行 动 管 理 手 册

问题及期待 个人管理系统 个人管理的地球模型

一、概述

行动管理是个人管理三大版块中非常重要的一个版块。它主要的目标就是有效的管理自己计划、时间。它是个人管理的基础。

二、内容

行动管理分为三个版块，它们分别是计划、日志、时间开销

三、关系

计划、日志、时间开销，它们即可被视为相互独立版块，独立运行，又可以可着相互影响，相互关联的系统子模块。在行动管理中，我们把它们视为一个有机的整体，三个重要的组成部分。

四、计划

（一）GTD原理基础

GTD原理来自于《搞定》这本书。其核心原理主要体验在以下五个大的步骤中：收集 处理 组织 检视 执行

这五个大的步骤也可以看成是两个步骤，即计划+执行。计划=收集+处理+组织+检视

1、收集

GTD收集

收集的内容包括但不限于灵感、想法、反思、计划、目标、愿望、期待、需求

（1）收集的原则

原则1：不纠结——先记录下来

原则2：归口收集——DOIT

（2）收集的形式

固定收集，即自己可以掌控的，如年度目标、月计划、周计划和日计划的制定时，体验是时间维度上就是比较长的时间段里的固定年、月、周、日的固定收集

灵感收集，即被动出现的，其特点是来得快去得也快（10s)，所以了要及时记录下来。体验在时间维度上就是比较短的时间段的灵感收集

2、处理

GTD处理

任何收集起来的事项，都必须经过处理，才能放入到我们的计划当中。在处理的流程中，我们要用到非常重要的黄金五问，这黄金五问分别是：

（1）这是什么？

（2）需要近期执行吗？

（3）复杂吗？

（4）2分钟可以完成吗？

（5）需要他人帮助吗？

3、组织

GTD组织

组织的原则是下一步行越多，越需要组织

组织的方式分别是项目、情境、优先级、日程。

（1）以项目化的方式组织，这个处理的环节就是已组织好了

以情境的方式来组织

以情境的方式来组织，主要根据每个人具体的实际情况，从物理空间和工具使用两个方面设置自己的日常情境。比如我根据自己的日常生活在物理空间上设置了三个情境分别是在家、车上、外出；工具使用上设置了三个情况，分别是手机、电脑、笔记本。

以优先级的方式来组织

主要是根据精力、时间、难度、熟悉度，来设置高、中、底、无四个等级

以日程的方式为组织

日程表主要体现对别的承诺和对自己的承诺，分为今日待办和明日待办

4、检视

GTD检视

检视在行动管理版块主要包括日检视和周检视。检视又包含了收集、处理、组织，也就是说日检视包括日收集、日处理、日组织，周检视包括周收集、周处理、周检视。

项目分解要注意行动提醒与计划成本间的平衡。项目分解得越详细，那么行动提醒的作用的越大，计划的时间成本也越大；项目分解得不细，计划的时间成越很小，但行动提醒的作用就会变弱。

项目分解的原则：

（1）情境分开

（2）时长不能超过精力值允许（1H）

5、执行

制定周计划

（1）周计划复盘（检视）

（2）周计划制定（收集）

（3）导入DOIT（处理、组织）

制定日计划

（1）今日未完成事项放入下一步行动

（2）预判明日情境

（3）预判明日有效利用时间

（4）下一步行动放入明日待办

一般每日待办事项中比较合理的安排是3个高级、6个中级及其它

（二）GTD原理进阶

1、收集

周计划收集的来源：

（1）月、度目标的分解；

（2）日收集的集合；

周计划的制定要以周为整体来考虑，尽量避免固定每天做什么，这样会影响计划的灵活性，也没法应对突发事件。

如果固定每天做什么会出现以下不利情况：

（1）精力好的时候，因没有安排足够的任务相匹配，而浪费时间和精力；

（2）状态不好时，因任务未完成不能很好的的休息，以便恢复精力；

（3）不利于提前完成任务；

（4）很有可能会造成任务的完成率不高的情况；

2、处理

进阶处理

处理的黄金五问的关键点

（1）这是什么？需要弄清楚，自己要梳理出框架

（2）需要近期执行吗？的近期，是指本周内开始启动的任务

（3）垃圾箱，为了刻意练习，所有不做事项一定要经过冷静后再放入

（4）项目需要刻意练习

（5）2分钟、等待，为了房间练习暂时不用

（三）DOIT使用

DOIT使用

DOIT从上到下分为四个版块，它们分别是目标、项目、下一步行动、子任务。我们在行动管理中，只使用了其中两个版块，一个是项目、一个是下一步行动。

目标我们用放入EXCEL表的月、周计划来管理，有子任务的下一步行动，我们都把它转化为项目来管理。

1、DOIT分为手机版和网页版

手机版一般用来收集灵感、查看计划（执行）；网页版一般用来做处理和组织。

另：今日未完成事项不能直接放入明日待办！要先放入下一步行动清单，然后再根据明日的情境、时间制定明日计划。

2、DOIT的重复功能

DOIT重复

在制定计划的过程，我们经常会遇到每周都会重复出现、甚至每天都会重复出现的事项，如果每次都一步一步的去分解，很浪费时间，严重影响计划的制定效率。那有没有什么更好的应对方法呢？有！那就是日程中的重复功能！

3、具体做法

重复的设置

（1）在收集箱里输入事项名称

（2）添加子任务

（3）设置重复

（4）点击收集箱

（5）选择日程

（6）选择重复的开始日期

（7）点击重复完成设置

（8）在日程中进行检查

（9）在今日待办中使用转化为项目

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五、日志

（一）日志曾带经我什么？

我的日志历史

1、记录反思、感想让自己变得更加开放

2、更加理解别人的情绪和感受

3、坚持写日记，感受良好

4、坚持写日记，就可以知道自己每天做了些什么，对总结有也帮助。

（二）日志模版

加一日志的迭代进程

日志的重要性不言而喻，但写日志也是一个很有讲究的，不同的方式，带来的收获和结果也是大不一样的。接下来我们一起来看看一位老司机10年迭代8次的日志模版。

加一日志模板（我也用这个）

1、理性部分

（1）时间开销（8H工作+8H生活+8H睡眠）

（2）饮食（早、中、晚照片记录）

（3）图片记录（手机照片、手机截图）

2、感性部分

（1）成功日志

（2）反思日志（事实、情绪、反思、行动）

（3）每天做的事情不能太复杂，太耗时！

六、时间

（一）时间开销的方式

加一时间开销的历程

1、时间开销的两种方式：（1）全记录用于发现时间黑洞，全记录适用于时间开销开始的前的一两周；

（2）记录历史、记录有意义的事情，记录历史适用于记录历史。

（二）时间开销的工具

1、笔记本；

2、随手机APP

（三）时间开销的要素

时间开销的要素

事项、时长、开始时间、结束时间、分类

在进行时间开销之前有一个非常重要的工作要做，那就是根据自己前前年的事项和后半年的计划制定自己年时间开销分类并建立相应的一级、二级目录。

（四）制定时间开销分类的原则（MEMC）

时间开销分类

1、全覆盖，检查是否有遗漏

2、相互独立，检查是否有交叉

3、分类个数合理，注意平衡

4、分类名称要清晰明了

七、曾经遇过的坑

1、工作分解不了

2、时间规划做得不好

3、项目分解合理与否

4、收集做得不好

5、周计划的视角

6、计划的后期经常在赶任务

7、任务的时间预估不准备

8、固有思维的影响，总是觉得要用电脑才能做事，总是觉得书要看纸质的才行，从而拖延任务

9、每天都写反思日志，感觉没什么可写的

10、时间利用率低

11、时间开销分类还有问题，需要调整