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等待清单操作指南

等待清单操作指南

作者: 时间管理讲师泽阳 | 来源:发表于2014-06-22 18:01 被阅读177次

等待清单,顾名思义,所有你需要等待别人去完成给你反馈的事情都可以丢进这里。实践中,为了方便,我又扩大了等待清单的概念,把一些常见的、类似的事情也丢进来。

1. 等待归还:垫款押金出借

生活中,到工作单位附近的餐厅消费要办卡,会预存押金。而等到打点行李离开某个工作单位的时候,往往会忘了自己在某家餐厅的卡里还存着洋洋洒洒的钞票,没有取回。

所以,比较推荐的是一开始就建立一个垫款押金出借清单(简称垫押借),定期回顾,这样资金的来龙去脉都一目了然。更高级一点,可以专门建立一个类似于会计里的台账。(见下图)

如果再发散下思维吧,其实等待归还的不只是钱,还可以是上交给单位的证件比如护照等。

2. 等待好天气:顺其自然

David Allen对等待清单有这样的解读:下一步行动不受你控制的事情,都可以放入等待清单。具体说,就是这件事接下来的行动往往不由你 决定,它由别人负责。你的任务是追踪谁是责任方,确保他们收到了任务指令,并适时掌握事务的进度。

有时候,你希望有个好天气可以约朋友一起出去,打趣的说,这个事情中,老天爷是责任方,你要确保他收到了你的任务指令,并适时安排个好天气除了给你。

对这些责任方是外界因素比如天气之类的事情,我把它们笼统放入顺其自然清单。

3. 等待完成:进度

看书的时候,经常看到某一页,就被打断了,要放下书。最早的时候是写下书名和页码,作为一条待办事项放着,后来发现下次读同一本书要很久,所以这条待办事项会一直赖在清单里。索性,把这样的读书进度、看电影进度,通通单独拎出来,放在等待清单里。

具体记法如下:《整理的艺术》31-50/221,72/221,109/221N。其中,221是总页数,31-50表示看了31到50页,72表示只看了72页,109/221N表示第109页有做笔记的地方,需要迁移整合到其他软件比如evernote等。

4.等待回复:邮件or短信

邮件和等待清单的结合应用很简单,只要在给某人派发任务的邮件里,秘密抄送到自己的邮箱,然后把该邮件移入“@等待”的文件夹即可。

给某人发了短信,没回怎么办?发的时候就可以同时群发给自己,经测试别人是不知道你同时发回给自己的。这样,你只要看看短信里,来自你自己的短信有多少,就知道有哪些人没回你短信,需要他们回复的又是什么事情。

5. 等待触发:火箭循环

等待清单和待办事项清单,很像一个圆圈里的各一半。如果站在更高的视角看,有时候你等待别人完成A任务,但前提是你先替别人完成B任务。这在写小组报告中很常见。

一个待办事项的完成触发另一个等待事项,我把这叫做火箭循环。实践中,如果你习惯用的软件比较简单比如doit.im, 它没有触发功能,可以采取的替代办法是:把待办事项写进等待事项的【子任务】中去,或者把等待事项写进待办事项的【子任务】中去

6. 等待别人:设置验收标准

最后,讲讲最常规的等待清单事件,即委派给别人的任务。别人可以给你完成任务,但并不一定能达到你的标准。所以,可以提前在等待清单事件的摘要里,备注一些关键点,防止别人做错,方便之后验收、复核等。

垫押借清单、顺其自然清单、进度条、回复清单、火箭循环、验收清单,这些都是等待清单在实践中的具体应用。也许你会问分得那么细的意义是什么?我想说,你就是把等待清单事件仍旧混在待办事件中也没事,只是心中要清楚它们各自的性质,遇到事情才不会慌乱,因为你脑子里早就把等待清单事件从待办事件中剥离了出去,至于软件层面是如何呈现的完全无关紧要。

一句话,做事贵在用脑,而不是单纯依赖软件的功能有多炫酷

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