需求是整个软件项目的最关键的一个输入。需求文档作为客户和开发人员、开发人员之间进行交互的文档，它将系统的需求进行了“固化“，是需求的载体，其作用至关重要。
对需求可以从2个方面来描述，一个方面是对客户现行系统的描述，另一个方面是对未来的设想。总之无论从哪个方面描述，构成信息管理系统主要包括4个基本要素：用户角色、业务流程、需求功能、界面原先。
从用户（组织结构）角度，主要关注流程，通过流程将其他几个要素贯穿起来，需求分析人员也应该从这个角度与客户沟通。
从开发者角度，主要关注数据、商务规则（处理规则）与功能，以便系统的实现
从实施者角度，主要关注组织结构（用户）与功能，以便系统的发布与实施
一、要素（1）——用户角色
a) 即组织结构关系，包括部门设置、岗位设置、岗位职责等。树形组织结构图（图3）是描述组织结构的一种常用方法。
b) 组织结构图，可用来理厘清各部门之间的领导关系，每个部门内部的人员配备情况以及职责分工等；它是划分系统范围、进行系统网络规划的基础
c) 在组织结构图中，应将用户的组织结构逐层详细描述，每个部门的职责也应进行简单描述。
d) 组织结构是用户业务流程与信息的载体，对分析人员理解业务、确定系统范围具有良好的指导作用，取得用户的组织结构图，是需求获取的基础工作之一。
用户环境中的岗位或角色，和组织结构一样，是分析人员理解业务的基础，也是分析人员提取对象的基础。每个岗位可以进行详细描述，建议采用表格的形式，参考表3
二、要素（2）——业务流程
a) 要有一个总的业务流程图，包含哪些流程，流程之间的关系,将各种业务之间的关系描述出来每个流程包括哪些活动，每个活动涉及的岗位。
b) 对业务流程图进行详细地描述，使业务流程与部门职责结合起来
c) 绘制业务流程图的过程，实际是作业流程条理化的过程
d) 业务流程图形象直观，易于和用户交流，易于项目组内部交流，可以作为培训实施人员与技术服务人员的文档
e) 业务流程图中还可以附加一些文字说明，如关于业务发生的频率，意外事故的处理，高峰期业务频率等，不能在业务流程图中描述出的内容，需要用文字进行详细描述
三、要素（3）——功能需求
a) 将需求描述完整、准确、易于理解即可，描述的方式可以采用文字方式、语言加图形等方式
b) 对于功能需求比较复杂的系统（如超过10个功能项），可以先描述一个概要，对简单的系统可以直接进行详细描述
c) 对于用户的功能需求要进行分类，分类的方法应便于用户的理解，如按照用户部门设置情况描述每个部门的需求，如下是分类方法举例
i. 按部门分类：如采购科、销售科、计划科、生产车间、财务科、统计科、总经办等
ii. 按照功能类型分类：如单据录入、单据审核、单据查询、记账、账本查询、统计报表、系统维护等。
d) 对功能需求的分类在不同层次可以采用不同的方法
e) 对每一项功能应有一个功能编号，以便与功能规格说明书中的编号对应，对每一项功能的描述应指明输入（Input）、处理方法（Process）、输出（Output）及对此项功能的其他要求，还应注明使用此功能的岗位。对系统管理员要求的特殊功能可以在此注明，非特殊要求可以在需求规格书中详细描述。如用户权限可分级，要有操作日志等。
f) 对具体功能需求采用Use Case 的描述方式也是一种常用的方法，参加表4
g) 功能需求与性能需求是密不可分的，笼统的性能需求没有任何意义，必须具体到某项功能需求上来
四、要素（4）——界面原型
a) 捕获需求的一种有效方法，帮助用户深入细致的思考需求
b) 若时间允许，可将界面原型与数据库表，字段连接起来在，真正做出系统雏形，即快速原型法
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