《每天最重要的3件事》｜第三部分 第十六章每日重开机：通过检视更

第三部分 每日重开机

每天最重要的第3件事是检视。房间一阵子不整理就会逐渐变乱，而人生不检视就会逐渐失去秩序。所谓检视不是单纯的自我反省，而是建立一套可供自己全面检查并更新工作流程的系统。

我把这套可以让我们全面检视的系统叫作“STAR神盾”，像美国队长的盾牌一样，帮你做好时间管理的防护与更新，以便维持生活和工作的高效能状态。检视从每天扩展到每周、每年，你的时间管理高度也会提升。此外，在本部分中我也会介绍如何将管理从个人层面提升到团队层面。

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第十六章

每日重开机：通过检视更新自我

没有检视的人生，不值得活。
——苏格拉底

在希腊神话中，最早的神诞生于混沌中，那就是大地女神盖娅。盖娅创造了天空之神，又与天空之神生下十二个泰坦神。泰坦神中最小的孩子克洛诺斯推翻了父亲天空之神，成为新的统治者。同时，他预知自己的未来也会被儿子推翻，所以把生下的儿女全都吞掉。但克洛诺斯最小的儿子宙斯被母亲藏起来，幸免于难。宙斯长大后，伺机让父亲把哥哥姐姐全都吐了出来，最终成为人们所熟知的主神。

希腊神话的开端，就是描述人类不断更新自我的历史。人类数千年的文明如此，个体每天的生活亦如此。

每当我问学员，为何开始学习时间管理时，他们总是给出类似如下的回答。

“我的生命真是一团糟。”

“觉得工作压力好大，什么事情都如此紧迫。”

“每次我觉得不错时，就会摔落谷底，遍体鳞伤。”

“我想要有所改变，却又无法做到。”

虽然表面上大家都有稳定的工作，不乏毕业于名校，就职名企，甚至已掌管公司、身家显赫者，但是想要学习时间管理的出发点无不是内心隐藏着恐惧。

现代工作者面临诸多无形挑战：社会变化速度快，选择太多，人们像踏上了跑步机无法放慢脚步；时间被大量信息切割（社群、邮件、会议、对话、文件）；追求工作及家庭生活成功的标准很高，做不到时感到非常挫败；虽然事业上很成功，但家庭亲密关系受到挑战，等等。看似混乱，而秩序也正在这混乱中产生。

减少时间管理系统的阻力

排除所有不可能的因素，留下来的东西，无论它看上去是多么地不可信，但它就是真相本身。
——柯南·道尔《四签名》

通过前两件事的练习，我们已经架构了从杂事到行动的系统，学会了吃青蛙和清空收件夹的具体方法和各种工具。但仅仅做到了这两件事，你可能发现，时间管理系统运作一段时间，随着外在环境的变化，又变得不适用了，或者阻力巨大。

不必气馁，这是极其正常的。接下来的第3件事就是，我们要学习如何去转化这些阻力，使系统具有更新的能力——学会每日重开机。

重开机（Reboot）：

使用时间管理系统帮助我们推进任务，久而久之，系统会产生一些“阻力”，需要定期重开机，清空CPU及RAM内存，让时间管理系统恢复应有的速度。

首先，我们来看看系统中有哪些事情会产生“阻力”。

第一件事，先吃掉青蛙。每天难免会有些青蛙、蝌蚪没吃完，或者看似已经完成，过几天却“春风吹又生”，青蛙及蝌蚪再次出现。这些让系统运行不顺畅的“阻力”，需要以定期评估系统中行动事项的优先次序这种方式予以解决。

第二件事，把杂事收集在收件夹，并加工成行动，完成清空收件夹的习惯。但实际情况中，杂事常常堆积在收件夹中，没有被加工成行动。这也是一个“阻力”，需要有适当方法，让自己对未来要推动的几个重要任务有明确的下一步行动。

第三件事，系统本身也存在阻力。建立了时间管理系统，但是整个系统里面的行动资料都已经过期，新的行动没能和旧的行动连接起来，根本无法运转，这也是一种“阻力”，需要定期检视及更新任务的下一步行动，才能重新获得前进的动力。

养成重开机的习惯，会有怎样的价值呢？

小投资大提升

每天吃青蛙及清空收件夹或许得费上些时间，但这是在面临工作压力时，时间管理系统得以保持能量全开的关键。所以检视是一个投入产出比很大的习惯，磨刀不误砍柴工。

不仅如此，团队中的领导者可以由个人工作效率的改善，帮助核心团队成员改善效率，进而做到改善团队效率。对于这个以小搏大的杠杆，检视是一个很有利的支点。

团队更有向心力

本书的三个习惯不仅可以用在个人，也可以用在团队。

由于青蛙及蝌蚪是由成员自己指定，任务及目标都比以前更明确，成员内部沟通和对外沟通都会顺畅。

团队节省出来的时间，就可以相互协助。同时，彼此的信任及默契提升，又可以进入深度的沟通，提升综合效率。

成为更有担当的领导者

拥有时间管理系统能力的领导者，能够处理大量琐事，有多种项目同时管理的能力，可以多地、多团队推动任务，拥有愿景，也保持工作及生活的平衡，这样必然能够增强领导力，并且勇于承担更艰巨的挑战。

也就是说，“每日重开机”收获的不只是个人时间管理能力的提升，如果你是组织中的领导者，还可以帮你提升团队的时间管理能力。第十七章我会着重介绍一个企业导入时间管理的案例。

将STAR升级为神盾

在前一部分中，我们已经初步了解了行动提示系统STAR。你可以把自己的STAR系统视作为自己服务的一款产品。这个产品在设计之初还是一个初级产品，必然存在投入使用前预想不到的漏洞。而经过日复一日的使用，系统不断更新的过程就是这款产品的升级过程。

为了让系统保持最高生产力，我们要通过检视减少STAR的漏洞，将STAR升级为神盾。

S：日程表

放置约会日程甚至共享日程的地方，可以把重要的约会，某个特定日子要做的重要事情放在日程表中。我们会介绍日、周、月视角的不同，并讨论如何规划我们的日程表。甚至更进一步，在一周开始前，把下周的日程表规划好。

T：任务清单

任务，是需要好几个下一步行动才能完成的目标。当有许多任务时，就应该合起来列成一个任务清单。从个人角度，任务清单管理个人一年内的大小任务以及较高层次的目标（年目标、五年计划、价值观、人生目标等）；从企业或组织角度，任务清单管理公司内部大小任务及和其他公司的合作任务。

A：行动清单

一个行动有三个要素，首先是有明确可以行动的行动叙述，其次是有明确的行动日期，最后是标示属于哪一个任务。行动清单包含了近期任务的下一个行动及零星行动，必须做好每周检视才能落实好行动清单的工作。

R：资料夹

资料夹，也就是任务支援资料。存放的不是行动而是一些静态文档，当任务需要时，能够随时拿出文件，顺利推进任务。

STAR这颗星星神盾，架构了时间管理系统，让收件夹加工后的行动，能够放到相对应的收件夹，当我们能够定期把这个系统和真实世界“同步”，变成“可信任的系统”（Trusted System），我们的时间管理能力，就随着这个系统逐步提升，这样拾阶而上地内在积累，才能突破系统中的阻力，高效推动任务。

STAR构成的神盾系统，在第十七章中会展开介绍。

每日检视与每周检视

多年来，我保持着每日检视和每周检视的习惯，也就是每日和每周的重开机。在第十九章，将详细讲到每日检视、每周检视。

每日检视

我习惯把每天早晨作为检视时间，先回顾自己昨天已完成的事情，接着选择今天的三只青蛙。

如果时间允许，就清空收件夹，将杂事加工成行动，放到STAR神盾工作系统中。

如果时间不够，我会以写晨间日记的方式，让自己的思绪沉淀一下，接着列出今天的青蛙及蝌蚪。除了写日记，有的人会选择打坐、跑步，这些都可以作为很好的检视模式。虽然看起来只是身体在运动，但这个过程同样可以让思绪沉淀下来，让人专注在人生大目标上，摒弃很多不必要的东西。

如果今天早晨真的很匆忙，就先想一想今天最重要的青蛙是哪一只，然后开始工作，这也是一个最小化的检视过程。

每周检视

每周我会留出一小时的安静时间，检视自己上一周做的事情，并且做好自己未来一周的计划。

有时间的话，在每周重开机时我会执行每周检视流程，接着把下周任务整理得井井有条。

没时间的话，拿张纸把烦恼的事情都写上去，再拿张新的纸写出下周想做的事情，一共用30~60分钟就可以完成。

古希腊的苏格拉底曾把自己说成精神上的“助产士”，帮助人们创造他们自己的思想。通过“每日重开机”的检视，人们正是在创造自己的思想。能够在混乱中创造秩序、开天辟地的正是人类自己。

本章练习

1．写下自己认为在工作上存在的阻力。

2．写下自己在STAR系统中常常做不到的地方。

3．写下自己在清空收件夹中常常做不到的地方。

4．如果发现阻力和做不到的事情太多，思考找出并写下今天最重要的青蛙。

5．重复几天这样的练习。

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