课后笔记 | pm基础课：邮件礼仪

背景：日常工作中虽然会写邮件，不知道邮件能否真正传递到自己想传递的信息、达到想达到的目的。
目标：本次pm基础课讲的是邮件礼仪，希望通过这次课程学习&不断实践练习，能通过邮件传递最有效的信息给正确的人。
目的：写下本篇课后笔记，供以后在写邮件过程中参考，辅助练习，保证每一封邮件都是按照正确的邮件礼仪写成。

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【写邮件的目的是什么？】

工作邮件是简单且重要的事项沟通。

• 确认邮件 → 存证据 eg：重要工作的安排和结论（邮件备忘、提醒参与者）；复杂项目的纪要（先开会，通过邮件周知会议记录）
• 需求邮件 → 给细节
• 反馈邮件 → 拿反映
• 通知邮件 → 广播站 eg：项目阶段性进展（提升曝光率）

对pm来说，邮件和沟通一样重要，甚至更加重要。邮件撰写能力和pm的靠谱程度成正比。
个人理解，邮件包含文字表达能力&文字沟通能力，写一封传递准确信息的邮件能够体现pm的多种素质。

【邮件书写技巧】

一、基础技巧

1.1 基础技巧-邮件格式

一封邮件每个位置该填什么内容？这部分将依次说明。

1.1.1 收件人、抄送、密送

• 收件人：和邮件内容直接相关的人
• 抄送：和邮件收件人&内容均有一定关系的人，比如收件人的leader等
• 密送：不希望收件人知道其他收件人有谁的时候，使用密送发送 eg：给甲方群发通知邮件；hr通知需要员工各自保密的内容

p.s.善于使用邮件组。

1.1.2 主题

• 主旨清晰，一目了然 eg：xx工具上线说明邮件
• 适当分类，简洁高效 eg：【上线通知】xx工具上线说明邮件

1.1.3附件

• 附件命名：附件标题简洁明了，便于收件人直接保存
• 附件说明：在正文中说明附件的数目、格式、内容概要
• 注意事项：如果正文写了有附件，一定记得把附件放进去！

1.1.4签名

• 介绍自己的身份和联系方式
• 收件人快速知道邮件来源和业务线
• 表达专业素养和职业信息

eg：用个人电脑伪造一个

1.2 基础技巧-写邮件有顺序

正确顺序：附件👉正文👉标题👉收件人
先放附件，避免发送后才发现没加附件
再写正文，根据正文再总结出标题
最后放收件人，避免在写邮件过程中误触发送，造成尴尬的局面

二、内容进阶

2.1 内容进阶-倒金字塔叙事（大纲）

• who - 制定owner，即邮件的抬头 eg. Hi xx组的伙伴们~
• what - 清晰描述需求or要求
• when - 明确期限，精确到年月日
• why - 强调重要性
• how - 尽可能明确操作方法

2.2内容进阶-提炼和归纳（扩展what，填充内容）

• 结论：精炼的总结

eg：
【今日重要进展】balabala……

• 详述：展开细节

eg：
【目前主要风险】balabala……
【运营侧todo】aaa……
【产品侧todo】bbb……
【开发侧todo】ccc……

• 注意事项：

1. 邮件每段顶头写，不需要首行缩进。开头空两格是书面表达的习惯。
2. 内容编号成体系，便于阅读人知道最细的颗粒度在哪里。（使用邮件自带的编号方式）
3. 内容说完后有结束语，例如：以上为全部会议纪要，请各位了解，有问题随时联系。”
4. 工作邮件少使用感叹号。
5. 文字表述不要口语化，精炼清晰。
6. （自己加的）图表说明优于文字说明。

建议延伸阅读：麦肯锡的MECE法则（属于结构思考力中的一条，附上之前上过的结构思考力课程笔记）

三、沟通礼仪

什么样的邮件沟通效果是更好的？邮件内容顺利传达到了，同时让对方心里有应当得到的舒适感。
为了达到这一效果，邮件沟通中也应当注意表达方式。

3.1 沟通礼仪-换位思考

• 沟通的目的是什么？更好的沟通是什么？ —— 事情可以搞定，关系也更好了。
• 技巧1：用对方的语言和思考方式。
• 技巧2：像和恋人说话一样沟通。

个人理解，在文字表达的修炼这颗技能树上，可学习的东西还有很多，在本次课程中没有展开，需要自己探索。

3.2 沟通礼仪-抄送和回复

3.2.1 关于抄送

• 加入更多收件人时，要周知新老收件人

eg：
+xxx知晓~

• 每个收件人都要和邮件内容有关，不加入无关的人
• 涉及讨论的内容先在线下搞定，通过邮件进行确认

3.2.2 关于回复

• 重要事件及时简要回复
• 无法立刻答复时，给出反馈时间
• 不要来回的回复同一封邮件

【邮件管理技巧】

• 定时查看
  不必经常查看，打碎我们工作的整块时间。可以在做完一整块工作后查看一次邮件。
• 分组规则制定
  使用分类文件夹进行归类，方便关注和自己相关的邮件，过滤无关邮件。比如“直接发给我的”，“来自xxx的”……
• 定期自动归档
  这一功能主要是为了将工作邮件归档存起来。因为工作性质原因，应用邮件不频繁，可以动态关注邮件使用情况，等对邮件依赖增强以后启动。
• 学会使用标记
  这一功能的作用是为了便于分类查看不同阶段/进程等的邮件。同上，待后启动。

个人理解，邮件管理技巧的使用要看个人诉求，根据需要进行规划。比如标记，定义分类的标签内容这一步就需要根据个人需求来定，直接套用其他人的标签会给自己带来困扰。