紧接上次系列二主题，我们今天来聊聊开会时应注意些什么。今天的主角依然是Happy和Amy。
Happy最近在准备一个在线学习项目，目前正处于项目规划阶段，打算邀请业务负责人、HRBP等参加会议。
【故事背景】
公司正处于业务快速增长期，新员工剧增，老员工面对日常繁重工作的同时，又面临后有追兵的窘境。为了兼顾时间灵活性和自我成长需要，HR决定尝试在线教育方案。
【故事发展】
Happy还是头一次主持这样的会议，会上需注意点什么，虽然在之前的经历中有所见识，但心里总有点隐隐的担心，于是她起身走进Amy办公室征询她的意见。
Amy说举办一次会议，一般分为三个环节：会前、会中和会后，这三个环节需要做点什么，你能说说看吗？
Amy虽说是Happy的上司，但因Amy对下属很亲和，所以Happy倒也不惧怕她，私下把她当大姐姐看，在她面前也很少掩饰自己的观点，更不会担心说错丢人。
听到Amy的问话，Happy爽快地说，会前，我一般会写一封邀请邮件发送参会人员，同时抄送给其他相关者。另外，我会拟定一份关于会议内容的文件，包括：项目背景、主要内容、所需资源等。会议时，我会将文件打印出来分发给参会者。会议结束后，我会将会议内容和下一步计划通过邮件形式发送参会者何其他相关人员。
Amy听后点点头，道：说得好。另外有些细节我需要补充下。
会前：
- 召开小会。如果你没把握取得参会者大部分人同意，可以尝试先说服小部分人，注意这些人尽量是可能投赞同票或保持中立的人。俗话说，团结一切可以团结的力量，这在会议时同样奏效。
- 思考可能的反对意见。培训是一件让人成长，同时成果很难定量衡定的事情，所以老板对培训既爱又恨。到时，会上肯定会有不同声音出来，如：怎样确定培训成效？最近忙，没时间参加；培训是人事部的事情，我们只要准时参与就好等等。咱们也可以召开一次内部会议，听听大家的问题和建议。
提前准备好可能的反对意见，防止临场卡壳。
- 准备一份演示PPT。人们习惯看图标和数字，所以每页PPT内容尽量只呈现一个观点，多用图表或图形，少用文字。
- 准备1-2个小故事。对于难解释的内容，用故事说服更有效，所以提前搜集一些故事，如果是真实故事将更具说服力。
会中：
- 态度诚恳。会议中难免遇到预先没有思考到的问题，同时这些问题不是立即能回答的。此时，我们应端正态度，诚恳告诉提问者，这个问题先记下，回头再反馈。
会后：
会后在书写“写一步行动计划”时，最好把事项时间节点和相关负责人注明好，这样有利于后期跟进。
以上是我对会议时注意事项的总结，一个成功的会议需要提前设计和思考，所谓的事半功倍，应该就体现在细节处。
网友评论