上班这么久,你真的会写邮件吗?

作者: 梅根耶 | 来源:发表于2017-03-18 18:04 被阅读406次

看邮件识人,这句话在职场中越来越管用。当你跟上级交流比较少的时候,写好一封邮件就可以让你的上下级关系事半功倍;当然,一封邮件写得好不好,也能侧面看出你的专业程度o不ok。懂汇报、够专业,是职场新人要集中提高的技能!

步入社会半年有多,职场上掉坑无数,但说到邮件这一块,还是总结了不少经验,也得到了老板和同事们的一致认可,现在趁着写文章的机会把经验总结下来,也希望能跟大家分享。

本篇文章主要从两大维度进行叙述,一个是通常情况下邮件怎么写(写邮件的主要框架),一个是不同邮件要注意什么。

一、无论什么情况,邮件的主要框架:总分总

我们先来说下general的情况下,一封邮件的框架该怎么写,怎么写才能吸引别人的注意,让别人在三秒内知道要干嘛,从而迅速地解决问题推动事情的发展。

1.开头:简短序言+希望对方做的事情

每一个人的时间都是有限的,那么在很短的时间内交代清楚事情的背景和需要对方做的事情,是非常重要的,如:a.下面这封邮件,第一句就强调了发生了什么事/背景。b.其次就是需要对方做的事情,后面几句就是希望对方确认的具体事宜

喵了一眼,写得好多邮件都不适合放上来,勉强找到了一张...

2.正文:具体内容+分层描述

第一部分用概括的语言描述背景,及希望对方做的事情后,便可以逐层铺开,写具体内容了。这一部分的展开逻辑主要是分层分点,按照《金字塔原理》的总结,可以分为时间顺序、重要程度顺序和空间顺序(步骤、组成部分等),例子可参考上个例子中的邮件正文

3.结尾:总结+提醒读者下一步要做的事

邮件的最后,主要是小结,再加上一句提醒读者接下来要做的事情。

如,经常使用的是:以上,是xxx的情况,还请您xxxx,如有任何问题,请随时联系,谢谢!

4.Tips:

1.简洁,邮件写成了很容易丢失重点,写那么长谁看哇!

2.措辞,要来回斟酌,尽可能表达到位

3.格式,尽可能分点,对齐

二、不同情景下的邮件,该怎么写?

邮件分类首先从对象上看,包括了纵向你的上司、横向你的同事、和整体你做为公司的一个代表写的对外邮件;

其次是内容类型,可以分为同步信息、请求审批、正常推动事情发展的需求、职场中常有的“踢皮球”、官方感谢函以及商务谈判等内容。

1.纵向,上级:

写给上级,无论什么类型的邮件,最起码的是敬语不能少(比如称呼这一栏,可以写xx总,可以写xx姐/哥)

a.同步信息:

i.项目进度的同步信息或汇报邮件,开头务必要把事情的背景和目前的最新进度或进展情况抛出

ii.其次,正文可以尽可能详细,但也要注意有重点。

b.请求审批:

i.框架同上,先把需要审批的事情放前面,其次把原因/事情的缘由按照分点的顺序进行撰写。

ii.值得一提的是,如果这个邮件需要由你的上级再往上申请的话,你务必务必要多花心思来写,因为你写好了,你老大就可以直接复制粘贴来发给他的上级审批啦!

2.横向,同级:

a.正常推动事情发展:

i.正常写邮件,总-分-总

ii.如果事情很紧急,很重要,请在最后一段,用颜色标注时间优雅地让对方尽可能地在这个时间段内完成。

优雅地催,就是要告诉对方,这件事很重要,需要立刻办。

b.踢皮球:

其实,我也不是很会踢皮球,毕竟刚毕业没多久,但是有时候领导让你踢你就得踢,而且要优雅大方地踢:(这里列举得例子可能不是很恰当,但是注意事项还是可以留意的)

i.先下手为强,不是你的活你不做,赶紧在邮件里面回复强调请谁谁谁帮助

ii.但是,你又不可以表现得太明显让别人看出你不想干活,那就使劲扯原因,为什么这个活是xx做而不是你在做。比如,

@xx,感谢xx去年给予的帮助,在您的帮助下事情推动得非常成功!这一次我们又要做类似的事情了,具体情况是...,希望依然在您的帮助下得到这个事情的发展!

@yy,yy,xx是这个项目现在的对接人,今后有事情请随时与xx沟通,辛苦!

iii.踢皮球还有一个很重要的点在于,你必须自己hold住所有的事情和争执,不能让老大出面,老大出面踢皮球,傻子都能想到。

3.整体,对外:

整体对外官方邮件,分为感谢函、邀请函、商务谈判等类型,接触不算多,但是总的来说有几点注意事项:

i.措辞务必礼貌大方,对外国人英语务必商务,对政府必须官腔如:贵局、刘处、感谢、辛苦、莅临、事宜等

ii.商务谈判中,务必明确自己的位置,感情不能太热烈,要时刻记住保护自己的利益。比如你跟对方谈费用谁cover的事情(就拿第一个例子举例,对方非常希望邀请贵司参赞,但是你没有钱,你希望他们cover)那就不能表现出你们太愿意做这件事,又要礼貌地感谢和推动事情发展,所以邮件中有一句很关键的话是“xxx亦重视本次展会。”里面的“亦”可谓是点睛之笔。

以上,就是我毕业半年来写邮件的感想,还请多多包涵,如果对你有用,点个赞吧!

梅根耶

2017/03/18


相关文章

  • 上班这么久,你真的会写邮件吗?

    看邮件识人,这句话在职场中越来越管用。当你跟上级交流比较少的时候,写好一封邮件就可以让你的上下级关系事半功倍;当然...

  • 你真的会写邮件吗?

    作为现代职场的office人员,每天一上班,电脑开机后的第一件事就是——打开邮箱! 我们每天面对电脑8-12个小时...

  • (干货)你真的会写发邮件吗?

    1 做公号时间长了,偶尔会收到一些读者的来信。 这些邮件,除个别写得礼貌客气,让人心生好感外,多数简单粗暴,让人不...

  • 你会写邮件吗

    写邮件很容易?的确不难,但是要在工作中写好一封邮件也很不容易。邮件是大部分公司日常工作最常用的工具,对于刚入司的新...

  • 职场|你会写邮件吗?

    部门来了三个新人,各有千秋。且用ABC来代替,入职日期相差一周左右。 刚开始没什么印象,几次邮件接触下来,有个共同...

  • 关于写邮件读邮件执行邮件任务的注意事项

    你会写工作邮吗?你会读工作邮件吗?你知道如何执行邮件任务吗?你遇到过各种反复的执行同一任务的低效事件吗? 关于写邮...

  • 二分查找代码实现

    from 你真的会写二分查找吗?

  • [iOS] Podfile 多 target 的配置

    使用 ruby语法 相关文章 你真的会写Podfile吗?

  • 你真的会写java吗?

    文章核心 其实,本不想把标题写的那么恐怖,只是发现很多人干了几年java以后,都自认为是一个不错的java程序员了...

  • 你真的会写JAVA吗?

    文章核心 其实,本不想把标题写的那么恐怖,只是发现很多人干了几年java以后,都自认为是一个不错的java程序员了...

网友评论

    本文标题:上班这么久,你真的会写邮件吗?

    本文链接:https://www.haomeiwen.com/subject/whgunttx.html