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如何做每日计划才能管理好时间?

如何做每日计划才能管理好时间?

作者: 俏丽妈 | 来源:发表于2018-02-25 21:34 被阅读723次

当你没有自己的计划的时候,就会被别人计划,因为深知这一点所以从小就喜欢写各种计划,喜欢一项项划掉任务获得的成就感。关于列每日计划我踩过雷、犯过错,也有做的还不错的地方,现将如何列每日计划的心得分享:

(1)化整为零 分解任务

很多人列每日计划,通常会简单地罗列自己每天要做的事情,例如:

①整理桌面

②撰写关于XXX的文章

③完成竞品分析PPT

但是撰写文章和完成PPT这类复杂任务,并不是一步就可以完成的。撰写文章包括搜集资料、阅读相关文献、列大纲、准备案例、一稿完成、后期修改等部分。

如果在列计划的时候只写「撰写关于XXX的文章」的话,就不能一目了然的看到自己的进度,以及接下来还需要做些什么?所以我们需要将大任务逐层分解。做任务分解时把事情想清楚,整理出自己在做这件事时的思路,然后把每一件列在计划上的事都细化到可以立刻去做的程度,这样执行力就会增强很多。

(2)适度管理 拒绝完美计划

这是我以前列清单常犯的一个毛病,以前我的计划是这么列的:

8:00-8:30做XXX

8:30-8:45做XXX

8:45-9:45做XXX

计划列的严丝合缝满满当当,一件事做完马上做另一件事,这样的计划看似很完美,实则灵活性很差。当遇到一个临时突发事件时所有的计划都要重新调整,从而造成一场灾难;就算没有临时突发事件,当自己对一件任务所需时间估计错误导致没有按时完成时,也会影响后面的计划和自己的自信心。

计划的越完美,灵活性越差,计划一旦被打破,你就会发现你不再相信你的计划了,所以好的计划应该是管理大块时间,安排核心任务。

(3)保守做计划

在列每日计划时预估自己能完成10件事,但是只列7件,这就是保守做计划,也是给自己留出了一些缓冲时间。在执行的过程中,再积极地去完成这些事,当完成这些事情后发现还有剩余时间,再给自己添加一些事情去做。可能最终还是完成了10件事,但是心理感受是不一样的,写了10件事,有1件没有完成会感觉很挫败;列了7件,最终完成了10件,会觉得很有成就感。

(4)按重要紧急程度排序

列完计划后,再按重要和紧急程度,排列出工作优先级:

按重要程度将任务分为:非常重要「A」、重要「B」、不重要「C」

按紧急程度将任务分为:非常紧急「1」、紧急「2」、不紧急「3」

将重要和紧急程度结合,排列出工作优先级:A1>A2>A3>B1>B2>B3>C1>C2>C3

优先完成重要且紧急的任务。

(5)预估时间

预计完成工作所需的时间,需要根据任务的难易程度和自己的实际情况来预估用时,切忌拍脑门设定过高的目标,过高的目标只会增加压力和焦虑感,打击做事积极性,最终导致任务无法按时完成。

(6)执行计划记录时间

从重要且紧急的任务开始做起,完成一项任务之后,就把任务划掉,或是在对应的任务后打√,同时记录下完成任务的实际用时。

(7)每日复盘 总结问题

每天结束时花几分钟时间看着自己的每日清单反思和复盘:今天都做了哪些事?重要且紧急的任务都完成了吗?任务预估用时和实际工作用时差距怎样?如果差距过大的话是预估时间不合理还是工作效率低?经过这样的不断反思和改进,会让列计划的技巧越来越成熟,所列的计划越来越合理。

完成复盘后,再带着经验和教训做明天的每日计划。等到第二天到公司之后,再根据当天的实际情况,早上和中午各检查一遍看看有没有临时工作需要更改计划。

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