所以在布置任务的时候一定不能是从头到尾的都是你在说,你讲的再仔细没有用,关键是你的下属他有没有听懂、理解,有没有听得进去。
但如果你让他主动说:你打算怎么干?说说你的理解?
哪怕其中的内容、意思、动作、计划都是你教的,但是通过他自己的嘴巴重新去表达一遍,就变成他自己的了,那个承诺一致性的潜意识就开始运作了,他会感到有掌控感,而且有动力去完成他自己的目标。
在说的具体一些。
通常,执行一项任务离不开5个基本点:背景、目标、标准、完成期限和行动计划。
前馈管理,就是要在布置任务的时候跟对方在这5个基本点上达成一致。
具体怎么做?
可以用一个问题清单:
1,交代完任务之后开始提第一个问题
“你知道为什么要做这件事吗?”“你知道我为什么安排你这个事儿吗?”或者是说“你知道这个任务的背景是什么吗?”
问这个问题,是为了让对方清楚这个任务的目的是什么,让他感受到自己的价值。
2,你可以问说,你认为这个任务最主要的目标是什么?你觉得你可以做到吗?
请注意,这句话很关键,不仅是在明确目标,而且你其实在邀请他和你一起对这个目标的合理性进行讨论。
很多时候管理者可能觉得,唉呀,写个方案还不轻轻松松,那下属可能就觉得他连方案的框架都完成不了。
3,当背景和目标都确认之后,咱们再明确一下:你觉得提交的东西要做到什么样的程度?
这个问题是让你们之间达标标准,形成共识,保证任务的一个合格线,就对某一项任务来说,我们当然希望下属完成的好,但是好的标准是什么?
比如你希望你的下属提交一份产品市场推广方案,那你希望他准备几种方案,分别从哪几个维度去去准备?需要考量什么?是从控制成本的角度?从拉新的角度还是说从什么样的角度?
所以我们需要把一个最基本的呈现共识去达成,这样他在做的过程当中他就有目标性,不至于按照他自己的想法到处跑跑偏了。
4,继续问:你觉得什么时候可以完成?
这个很好理解,听听他时间的一个控制,然后结合实际项目需求,比如说你这个东西很急,那你可以告诉他,那这个东西可能我三天之后就要管你要。
这是一个可以主动介入的过程,就如果任务不急,那你们确定一个截止时间就好,如果任务很急,那你可能就要让他把其他事情放一放,先做个优先级的排序。
5,最后一个问题,让他讲一讲行动计划,1234是怎么样的。
在这个过程当中你注意听,然后你给他查漏补缺嘛。
等你耐心的把这5个问题问完,在背景、目标、标准、期限和行动计划上都跟对方达成了共识,那么你这个前馈管理也就算是完成了。

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