办公桌应该保持整洁吗？

 

办公桌应该保持整洁吗？

   这个题目看起来有点无聊，从小学读书起，到长大后参加工作，保持办公桌（课桌）整洁都是基本要求吧。但最近看了几篇文章对这个问题进行的探讨颇受启迪，收纳成集并对比分析，与君共享。

   先介绍两篇反方观点的文章：

  1、整齐统一的办公环境不利于创新

   万维钢“《混乱》解读3：刻意创新的办公室”节选：

   2010年，几个心理学家为了知道到底哪种办公室对工作效率最有帮助，特意把大学心理系的办公室腾出来给受试者用。他们设计了四种办公室。

   第一种是极简主义的风格。什么装饰都没有，桌面上除了起码的办公设备也没有别的东西，进得门来除了工作就没有别的可干的。

第二种是装饰了的办公室。墙上有些艺术照片之类，给人感觉至少温馨一点。

   不出意料，人们更喜欢装饰了的办公室，而且在里面的工作效率也更高。

   第三种和第四种都是装饰了的办公室。所不同的是，第三种办公室允许受试者自己装饰，桌椅怎么摆放，画贴在哪里，随便折腾。

第四种就非常特别了，一开始也是允许受试者自己摆弄，但是等受试者摆放好了，研究人员又回来，把所有东西归位！

   实验结果，第三种的工作效率显著高于其他种类。而第四种的工作效率显著低于其他种类 —— 有个受试者甚至跟研究者说，我都想揍你！

   所以哈福德说，所谓促进创新的办公室，其实无非就是两点：

   它在设计上要能促进不同部门的交流。

   它要给员工充分的自主权。

   自主权比交流机会更重要。这就是为什么强势的乔布斯最后也妥协了，改为在每层楼都设计了卫生间 —— 好在乔布斯大楼里还有很多其他地方可以交流。

   如果员工对办公环境没有自主权，一切设计和风格全是老板定的还不能更改，那不管你这个风格是极简还是混乱，你都是在“刻意地创新” —— 那就不是真的创新。

   一个人的办公区是什么样的，根本不重要 —— 重要的是他想让它是什么样，就可以让它是什么样。如果让工程师根据自己的方便来随便摆弄办公室，办公室一定是看上去比较丑陋杂乱的 —— 一点关系没有。

   现在的谷歌公司总部，是个非常漂亮的办公楼，但是哈福德提醒我们：你可千万别搞错了逻辑 —— 谷歌并不是因为有这个漂亮办公楼而成为今天的谷歌。谷歌成为今天的谷歌，可能是因为它最早那个办公室 —— 租了别人家车库和几个房间的那个杂乱无章的办公室。

不过谷歌还是保留了允许工程师折腾的好传统。有一次，一个工程师给后勤部门打电话，说他不喜欢自己办公室的一面墙，问能不能来人把这墙拆了。第二天后勤派人去看，发现工程师自己已经把墙拆了。后勤没说什么。

   过了没多久，这个工程师说似乎还是原来那面墙好，能不能再给修上？后勤没说什么，给他修上了。

   所以今天的主题根本不是办公室的问题，哈福德说的也不是混乱不混乱的问题。他说的其实是人的自主性，和严格规则之间的斗争。

   2、整洁的背后是循规蹈矩

   万维钢“《混乱》解读5：敢不敢做个自由的人”节选：

   假设现在有两个年轻人，一个叫小明，一个叫小强。这回他们不是什么大人物，就是你我身边的普通人。他们的做事风格很不一样：

小明的办公桌非常整洁，各种文件分门别类归放整齐，连电子邮件都整理到各个目录标签下；小强的桌面堆着一摞摞的文件，从来不分类，也从不整理电子邮件。

   小明有个非常好的日程表系统，上面除了每天的日程，还有自己指定的详细工作和学习计划；小强的日程表上只有日程提醒。

   现在问题是，第一，你认为谁的效率更高，谁的生活更好？第二，你想当小明，还是小强？

   我猜，有很多人羡慕小强的随性，但是认为小明的效率更高，生活更好，所以强迫自己做小明。也许人生就应该有所取舍？

   其实根本不用取舍。哈福德在书中列举多个研究，答案非常明确：你应该做小强。做小强，你不但更省力，更省心，而且效率更高，生活更好，你更容易找到合适的女朋友。

   有严肃的研究表明，只要你干的不是图书馆管理员之类的工作，你就完全没必要把文件归档整理。几年前，AT&T实验室的研究者专门跟踪观察了不同人的整理习惯，结论是那些热衷于把文档分类整理的人纯属浪费时间。他们花很多时间分类，保留一大堆将来根本就不会用到的文档，而且因为整理花了心血，还不舍得扔。

   最好的办法就是随手堆在桌子上。用什么拿什么，用完再放在一堆的最上面 —— 这个系统非常合理，它自动保证最常用的文件被放在最上面。看似凌乱的物品摆放，其实已经包含了有关文件优先级的信息！你唯一需要的整理动作，就是把那些时间长了仍然处在各堆最底部的文件给扔了。

   电子邮件更没必要整理。有人统计，通过一个目录系统寻找一封邮件，大约需要花费1分钟。而直接搜索，只需要17秒。

   再说日程表。最好的办法，就是日程表上只有提醒事项，比如说某天某时候要出席一个会议之类，而不要有自己主动安排的计划。

   研究发现，做计划，最好只有中长期的，比如说每个月要完成什么目标，然后灵活找时间实现。如果一时心血来潮，给自己制定了每天都有具体要求的计划，那就很可能无法坚持下来。这是因为一旦出现什么意外情况，使你某一天没有完成计划，你一步跟不上就不想跟了。

   以我之见，小明的做法，本质上是把自己放在了一个比外部系统低的位置上，是被动的。整理文档，其实就是让自己为外部系统服务 —— 不管有没有用，这个系统的状态最重要。按日程表做事，其实就是让一个外部系统来规范自己的行为。

   而小强则是主动的。文档和日程表对他来说都是工具，他不在乎文档看上去如何，也不愿意受日程表的限制。

   小强是对的。可是为什么我们心中总有一个声音，说应该像小明那样做事呢？这大概是现代社会把我们培养得过分循规蹈矩了。

……

   整洁的背后是循规蹈矩，是把人机械化。混乱的背后是自由独立，是让人更像人。

   所以《混乱》这本书，归根结底，说的是人，到底应该怎样在这个充满规矩和套路的现代世界生存。

   这两篇文章从不同角度对“整洁的办公桌”做了否定，第1个文章是从组织与个人的关系来分析的，传统的组织一般会要求员工保持办公桌整洁干净，甚至是整齐划一，有领导来视察还要突击打扫卫生、整理秩序。这样做的结果是剥夺了员工的自主性，影响了员工满意度，进而降低了工作效率（创新能力）。办公桌是否整洁并不重要，关键是员工有没有自主选择的权力。整齐划一是工业时代的要求，在强调个性、强调创新的现代社会这个要求已经过时了。

   第2篇文章是从个人工作方法来分析的，小明整洁的办公桌、完美的日程表看似效率很高，但实际效果并不好；小强杂乱的办公桌、随性制定的日程表反而效率更高。整洁的背后是循规蹈矩，是把人机械化。混乱的背后是自由独立，是让人更像人。

   看起来“整洁的办公桌”已经过时了？不过别急着下结论，这个世界之所以好玩，就在于同一个问题常常有不同的答案，下面再介绍两个正方观点的文章：

   3、康德规律出行与扎克伯格只穿同款T恤

   万维钢《反脆弱式学习养生法》节选：

   最后我们再来说说杜雷。像杜雷这样每天固定时间出现在固定地点的，历史上有一位名人，那就是哲学家康德。据说康德每天都是在同一时间步行前往大学，路边村妇都能拿他当表用。如果杜雷不值一提，那么康德可是特别了不起的人物啊，这又怎么解释呢？

   答案是你不可能在生活的所有方面追求不确定性。你越是要在某一方面冒险，就越是应该确保其他方面稳定。具体来说，企业家可以冒险，而政府政策和法规则应该力求稳定，否则什么都混乱也不行。你要出去冒险，至少先把自己家里安排好。

   我推测，康德每天固定时间出行，跟扎克伯格只穿同一款式的T恤衫一样 ——我要想的大事儿太多，就没时间决定这些小事儿了，干脆就每天都一样吧。

  4、李翔和村上春树的自律

   李翔《一份2017年的精进清单》节选：

   自律

   希斯赞特米哈伊说，人类对创意存在一个很大的误解，人们认为创意是不经意来临的，因此是无法掌控的随机事件，而创意工作者的工作习惯往往也都是很不羁的；但事实的真相是，创意往往是艰苦卓绝的工作的产物，很多创意大师也都遵循着看似极为刻板的工作习惯，都是自我管理的大师。尤其是那些保持着持久创造力的创意大师们。

   他们至少要在以下三个方面保持高度自律：

   1.管理好自己的身体状况；

   2.管理好自己的情绪；

   3.管理好自己的学习能力。

   保持良好的身体状态是持续创作的前提条件；保持良好的情绪能够让注意力最好地集中在作品上而不必分心；保持良好的学习能力，是为了保证自己能够不断进步，而不是固步自封。

   这方面最好的代表人物之一是日本小说家村上春树。

   村上春树日复一日过着同样的生活：每天早上起床写作（因为必须早起，所以也就必须拒绝所有夜生活的邀约），跑步或游泳一个小时。同时，他在每部小说写作的间隙会翻译文学大师的作品。

   2017年，仍然要坚持跑步、保持内心平静、持续地阅读和写作。

   第3篇文章里，康德的规律出行和扎克伯格只穿同一款T恤，用无须思考、近乎机械的方法处理日常重复性事物，帮助他们节约了精力，从而有更多的精力投入到更重要的工作中去。

   第4篇文章里，李翔和村上春树用严格的自律使自己的身体、精神保持良好的状态，从而获得更高的效率。而自律某种程度上就是循规蹈矩、机械化。

   你看，在上面两个情境下“循规蹈矩”、“机械化”又成了高效的工具。

   因此“整洁的办公桌”并不是问题的关键，“整洁的办公桌”只是结果，问题的关键是你是怎么“整洁的办公桌”的。以上述4篇文章代表4种不同情境，情境1里的“整洁的办公桌”是被迫、被动的结果，那么对激发人的积极性、主动性，激发人的潜力是负面效应；情境4里的“自律”（可以理解为精神上的“整洁的办公桌”）是主动选择的结果，就不存在情境1的负面效应。情境2里的“整洁的办公桌”只是小明的一个习惯而已，是为“整洁的办公桌”而“整洁的办公桌”，没有看到对于真正的目标“提高工作效率”而言“整洁的办公桌”并不是最佳选择；情境3里“规律出行”、“只穿同一款T恤”（可以理解为行动上的“整洁的办公桌”）对康德、扎克伯格而言节省了精力消耗，符合他们的目标“把精力更多地投入到重要工作上去”。

   总结下来，如果要对“整洁的办公桌”进行评价应该问两个问题：

   1、是主动选择的还是被动接受的？

   2、对主要目标而言是正收益还是负收益？