闲话Microsoft Excel

三大绝招，助你笑傲Excel江湖

从1985年的第一款Excel（只用于Mac系统）诞生至今，Microsoft Excel已经31岁，现时正当而立之年！功能无比强大，但对广大使用者而言，Microsoft Excel同时也异常繁杂。一个人想要完全有效掌握和使用Microsoft Excel的所有功能的话，可以说是不可能完成的任务（Mission Impossible！）。而实际上对于绝大多数人而言，平时生活和工作中能用到的和常用的功能其实并不多，而且即便如此，Microsoft Excel也已经帮我们很好地处理了很多任务了！

正所谓，“过犹不及”，我们没有必要为了使用工具而使用工具，我们的目标是解决问题和完成任务！（题外话：我们的目标是星辰大海~~）因此，我们并不需要了解和掌握Microsoft Excel的所有相关知识，而只需要掌握那些我们有必要掌握的就可以了！

本篇文章就为大家介绍Microsoft Excel中的3个非常有用的功能和用法，希望能够使大家的办公室生活稍微轻松一点！（^_^）

1.SUMIFS：

SUM函数是MS Excel中最基本也最有用的函数之一，相信大家早就已经用得烂熟了！它通过一个简单的公式就可以快速累加大量的数据，节省了无数小时的用手指一个键一个键地敲计算器的时间。然而，SUM函数的通用性也正因为其简单而受到制约，因此我们要介绍的SUMIF(S)等函数该出场了！

假设您有一个庞大的销售数据表，其中包括销售总额、卖家、城市、售出产品和产品销售月份等指标：

销售数据表

SUM函数可以很容易地累加出总销售额，但是你的老板这时只想要纸巾的总销售额，怎么办呢？别担心，很简单，我们使用SUMIF函数来统计：

SUMIF函数

首先，设定筛选条件的搜索范围（产品列），然后添加筛选条件（具体产品名），最后选择进行求和的值（筛选条件所对应的值）并累加。公式应该是这样的：

=SUMIF(D:D,"纸巾",E:E)

*小提示：公式中所有的字母、标点、括号都是在英文输入法的半角状态下输入的。

解释一下：这个公式告诉Excel将E列中的与D列的条件“纸巾”相对应的所有数据累加起来。

接下来，假设你的老板想要上海的办公椅的总销量，而且还要是由你的同事赵六负责的（虽然第一反应是，“又不是我负责的，干嘛让我来统计”。但人家毕竟是老板，又怎么好意思怼回去呢？），那又该怎么处理呢？挠头，觉得不可能？放心，有SUMIFS在，没什么不可能！（Nothing is Impossible！不好意思，广告看太多了。）

逆天的SUMIFS函数允许您使用多个条件，就相当于是加强版的SUMIF：

SUMIFS函数

在SUMIF的后面增加一个S，就像是英语里的单数、复数形式呢！微软真是会造词啊！

这一次，从需要求和的值开始，逐步添加每个需要的筛选条件。最终结果应该是这样的：

=SUMIFS(E:E,A:A,"4",B:B,"赵六",C:C,"上海",D:D,"办公椅")

*小提示：公式中所有的字母、标点、括号都是在英文输入法的半角状态下输入的。

解释一下：简单地说，就是告诉MS Excel，首先哪些列里有我们需要的数据，然后根据筛选条件筛选出合适的值，最后求和。只不过，条件多了一丢丢！

*小提示：SUMIF和SUMIFS的括号里，搜索范围、筛选条件的顺序是不一样的哦！

当然啦，我们也可以使用另外一种MS Excel中同样既简单又功能强大的工具：数据透视表来获得根据这些筛选条件所分离出来的所有数据的完整视图。不过，SUMIFS函数也有其独特优点，它可以选择和过滤掉大数据集中的数据，而并不需要处理所有的相关或不相关的数据。

2.Find/Mid:

Find/Mid函数组合为我在MS Excel中节约的时间，可能是所有函数中最多的。它（们）是可以从单元格中提取文本块的少数几个Excel函数之一。甚至可以说它（们）是最有用的函数，因为可以操作它（们）跨越数千个单元格而具有相同的公式。

MID:

MID函数

MS Excel 2016中，Mid函数的定义是：MID 返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。

像Left和Right函数一样，Mid函数也可以从单元格中提取文本。首先，引用单元格从中提取文本。然后，返回从指定位置开始的需要数目的字符。例如：

MID函数用法示例

通过使用Mid函数，Excel将引用单元格D1（MS Excel functions are so amazing cool），找到第24个字符，然后从那个位置开始向后，返回前10个字符。 很简单吧！

*小提示：返回结果是从第24个字符开始的，即将第24个字符作为返回值的第1个，然后向右数1、2、3...10，返回总计10个字符。

FIND:

FIND函数

MS Excel 2016中，Find函数的定义如下：函数 FIND用于在第二个文本串中定位第一个文本串，并返回第一个文本串的起始位置的值，该值从第二个文本串的第一个字符算起。

读起来有点拗口是不是？其实很简单。Find函数将在单元格中找到一个字符串，并返回第一个字符的位置数。我们用同样的数据来举例：

FIND函数用法示例

“are” 在单元格D1里是从第20个字符开始的。

注意1：如果给定单元格中的文本字符串不是唯一的，那么Excel将返回文本字符串中找到的第一个实例。比如，=FIND(“c”,D1)得到的结果是3，而忽略掉其他的。

注意2：Find函数区分大小写，所以如果使用”Are”而不是”are”的话，结果将返回错误。

那么现在让我们使用下面的例子来对FIND/MID的组合使用进行说明吧！

首先，比如有一个网址：ttp://www.gamersky.com/news/201612/843064.shtml 
（声明1：举这个网址为例没有任何企图，只是因为正好我打开了这个网页在看新闻。）
（声明2：特意删除掉了第一个字母h，实际演示的Excel文档中是有的。）

假设你需要从这个网址中提取页面ID号（在本例中为843064）。 数字从第37个字符开始，因此您可以使用= Mid（单元格，37,6）返回ID号。

FIND_MID组合用法示例

MS Excel的函数之所以强大，就在于函数可以互为组合使用。上面的例子中，=MID(A1,37,6)中的起始位置37是怎么得到的呢？有人说，我们可以一个一个从左到右数过去啊。也有人说，要是网址很长那岂不是要累死，而且难免不会数错！说的对，所以我们就把数数的工作交给强大的Excel去做，我们等它的结果就可以了。让我们把上面的公式稍微改动一下：

=MID(A1,FIND("shtml",A1)-7,6)

我们观察到，ID号有6位数，并且是从处于最右边的独一无二的shtml字符串的左边第7个字符开始的，所以我们就把原先的公式改造成了上面的样子。这下不用我们一个字符一个字符地数了吧？

MID和FIND的组合能够发挥出巨大的作用，给我们处理数据带来无比的便利。具体的例子这里就不多列举了，大家先尝试起来吧！须知，“眼过千遍，不如手过一遍”！

3.LEN函数+条件格式

我们经常需要写一些东西，但因为有字数限制，所以创作的过程并不都是那么开心——常常一不小心字数就超过限制了。那么借助于MS Excel我们能够有办法提醒自己注意吗？

答案是肯定的。我们只需使用LEN函数和“条件格式”就可以很好地进行字符限制跟踪提醒了！

MS Excel 2016中，Len函数的定义：LEN 返回文本字符串中的字符个数。

很容易懂吧！LEN函数非常简单——只返回给定单元格中的字符数。我们还是来看例子吧！

LEN函数用法示例

看到上面这张图片了吧？都是我发过的微博（嘻嘻）。如果我要求你统计每个单元格的字符数，然后告诉我那些单元格里超过了70个字（符），你会不会想打我？（我躲~~）

再想象一下假如现在总共有2000个这样的单元格，你又如何快速准确地断定哪些超出了字数限制，哪些没超出呢？

好吧，让我来演示一下吧。首先我们选中B列，然后点击“开始”选项卡里面的“条件格式”，在弹出的选项中选择“突出显示单元格规则”之“大于...”

LEN函数用法示例2

接着，输入我们的单元格字符数限制数值：（这里以70为例）

LEN函数用法示例3

如上图所示，点击“确定”后，在B1单元格里输入LEN函数并引用文本单元格：

=LEN(A1)

LEN函数用法示例4

把鼠标放在B1单元格的右下角，变成十字后，按下鼠标左键，鼠标向下拖动，公式就被自动复制下去了：

LEN函数用法示例5

“条件格式”里的限制条件“大于”也可以被变更为其他的条件选项，这完全取决于你的具体处理要求。因此，条件格式是非常有用的，而且将它与其他功能组合在一起的话更是将我们的业务处理能力提高到了一个新的层次，特别是在处理具体的数据内容时！

结语

虽然本篇文章并没有为您提供Microsoft Excel当中所有与您或您的业务相关的内容，但我确实希望能够为您提供一些更高级别的应用范例和选择。我相信，了解和掌握了这些用法之后，应该可以为您或您的业务节省下许多宝贵的时间，并提供更好的数据观察和分析参考。