碎片化信息正在爆炸

你有没有常常面临这样的情况：

每天要接受和发送多份电子文档，但常常需要找一份很久以前的文件，却怎么也找不到，浪费了大半天的时间；

每天接受大量的邮件，95%以上的邮件其实跟你没多大关系，而且也用不到，你想清理却担心以后需要查阅，不清理却又占了邮箱的容量，偶尔真用到时，找起来也非常麻烦；

上司和客户、供应商、同事不断将你拉到各种各样的微信群里，随时随地询问各种本来已经在邮件或者会议上谈过的问题，或者讨论各种话题，有些很重要的信息，过两天要用的时候，你却忘了在哪个群里，导致你不得不花很多时间去翻或者搜聊天信息……

这就是典型的信息碎片化程度高的表现，其好处是，这些工具应用让沟通越来越便利，坏处是各种信息越来越呈碎片化，正在快速聚集成爆炸状态。

日本作家泉正人在《超级整理术》一书中，提到过：据研究，一个现代商务人士，一天中会接触到大约 190 条信息；一年中花在找东西上的时间，大约是 150 小时。

这些浪费的时间，还是那还是差不多十年前的统计。放在现在这个越来越微信化沟通的时代，每天接触的信息较10年前，更是大幅度倍翻，如果再管理不好它们，你每天浪费在找信息和东西上的时间，也会倍翻。

如何在这个信息碎片化和爆炸化的时代，管理好他们，并保持有条理、高效、高质的工作，就变成了一个越来越有挑战的事情，乃至课题。

为什么碎片化的信息很重要？

要谈这个话题，先弄清楚什么是信息。

对于职场中的人而言，跟工作有关的一切资料，其实都是信息。

比如，上司交代的某个任务，与同事之间的一小段对话，下属无意间提到的某种需求，如一篇文章，一段微博，朋友圈的一某个分享，工作间隙忽然冒出来的灵感，工作中需要的一份文档，一个表格，一份方案，一张图片，都是信息，都有价值。

因此，无论是在个人的成长需要的知识、学习中需要的技能说明，或者每次工作的执行的指示和指令，说穿了，其实都是对信息的处理。要么是把信息作为执行对象，如写方案，填表格；要么是把信息作为辅助资料，如果数据、表格、链接资料等等；要么是对工作有用，需要在某个环节将之补充进来，纳入思考，比如某个灵感，一些注意要点，某些需求，等等。

但在实际工作中，许多人对信息的管理，其实是非常薄弱的。我见过很多这样的情况：

跟下属或者同事交待一件事情，内容比较多，他频频点头称是，写到了笔记本上，备忘录里，表示记住了，甚至你可能又发了邮件，发了微信提醒他，但他常常在执行的过程中，总是会漏东漏西，漏掉一些关键点。

客户在邮件中交代了某件事情，但总是喜欢拉个微信群又谈，中间又加了一些项目和问题，过了两天，跟进的人回了微信中的信息，忘掉了邮件里交代的问题，或者回应了邮件里交代的问题，经常就找不微信中的信息了。更有甚者，直接忘了这回事，被指出之后才一脸恍然大悟：对喔，我忘了。

这样以来，就会导致日常工作中，大量的时间和精力，都耗费在了一些无意义的事情上面 —— 来回找信息，沟通，返工。

许多人的工作时间，就是这样被一点点蚕食掉的，工作效率，也是这样一点点被降低的。

因此，管理好信息，不丢漏、不重复、不拖拉、不偏题、及时、准确、高效、高质量回应和完成，就变得非常的重要和必要。

建立适合自己的工作信息流

前面提到的问题如何破呢？这就需要我们对信息进行管理。我将这个信息管理的运作过程，叫做工作信息流。也就是说，在工作中，我们需要建立一套适合自己的信息管理体系，我将之称为工作信息流。

怎么建立这个工作信息流呢？我认为可以分四步：

■汇流

我们每天接受的碎片化信息很多，多，就容易乱，乱就需要整理，要整理，就要收集它们，因此，不能将它们留在原处。我将这个收集、汇总整理的过程，命名为汇流。

任何一个信息，我们都不能当做一个单一的碎片处理，否则的话，效率就会太低下，而且容易形成盲点。

比如，客户就某个产品，用邮件给我们提了一些问题。但这些涉及的问题，你需要组织内部、两家供应商分别来解决。因此，除了发邮件给内部和供应商，你可能分别与不同的供应商组建了不同的微信群、开了不同的会议讨论。这样以来，你除了邮件，就要在不同的群里面不断沟通；有些问题虽然两家供应商分别能解决，这样，信息至少是在两个群、两份不同的有几件及内部之间反复沟通，期间可能又夹杂着电话沟通。但你回应客户的时候，却又需要将所有信息整合在一起。这是什么？这就是工作的碎片。

真正的问题还不在上面我所说的这种分散的沟通信息上，而在于如果你不处理他们，就让两三封邮件、几次即时通、乃至现场的会议记录、脑袋的想法、讲电话记下的便利贴，全部都保持原样，那工作当然越来越杂乱，效率越来越低下。而这还只不过是一件工作而已，一天中，你会有很多件类似这样的工作！

这种情况下，怎么来提升工作效率呢？最简单有效的方法，就是将这些信息汇流，也就是全部集中在一起，不用为了一个问题，又是去翻邮件，又是去翻微信群记录，又是去查找会议记录。

那怎么才能做到将各种不同媒介和工具上的沟通信息汇在同一处呢？方法是，建立一个汇流平台，将他们汇聚在一个可以同时容纳它们的地方来即可。

比如，我用的是有道笔记，付费的全功能那种。我在有道笔记上，将各种碎片信息集中，不管是邮件、微信群聊天记录、会议记录、自己的想法、电话记录，同一个任务的所有碎片，全部汇总到同一则笔记中来。

比如，我会先将客户的邮件放置到笔记的最顶端，然后把微信记录、会议记录、电话便签记录，严格按照按照时间线，直接复制，或者扫描、截屏、拍摄成图片插入排列到下边。这样以来，我跟进的时候，就只要看我的笔记就行了，不用反反复复在邮件、记录、便签、这群那群中穿来插曲，翻来翻去。

很简单的方法是不是？但是，确实非常非常有帮助。自我接触Onenote之后，我就一直贯彻执行这种简单的方法，只是后来更换成了更方便、功能更强大可以跨平台使用的有道笔记而已。

应用这种方法多年后，我自己实际体验到的优点有几个：

· 执行任务时，不用回到信箱、微信、QQ、甚至脑袋里去找资料确认，节省时间；

· 很少因为不注意而漏掉某个碎片信息，从而导致工作断层，或者某项重要的工作被耽误；

· 清楚知道哪些碎片信息比较重要或紧急，应该优先执行，哪些可以延后再弄，尤其是碎片很多时。

· 同一个任务中不同地方出现新的信息碎片时，只要汇集到同一个地方就行，不需烦恼碎片越多越杂乱。

而适合这样统整汇流工作碎片和信息的工具，不仅是我上面提到的两种，还有像大名鼎鼎的印象笔记等等。只要你理解了汇流的重要性和方法之后，你完全可以根据自己的喜好来选用合适的工具。

■整合

整合什么呢？自然是整合任务。

在任何时候，都要记住，记录信息不是为了记住信息而记录，而是为了凝聚专题和任务而记录，这样，你就不必会将信息撒在各处。

我上面提到的汇流方式，是时候将各种信息汇流到一个笔记（项目任务）中来。但我们在实际工作中，可能不仅仅只跟踪一个专题，有时候，需要跟踪很多类似的专题。

实际上，让我们在工作中，比较多出现的情况是，我们常常会错失很多重要的“相关”碎片，导致我们的工作或者专题一直无法有效推进。

例如，很久之前，我想写一本谈成长的书。我搜集了一些素材，但是，写着写着，就卡主了，素材不够，无法有效系统和快速推进。后来，我就有意识搜集了一些素材和案例，素材是从阅读中和实际工作时遇到的问题中提炼出来的，而案例就是工作中真正遇到的问题及解决思路和方案。我记得从写第一个笔记是读某篇文章有感，后来又写了几个案例用来给员工培训写的，后来，我想，这些案例和笔记其实可以一直写下去，于是按照工作中常见的8个大类的问题，搜集素材，陆续写了60多个案例和笔记，前后的时间跨度有差不多三年的时间。在写案例和笔记的时候，每个案例，其是都是一个碎片，但日积月累，按照大类汇流后，就形成了一定的主题，然后，我就发现，这些碎片整合后，其实可以写一个本主题清晰的新书，于是，2015年元旦过后，我就开始动笔，在繁忙的工作之余，很快就完成了近20万字的《慢成长》。

因此，所谓的“工作信息流”，不仅仅是在一个主题下，汇总邮件、微信沟通信息、会议记录、电话备忘，解决某个具体小型项目和专题的话，实际上，如果有心的话，将完成的项目进一步的汇流后，这种小型专项目和专题的汇集，也可能会慢慢积累形成一些新的大型项目。

■行动

不是要看碎片，而是要看行动。

收集工作信息碎片，将其统一管理固然重要，但重要的其实不是收集，而是碎片信息被整合和收集到同一主题下之后的规划和行动。

因此，在收集信息的同时，要保持相应的行动力。所以，任何一个人信息碎片进来的同时，要思考和对应“我应该采取什么行动？”只有有了行动，工作信息才会如溪水一样，潺潺流动，相应的专题推进也会自然而然顺畅起来。

例如我在上篇文章（《怎样列一份简单、重点突出、易执行的待办清单》）中提到的完成改善提案案例的工作碎片信息，重要的不是你的日工作计划中有了这个信息，而是你用行动完成了改善提案的案例搜集和整理工作，如此以来，早上出现在你的待办事项清单中的这则碎片信息就不会再给你造成烦恼和困扰了，它只不过是个备忘而已。

因此，在搜集和处理碎片信息的时候，切记，行动更重要，可以用行动去代替碎片，当你专注于行动的时候，其实不用再去管碎片信息，只在需要的时候确认一下即可。比如完成改善提案这件事，你只是需要确认一下，即可。

■排序

要做什么，不做什么，不是要分类，而是要排优先次序。

当我们完成以上三个步骤，把工作碎片汇聚成一个个行动方案后，不代表工作就完了，因为我们的目的不是在分类资料就完事，而是自己的工作信息流中，决定怎样排出经过碎片整合后工项目的优先处理顺序。

所以我们在搜集、整合工作信息流的过程中，无论是使用有道笔记也对，还是印象笔记也好，都是依照行动的优先次序来分类的，在这个清单上，分类的目的除了整合不丢漏信息，还在于分解，我们从整合到笔记上的那一刻起，就要清楚，每天，每周，每月，自己要做什么，要处理哪些信息和问题，而不是分门别类好了信息，却没有考虑到行动的计划周期。那样，就变成了本末倒置，跟不分类整合一样。

今天的话题，就谈到这里，如果你对怎样搜集和整理信息感兴趣的话，可以参看我之前写的《如何才能高效高质量收集到自己需要的资料》，关于整理信息流的和使用有道笔记的心得体会和经验技巧，我就在这里不展开谈了，待改天有机会，我专门写一篇来谈谈这些话题。