开会之前，常常被领导问的是：“我们本次会议要达成的目标是什么？”

这个问题可以分为两个角度：
1.如果不开，可能导致什么后果？
2.会议开完，如何判断它的成败？

——除非会议之前有个明确的目标，否则胡乱开一场会，徒然是浪费每个会员的时间而已。

会前明确会议目的，就可提前准备相关议题议案，提升会议的效率。

明确目的，才能发挥功能！

按照目的角度进行分类，会议可以分为以下四种类别：

一、告知性会议

如果有事情宣布，大都只要一本公文通知即可，不必开会浪费大家的时间。

但是如果这件事必须由某位特别的人物宣布，或是需要特别解释活评论，或与参会人员有深切关联的，最好能够列入议程。

这种会议，会中既不需要形成结论，也不需要采取行动，参会人只需接收报告，加以讨论就好了。

二、建设性会议

有些会议专门以讨论做什么主题，这种会议就需要有新的创意。

如：商业研讨一个新的策略、新定销售目标、新的产品、新的市场计划等，都属于这类范畴。

这种策划除非每个有关部门的人员都参与，并且努力贡献力量，否则就会在日后的执行过程中，未参会的人员就会尚未达成共识，不明动机或方向，使之形成执行阻碍，十分可惜。

三、执行性会议

决定好做什么之后，接下来的问题是：“怎么做”？

这个时候，那些人该做些什么，就得在会议桌上分配清楚。

在属于建设性范畴的会议里，参会人员最大的贡献就是提供知识和见解；

在属于执行性范畴的会议里，参会人员最大的贡献是勇于承担执行的责任。

由于他们的贡献与他们本身及部属都有密切的关系，因此这种贡献显得格外有意义。

四、立法性会议

通常会议的体制必前述的几种功能来得更加重要，影响深远。

这种体制会议包括：制度（法规）、流程（规程）、条例（惯例），所有大大小小的活动，都得按照这种体制进行。

如果改动体制中的章程，有些高层（委员）就可能会觉得自己的地位受到挑衅而感到惴惴不安。
但是如果永远不改，它又无法适应时代的变迁。

因此会议的体制在何时应做何等程度的修订，一定要得有关部门全力支持才行！

想要正常发挥会议的功能，就必须明确会议的目的。

主管能够在开会前，把会议目的讲清楚，那么参会人员才有可能根据明确的目的，进行反馈、提出建设性建议、制定行动方案、或是接受任务、承担责任。