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简单3招,让你的工作效率提高10倍!

简单3招,让你的工作效率提高10倍!

作者: ONE小将 | 来源:发表于2017-05-21 12:35 被阅读132次

对于大多数办公族来说,Word估计是每天打开最多的软件,没有之一!

经常看着办公室的小伙伴们被word玩的团团转,终于忍不住要写下这篇文章。如果你知道接下来的3个操作,相信你会节约50%的时间!


——01 导航窗格——

是不是有过这样的体验——随着文档里的文字越来越多,要回过头去看前面写的某一段文字,简直头疼,根本不好找,眼睛都看花了还是找不到。

有人会说,分段做好标记就可以了呀,能记住大概位置就好找了…然而,事实是,这个方法只适合于2、3页的文档,一旦达到3页以上,就感觉自己一直处于眼花缭乱、头昏脑胀的状态……

肿么破?

导航窗格绝对是不二选择!

导航窗格能够帮助你快速找到每个章节,清晰看到每个章节的分类。其实也就是“目录”的功能,却又比目录要略胜一筹。

因为目录一般都是放在第一页的,总不见得每找一段文字都得回到首页吧,那可就要累死宝宝了。

而导航窗格则是显示在文档左边的位置,每时每刻,想看哪段看哪段!

废话不多说,直接上操作吧——

简单三步:

1、要明确导航窗格在哪里设置?

没有设置导航窗格的word界面非常干净清爽,如下:

初始界面

接下来,请点击【视图】,勾选【导航窗格】,即出现【导航栏】,如下:

显示导航栏

那么,有小伙伴会问了,现在的导航窗格里面也没有什么内容啊?

因为,你没有设置标题嘛!接下来——

2、设置文字标题格式

我们需要文字进行文段,设置不同级别的标题,梳理整篇文档的逻辑架构。

样式--设置分级标题--导航窗格出现相应标题,如下:

设置分级标题

3、最后,点击导航窗格中的标题,就能直接跳转到对应部分的文字啦~

——02 批量删除换行符——

相信大家都有过这样的体验,有时候我们需要从网站上查找一些资料,但是从网站上复制后黏贴到word中,就变成了这个鬼样子——

多到头疼的换行符

多的不得了的换行符简直让人头疼欲裂,总不能就这样交给领导吧,但是又不想一行一行去手动删除,怎么办呢?

简单替换就能解决,瞪大眼睛看好了哦~

1、【ctrl+H(替换)】--【更多】--【特殊格式】--【段落格式】--【得出^p】

不止可以替换字体哟

2、【^p】即为1个换行符,那么用将【^p^p】替换成【^p】,即是把2个换行符替换成一个换行符,那么就多余的换行符也就被删除啦~(同理,将多个换行符替换成一个,即可去掉所有换行符啦)

^p就是换行符啦

3、有人也许会问,图中“竖着向下的箭头”怎么处理呢?

^l则是软回车啦

“竖着向下的箭头”实际是【软回车】,通常是因为shift+enter产生的,它对应的符号是【^l】

那么只需要先将【^l】替换成【^p】,然后再将【^p^p】替换成【^p】即可!

【注】有时候会出现替换不成功的情况,那么请查看是否在空白的换行符前有空格,如果有空格的话,就需要在“查找内容”中加上对应的空格,方能替换成功。如下:  

不可忽略的空格

——03 选择相同样式文字——

有时候,我们需要对文章中不同的文字进行不同的标注,有时文字比较分散,如果需要修改全文的标记样式,会是一件很浩大的工作,有没有什么简便方法呢?

答案当然是,肯定的!

接下来举个栗子说明一下~

如果我们想要将文中红色标记的文字换成黑色黄色底纹,应该怎么做呢?

举个栗子

1、【选中文中红色标记的文字】--点击编辑中的【选择】--【选择格式相同的文字】--【相同格式文字即被选中】--修改【文字样式】即可:

你不知道的“选择”

【问】为什么图中“(一级标题)”也是红色的,问什么没有被选中呢?  

【答】因为“(一级标题)”除了红色以外,还是一级标题,且字体大小也不一样,也就是说它同时具有多重样式。与正文中红色标记的文字的样式不相同,所以不会被选中。

如果要选中与之对应的文字,就会出现一下的效果啦~

格式一定要一样哦

切记:必须是一模一样的格式才能被选中,即字体、字号、颜色、标题等级等一模一样才可以哦!

——我是小结——  

导航窗格:设置文章标题等级--打开视图--勾选导航窗格--显示导航--想看什么看什么

会总结的人才走得快

好记性不如一遍操作!

简单的三个技巧,就可以让我们的工作效率快速提升,赶快动起来吧~

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网友评论

  • 自律父母:今天我就试试你文中提到的方法。你真棒,你在这方面真的很擅长呢。

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