职场写作，就是要在特定的情境下，面对特定的对象，根据文章书写的目的，用正确的方式，恰当的语气，书写最准确的话语。
职场写作一般可以分为文章的构思、素材的组织，写作与修改三个步骤。
一、文章的构思
构思，就是在文章写作之前，对写作内容进行提前考虑，整体筹划，明确文章的主旨、基调、论点、框架、风格等等，这是写好文章的关键环节。
构思是为了架构文章的结构，明确写作的意图，把握对象的需求。通过对写作语境的把握，明确写作的重点，搞清需要注意的事项。
语境是文章的具体情境，是由写作的目的，所选择的文体，以及所要描述的核心事件共同决定的。语境决定着写作内容、写作要点和写作风格。
比如，我们写工作邮件或在微信中交流一些事情，其目的主要在于沟通信息，请示工作，或者安排任务。在这种语境之下，对于描述的主题和事件一定要清楚。文字要简洁干净，请示工作或部署任务要具体明确，让对方能够从中了解到你要求他做什么，什么时间完成，需要如何进行反馈等。
我们写总结报告，主要包括回顾过去，总结经验和教训，展望未来三部分。如果对象是上级，你的总结报告就要全面系统、客观公正、有理有据，要突出亮点、要言不烦。要有具体的做法，有启示，有打算，而不能只是简单地叙述事件、罗列数字、总结报告，也不能仅仅停留在表面，还要通过表面现象进行深度思考，得出自己的结论，表达出自己的观点。
二、收集和组织有效的素材
文章构思相当于给文章构建了一个框架。有了框架，就需要用素材去充填。
文章的结构是文章的骨架，而素材则是文章的血肉。只有结构框架是不完美的，必须充填足够的素材，才能做到有血有肉。
写作素材一般可以分为三个层次。
第一个层次是观点。文章所要表达的观点就是文章的主旨和主要论点。观点用来阐明自己的立场，或者说服对方，改变对方的想法，或者给对方提出希望和要求。
所有的论据都是为观点服务的，观点应该鲜明，表达要直白。一篇文章中如果有几个观点，一定要协调一致，不能互相冲突。要正确处理好总论点和分论点之间的关系，表达观点要讲究时效性，要有针对性，不能自说自话。
第二个层面是论据。有了观点，一定要有论据来支撑。论据就是用来说明观点的材料，也是使观点能够成立的支撑性内容，没有论据的观点是站不住脚的，而没有观点的论据也没有什么意义。
论据分为事实论据和理论论据。事实论据是对事实进行描述，包括事实的原委、证据、案例、数据、图表，能够保证观点更具说服力，更有真实性。理论论据包括理论知识、法律依据，
能够保证观点的公信力和权威性。我们可以根据表达观点的需要，灵活使用这两种论据。
第三个层面是语言和词汇。不同的行业领域，使用的词汇有所不同，想要使文章写得更加专业，就要学会使用专业术语。
丰富的语言和词汇是写作的基础。不同类型的文章使用的词汇也不一样。所以，在平时我们就要不断收集与专业有关的词汇。在选择词汇和用语时，一定要足够专业。
三、写作和修改
写作的过程，就是按照构思的框架，把有效的写作素材加以整理和组织，形成完整文章的过程。写完文章之后，一定要进行反复修改，使文章变得更加完美，描述更加细致，论述更加到位。
文章的修改对于写作来说非常重要，在修改时，要学会把握加减乘除四种方式。
加法，就是要围绕文章的完整性，包括思路的完善、素材的充实、表达的准确、格式的规范，及时补充相应的内容和要素，使文章内容要素没有缺失，论述有理有据，描述有血有肉，表达充分有效。
减法，就是要注重文章的简洁凝练，在表达清楚的前提下，做到素材精当、脉络清晰、布局合理、条理分明、内容简练、层次有序，因此，对于一些没有必要的内容，繁杂的重复，啰嗦的表达，都要进行精简，使文章不至于含糊不清、长篇大论、不知所云。
乘法，就是要突出文章的内容和要点，进行观念和观点的提炼，重要事实和数据的使用，重点内容的强调，通过去粗取精、合理裁剪、有效取舍，使重点内容更加醒目，重要观点更加突出。
除法，就是要注重语气，追求表达和沟通的效果，使写出的文章更有情商。
职场写作关注于有效沟通，所以一定要体现专业性和可接受性，要避免将个人的情感流露到文字当中，影响接受者对信息的判断。
在写作过程中，写作者一定要明确写作意图，把握对象的需求，提前在大脑中进行精巧的构思，组织有效的素材，按照要求进行写作，并根据需要进行必要的修改。只有这样，才能写出高质量的职场文章。
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