学会开会，事半功倍

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作为一个软件行业的从业者，必定需要经常的开各种各样的会议，尤其是疫情之后，线上沟通成为了常态，那么线上会议也成了另一种重要的工作方式之一，如何能够高效的开一次会，就成为了职场人必备的能力之一。

做好会议的规划管理，对于一个职场人来说非常的重要，有时候你是以发起人的身份要求别人帮你安排一次会议，有时候你是参与者去参加一次会议，也有可能你会作为会议的主持人去引导会议。无论从哪个身份哪个角度来讲，都需要有能力去操控一场会议来达成既定的目标，那么我们应该如何开会呢？

会前准备：准备并发布会议议程

• 在开会之前，要根据会议的要求和目的，编制好会议的议程，明确会议的主题、时间、地点、参与人、会议的要求等核心的要素，通过邮件等形式将议程发布给对应的参会人，如果有需要提前熟悉了解的材料，可以作为附件一并发送，并要求与会人员与会人员提前做好功课，避免会议现场熟悉材料导致时间延长，效果不佳的情况出现

• 在会前的一天，还需要再次与所有参会人确认并提醒，以确保所有人员能够准时参会，如果出现异常情况导致重要角色无法参会，则要考虑调整会议议程。

• 会前半小时到一小时之间再做一次提醒，尤其是高层管理者参加的会议，管理者的时间不可控，经常被日常的各种请示汇报的事项给打断，或者接待来访导致的时间延迟，为了确保会议准时开始，必须高频度的提醒和确认，否则大部分人到场等候，核心参会人员迟迟不能入会，便会导致非常不必要的浪费和负面效果

  
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会议时间：确保会议在规定的时间内开始结束

• 会前已经做了很多铺垫，目的就是为了确保会议能在规定的时间内开始，以免影响所有人的工作日程安排，同时也必须在规定的时间内结束，防止拖沓冗长的会议没完没了。

过程控场：主持人作为关键角色必须具备控场的能力

• 会议过程中经常出现跑题的情况，一个议题引发了周边N个议题的讨论，导致整个会议发散过度，听的人莫名其妙，讲的人滔滔不绝，本来是讨论A的话题，不知不觉就讨论到了B，最后可能所有的事情都没有结果，不了了之。此时主持人必须发挥相应的控场作用。引导所有人聚焦主题，深入讨论，形成观点和结论为目的，避免发散和无关话题的引入，确保在规定的时间内完成规定的议题的讨论。

• 会议过程中还可能出现冲突，有可能一次会议的参与者关于这个话题持完全相反的意见，无论是观点不同，还是出发点导致，都会引发一些激烈的争论和冲突，此时也必须由主持人站出来引导场面，处理冲突，缓解气氛，若问题难以在本次会议上得到结论，则可以搁置争议部分，讨论可以向下继续沟通的内容，或者引导高层决策者出面给出明确的意见导向，总之不能任由冲突自由发展，既浪费时间，又显得场面尴尬。因此作为一个主持人，必须具备综合的能力来掌控全局，一个能力强的优秀主持人可以超越与会者的角色，全程操控过程和节奏，引导会议成功的开始和结束并达成目标。

会议记录：会议过程中必须形成完备的会议纪要和结论

在会议过程中，必须有专职的人员记录会议纪要，核心的内容，明确的观点，重要的结论都必须进行完整准确的记录，最终形成会议纪要。一般的会议记录内容会氛围如下几类：

• 记录：记录关键的过程和节奏的内容，用于备查、发布以及后续讨论等
• 结论：明确的会议结论必须用准确的词句描述完整
• 任务：有的时候会议会形成相应的任务，此时要明确任务的内容，目标，执行人，时间点，以备追溯跟踪

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会后跟踪：会议过程中形成的结论要跟踪推进

开会的目的是解决问题，会议中会要求形成结论，明确任务，那么结论和任务要准确的体现在会议纪要中，在会议结束之前，要跟与会人进行确认，每一个事项与对应的责任人确认清楚要求，目标，时间节点和责任人，得到反馈后，正式的纳入到会议纪要，会后通过邮件等正式形式发布给所有参会人，并明确每一项任务的跟踪节奏并在实际的工作中持续跟踪本次会议的结论直至所有目标达成，会议的目的达成。至此才算是一次完整的会议和成功的会议。

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从遇到问题发起会议，到会议过程讨论问题并形成结论，再到会后的确认和明确任务的处理过程，一直到最后的结论跟踪目标达成，问题得到解决，会议的目的至此才算是最终的结束。

以上就是一次到底要如何组织一次成功的会议的全过程。多年来，作为强迫症患者，我个人基本上不会让会议超时，前后5分钟内必须结束，这个习惯一直坚持到现在，想想，已经很多年了...