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《沟通圣经》第1节 做好准备再说话

《沟通圣经》第1节 做好准备再说话

作者: 星空_8d78 | 来源:发表于2019-08-21 11:32 被阅读0次

《沟通圣经》一书,将为你揭示沟通的全过程,并且从听、说、读、写四个方面给出全方位的建议。

本书的作者是尼基·斯坦顿。作为一位杰出的咨询顾问,尼基·斯坦顿涉及的领域包括管理、沟通、商业英语、领导和团队发展,并在校园里教授沟通课程。

我们每一次沟通,都试图达到四个目标,这四个目标分别是:被接收、被理解、被接受、使对方采取行动(改变行为或态度)。

这四个目标中,只要其中任何一个失败了,那么沟通就会失败,这种失败往往会转化成“我说的话,你听不懂吗?”

但是,你是否想过,为什么自己说的话别人总是听不懂?影响我们沟通的因素到底有哪些?

在语言沟通中,我们往往会使用语言和文字,但语言和文字,不过是一种表达想法的代码,只有双方都赋予这组代码相同的意义时,沟通的内容才能被理解。

但是每个人的诠释往往都有一定的差别。这就意味着,在语言的沟通中,难免产生误读。比如,如果你喜欢攀岩,那么“危险”这个字眼对你的意义,和对三岁小孩父母的意义,是绝对不一样的。

除去语言文字误读的障碍之外,在沟通中,还会有很多因素导致沟通效率下降。

1. 感受不同:感受不同,往往也是许多沟通障碍的根源。我们如何看待这个世界,大部分取决于我们过去的经验,因此不同年龄、国籍、文化、教育、职业、性别、地位、个性的人,对于同样的情境会有不同的感受。

2. 妄下结论:我们往往只看到自己预期会看到的,只听到自己预期会听到的,而不是完整接收实际存在的整体,其结果常常就是“捕风捉影”,妄下结论。

3. 刻板印象:我们必须从经验中学习,因此我们常倾向于把人归类在特定的框架中。比如,你第一次见某人的时候,那个人表现得很傲慢、很霸道;那么,在下次见他的时候,你往往会在心里给他一个“自大狂妄”的标签,而忽视他这一次的表现。

4. 缺乏兴趣:沟通过程中最大的一个障碍,就是对方对你的信息缺乏兴趣。我们很容易做出一个错误的假设——我们自己关心的事,别人也一样关心。如果你发现对方兴趣缺乏,那么就需要调整传达信息的方式,去迎合对方的兴趣和需求,而不是不断地说下去。

5. 缺乏知识:如果对方的教育背景与你很不一样,或是对谈话主题了解极少,要有效沟通就很困难。这时你就必须了解双方的知识差距,妥善调整沟通的方式。

6. 表达困难:如果你找不到恰当的文字来表达你的想法,势必会影响沟通的过程,这时你就得增加自己的词汇量。如果是缺乏自信所造成的表达困难,则可以通过事前的准备和计划来克服。

7. 情绪:人在情绪激动的时候,往往会陷入情绪的漩涡中,无法接受不一样的信息。所以,要学会把最愤怒的时候想说的话收住,避免在情绪激动的时候跟他人沟通,以免语无伦次或口无遮拦。

8. 个性:“个性不合”是沟通失败最常见的一种原因。我们也许无法改变他人的个性,但是至少我们可以掌握自己的个性,看看改变一下自己的行为,是否能够使彼此的关系更和谐。

怎样才能实现更好的沟通呢?

第一条律令就是,三思而后行。在开口说话之前,我们需要想一些问题。

第一,原因(目的)。想清楚沟通的目的将有助于我们更好地进行沟通。

具体而言,可以从以下几个方面进行考虑:

1. 我为什么要进行这次沟通?2.我沟通的真正原因是什么?3.我希望以此引起什么结果?改变对方的态度或看法?4.我希望在沟通之后对方会做些什么?5.我的目的是什么?告知、说服、影响、教育、同情、娱乐、建议、解释还是刺激想法?

第二,对象。在引起沟通障碍的因素中,我们谈到了感受不同、缺乏知识、缺乏兴趣和个性不同都会造成沟通障碍,这就要求我们在沟通前要明确且了解自己的沟通对象。

例如:1. 谁是我的听众?2. 他是什么样的人?有什么样的个性、教育背景、年龄、地位?3. 他对信息的内容可能会有什么样的反应?4. 他对信息的主题已经了解了多少?很多?不多?完全没有?比我知道得多还是少?

第三,时间和地点。在这个问题中,我们需要去思考:

1. 对方会在哪里接收我的信息?是在办公室里,随手就可以取得相关的数据,还是远离相关的场所,所以我可能需要再提醒他们相关的事实?2. 我的信息处在整个事件的哪个环节?我在回答对方的问题吗?这是对方第一次听到这个主题或问题吗?3. 我跟对方的关系如何?信息的主题是引起我们意见不和的原因吗?整个气氛是紧张还是和谐?

第四,内容。基于上述几个问题,我们应该去思考在这次沟通中,我们需要说些什么。

这并不仅仅是简单的“我要说什么”的问题。它应该包括:1. 我到底想说什么?2. 我需要说什么?3. 对方需要知道什么?4. 哪些信息我可以省略?哪些信息我一定要包含,以达到清晰、积极、简洁、正确、礼貌、完整的原则?

第五,方式,也就是怎么说的问题。在我们想明白说什么之后,我们需要综合以上各个因素考虑说话的语气和风格,以及信息传达的方式。比如:

1. 如何传达我的信息?用文字,用图片,还是两者都用?用什么样的文字,什么样的图片?2. 什么沟通媒介最合适?书面还是口头?电子邮件、便条还是通电话?写信还是碰面会谈?书面报告还是口头报告?3. 如何组织各项重点?是用演绎的方式还是用归纳的方式?4. 如何达到预期的效果?我该采取什么语气,以达到目的?我应该采用或避免哪些字眼,以产生恰当的语气?

在回答这些问题时,我们还需要注意一点:不要只从自己的角度看事情,要记得对方可能会有不同的观点。

沟通内容的撰写分为七个步骤。

第一,写下目的:把你希望达到的目的写下来,用一到两个句子即可。把它摆在眼前,这样会有助于你之后组织信息的内容,并避免离题。

第二,收集信息:把你觉得需要提出的想法或重点全部写下来,尤其是如果你的信息篇幅很长的话,例如书面报告或口头报告。需要注意的是,在这个阶段,你只需要选择重要的相关信息,舍弃不相关的信息。

为了更好地选择重点,我们可以从三个角度进行思考:1.这跟我的信息真的有关系吗?2.我的听众真的需要这些信息,才能理解我的信息吗?3.这真的有助于我达到目的吗?

第三,把信息分类:把相关的信息归为一类。把各项信息按照类别重写一次,不妨再加上一个标题,每个类别稍后可能就会各自成为一段或一节。同时需要注意,一个段落应该只有一个主要的想法。

第四,决定顺序:把笔记上的各个类别按照某种逻辑顺序排列出来,方便读者理解。

常见的内容排列顺序有:

1. 时间顺序:由于在商务场合上需处理的事务都有一个时间顺序,因此我们很容易就想到采用顺叙法,在某些状况下,“顺叙法”的确是最合适的做法,但不要盲目采用,务必先看看各类信息之间是否存在其他的逻辑关系。

2. 空间顺序:空间顺序多用于描述机械、建筑、家具、地理位置等。按照空间呈现各项信息,例如从北到南、从上到下、从左到右、从高到低、从内到外、从近到远等。

3. 按照重要性:按照重要性可以做内容的递减或者递增,也就是我们常说的演绎法或者归纳法。不过,商务书信中通常不建议采用“重要性递增法”,除非是以说服对方为目的的书信,这时这种做法会很有效果。

4. 复杂性递增法:先提出简单的信息,渐进到复杂的信息。

5. 熟悉度递减法:从“已知”的信息渐进到“未知”的信息。

6. 按照因果关系:“因为……,所以……。”也就是先说明原因,再说明结果。7.按照主题:有时候各类信息之间似乎没有明显的逻辑关联,这时唯一的做法就是按照主题逐项说明。

第五,制作大纲:完成前面四个步骤后,其实就已经有一个现成的大纲了。但是如果内容很多,最好再把这个大纲清楚地写在纸上或打在计算机屏上。

第六,撰写初稿:在撰写初稿的过程中,先不要担心风格和用词的问题。在这一阶段,完成比完美更重要。

第七,编辑初稿和完稿:在这一过程中,需要我们从对方的角度来阅读稿子。站在对方的立场,看看有没有含糊不清、错误、用词别扭的地方,有没有恰当的连接词,以协助对方掌握前后关系。此外,在文字风格上,力求简洁清晰。例如,不要让句子过长、一个段落,只表达一个主要的想法,尽可能多的使用对方能够理解的词语等。

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