1.1 什么是工作分析
什么是工作分析？为什么要进行工作分析？
作为一名管理者，一名员工，我们要解一个组织，了解一个岗位，一般从哪些方面进行了解呢？
一般情况下，我们都是从最基本的信息进行了解，比如说，该组织有什么部门？有什么岗位；部门和部门之间，岗位和岗位之间的关系是什么？
岗位图
表层信息
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但是，作为一名管理者，我们只了解这些信息是远远不够的。还要从更深层、更重要、更具体的方面去了解一个组织。要从构成一个组织最基本的活动单元进行了解。
工作是一个组织最基本的活动单元，因为每一项工作构成了一个组织的正常有效运转。是我们深度了解一个组织的起点，更是我们改善管理、提高效率的着力点。
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那么，什么是工作呢？对工作的定义，有狭义和广义两种看法：
工作的定义
最终来看：
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为什么要进行工作分析？
工作分析的目的
但是现实中我们看到员工早早上班、晚晚下班，有的时候是还经常要加班，工作很辛苦。这个时候我们往往会思考三个个问题：
一个问题是我们这个组织有哪些工作？
我们会想到底我们这个组织，有多少工作要干？需要员工如此辛苦，是不是目前的员工数量不足？到底需要多少员工?
第二个问题是员工干的这些工作是不是有效的？
也就是员工忙来忙去的这些工作对于实现组织的目标有多大帮助，为什么大家这么努力，组织目标却不能很好地实现。
第三个问题是这些工作要消耗多少资源
我们会想员工每天的工作活动要消耗多少资源，到底有多少产出？是不是可以通过减少无效劳动降低消耗，既降低对人力成本的消耗，也降低到对物料设备成本的消耗。
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要回答上述三个问题，均需要对组织的工作有充分系统的了解，对现有工作进行梳理，了解工作的总体情况；要理清哪些工作是有效的，哪些工作是无效的，哪些工作是浪费组织资源的？
对工作进行充分了解和分析的过程，就是工作分析的过程。
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为了减少运行障碍，提高效率，我们需要对一个组织，一个职位的工作进行真实、全面和系统的了解。了解每一项工作的工作流程、工作工具、工作方法等等重要属性。当我们对工作进行全面了解的时候，我们就是在做工作分析了。
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什么是工作分析？
那么什么是工作分析呢？在这里理解为岗位何职位，也就position。所以，工作分析，也称为岗位分析、职位分析。
所谓工作分析，就是针对某种目的，通过各种手段来收集和分析与工作相关的各种信息的过程。
这个概念的包含三个方面：
第1个方面呢，就是工作分析都是有特定目的的，是服务于管理其他职能的。一般情况下，工作分析的目的主要有以下几种：
第1个目的是组织优化，也就是通过工作分析对某一职位的情况进行全面了解，发现岗位设置、部门设置、工作分配、工作流程等方面的问题和不足，从而进行调整和优化，提高组织运行效率。
第2个目的是了为招聘提供关于任职资格方面的信息，任职资格是工作分析最重要和最基本的成果之一。
第3个目的是为培训提供关于培训需求方面的信息，主要是提供关于某一岗位的任职资格，优秀员工所具有的素质，最难的工作环节，最易错的工作环节，等方面的信息
第4个目的是为绩效考核提供关于绩效标准方面的信息，主要包括每一项任务的绩效标准、关键成果、关键工作任务
第5个目的是为薪酬提供关于岗位价值方面的信息，通过工作分析对岗位进行评估、区分岗位价值，划分岗位等级，从而为薪酬等级提供基础资料。
除去以上5个目的之外，还有关于劳动关系、人力资源规划等方面的目的，一般情况下，在工作分析之前，要明确工作分析的目的。
工作分析的概念包含的第二个方面的问题是关于工作分析的方法：
工作分析的方法主要是指搜集信息的方法，包括问卷调查法、访谈法、工作日志法、观察法等方法。在具体的使用过程中，根据工作分析的需要和所分析组织的具体情况，选择合适的方法来搜集信息。
工作分析概念中包含的第三个方面的问题是指工作分析的成果，工作分析的成果主要是工作说明书，工作说明书中包含两个方面的主要问题：工作描述和任职资格，还包括岗位评价等方面的信息。
需要说明的是工作分析的对象是岗位而不任职者工作分析的对象：工作分析的对象是岗位而不是任职者，也就是说，工作分析要分析特定岗位的信息，例如岗位名称，任职资格，工作内容等；而不是分析目前该岗位任职者的情况。
在具体的实践当中，最容易犯的一个错误就是在岗位分析的过程中，我们自觉不自觉的地，会受到目前任职者的影响，可能会将分析岗位变成对现有任职者的分析，这是我们在实践当中应该努力去避免的。
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在什么情况下需要进行工作分析呢?
第一：是企业新成立的时候，企业刚刚成立，岗位新设置，这个时候，需要通过工作分析，来确定公司需要设置哪些岗位、哪些部门，工作流程，应该是怎么样的？岗位和岗位之间的关系是怎么样的？等等，同时，需要明确每一个岗位的工作职责、工作权利、工作流程、关键、工作成果等、
第二，是职位有变动的时候。当职位有了变动，比如说，增加了某些职位，合并了某些职位，甚至是裁撤了某些职位，在这样的情况下，新增的职位需要明确岗位职责、工作流程，工作内容、工作绩效标准等等，需要对岗位的价值进行评估。同样，当岗位和岗位之间，进行合并的时候，其工作职责发生了变化和调整，在这样的情况下，我们也需要通过工作分析，进一步明确和了解新岗位的有关信息，以便进行有效的管理。
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第3是企业从来没有进行过工作分析，在这样的情况下，企业目前岗位设置、工作职责、工作权力、工作流程、、工作环境等往往是凭经验设置，存在不科学、不合理的成分，或多或少的在影响公司的有效运转，在这样的情况下，我们有必要进行工作分析。
第四，企业急速扩张或裁减，当企业技术扩张或裁减时，就意味着公司的组织结构、部门和岗位在发生着快速的变化和调整，同一个岗位，其工作内容和工作职责也处于不断的变化和调整当中，在这种情况下，我们也有必要通过工作分析，进一步明确有关岗位的信息。
第五是：工作由于新技术，新方法，新工艺，新系统的产生，而发生重要变化时。引起工作工具，工作流程，工作环境，工作方法，工作权利、甚至工作职责和任职资格，都因此而发生改变，在这样的情况下，我们也有必要进行工作分析。
第六是：经营环境的变化，需要对组织结构进行调整时。公司内部和外部的环境发生了重大变化，导致公司的岗位、部门和业务，产生变化，在这样的情况下，也需要进行岗位分析。
第七是：当管理者觉得协调困难、工作效率低下的时候。感觉到公司存在大量的多余的员工，沟通成本过高、工作效率低下，岗位和岗位之间矛盾加大，在这样的情况下，也需要通过工作分析，找出问题所在，优化工作流程。减少人员，提高效率。
第八，工作内容重复或遗漏的时候，不同的岗位之间，存在重复的工作，也存在大量的没有人完成的工作，也就是说存在着工作交叉，工作空白，在这样的情况下，也需要通过工作分析，来优化工作内容明确工作职责和工作权利。
以上列举了八项需要进行工作分析的时机，其实是告诉我们，当出现以上情况的时候，我们要意识到，需要进行工作了，也许通过工作分析，可以在一定程度上解决相关问题。
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