我们期望的状态
场景一：电脑资料越来越多，真想找个东西又费时费力，有木有？
场景二：手机容量越换越大，还是不够用，速度越来越卡，有木有？
场景三：下了一堆APP，加上手机自带的APP，翻起来3屏都打不住，有木有？
场景四：订阅了一堆觉得有用的公众号，看起来感觉跌入汪洋大海，应接不暇，有木有？
场景5：微信通讯录里一堆人，经常错过小窗，或者看着名字想不起来是谁，忘记了当初是咋加的，有木有？
场景6：朋友圈完全刷不过来，删除拉黑屏蔽还有很多，我到底应该看点啥？
现在中国成年人大多都是低头族，每天花在手机和电脑上的时间非常多，我曾经就被这些问题困扰过，深感时间利用效率低，知识管理有效性不足。最近特意请教了一位知识管理专家，一个小时的沟通，颇有醍醐灌顶的感觉，学到了三个非常好用的妙招，分享给大家，希望有所帮助。
妙招一：靶向锁定，命名是知识管理的支点。
主要来说说电脑里的文件命名（是文件命名，不是文件夹命名哦，为什么要区分，看完全文你就明白了）。
请问，如果你要在电脑里查找一个资料，总共需要几步？答案：一步。
不可思议吧！按照我们传统的习惯，知识管理是要层层归类的。就像图书馆的书目一样，先打开一级文件夹，再二级文件夹，再三级……聪明一点的，会把文件夹发送到桌面快捷方式，直接一步就可以进入，但要找到相关主题的文件，还是要层层点击。
知识达人教了我一招，一步就可以找到所有和主题相关的文件，简直一招毙命，我佩服得五体投地，那就是学会命名文件。
三个妙招，助你快速整理电脑和手机，大幅提升效率 ——个人知识管理提速增效手册（之一）
在他的知识管理方法论中，知识管理有三个环节：获取，整理，再利用。文件存储的关键不在于看起来井井有条，而在于能够高效准确地调用，所以从头分类整理编号是浩大但却效率低下的工程，而且随着知识的跨界趋势，分类标准更加多元，很多资料也很难只归类到一个领域，最有效的解决方案就是，在文件命名上下工夫。
他给到的命名建议是：日期+作者姓名+内容主题关键词+推荐评价，其中前三项是必须的，后一项是加分的。你在命名的时候可以设想一下，你可能会调用这份文件的场景是什么？哪些关键词是必须要设置的？以终为始，good input, good output.
举个例子，这位知识管理专家是从事房地产行业的，手里有无数沉淀下来的优质报告，他就是按照这个规则，能够一次搜索迅速调出和某个机构相关的某一类型的报告，而且还能看到自己对
这份报告价值点的评价，你说效率高不高。
给我的启发：我是从事生涯规划咨询的，电脑里有大量的学习素材、来询者资料和报告。如果有一天我要做一个关于女性生涯平衡主题的沙龙，我会怎么搜索资料呢？按照原来的习惯，找理论模型，找案例素材。可能锁定这些文件就要花费10-15分钟，如果我遵循了这个命名规则，我可能一步搜寻出来的文件是：
20170105 新精英 生涯平衡 工具 模型 带图
20170228 某老师 女性 天赋优势 生涯平衡 重在整合 优势教练 新思路
20170425 某来询者 生涯咨询报告 案例式 女性 生涯重定位 生涯平衡 转型 全职妈妈 出路
20170601 某被访者 职业访谈 女性 自由职业 亲子教育 讲师 生涯平衡 全职妈妈 复出
这样是不是一目了然。名字对了，一步到位。这比文件夹清晰干净更有效。这就是“靶向定位”。（我是医疗行业出来的，借用了肿瘤治疗中的“靶向”概念，不熟悉的话可以问度娘）。
对了，怎么搜索，请看下图，记住，不是在电脑开始键的“搜索程序和文件”，而是在打开的某个硬盘界面的右上角，有一个搜索框，输入进关键词（关键词可以不止一个，不同关键词当中打空格），所有相关的文件全部呈现。
三个妙招，助你快速整理电脑和手机，大幅提升效率 ——个人知识管理提速增效手册（之一）
妙招二：分类聚焦，用好电脑文件夹、微信联系人备注及标签、微信收藏标签。
1.电脑文件夹。上面说了这么多，并不意味着说电脑里文件夹的梳理就不重要，文件夹设立和命名的目的和文件命名不同，根本的价值在于分类，迅速缩小搜索范围。
如果需要系统化的流程和主题梳理，那么文件夹是非常重要的，思路参照书的目录。
2.电脑照片。手机时代，图片量激增，如果按照妙招一，工作量太大，没有必要，用分类的方式会更实用。分类的时候仍然要考虑到应用场景。比如，很多家长都有给孩子打印成长册的需求，所以文件夹可以是：宝宝一岁，宝宝两岁…… 也可以是：宝宝单人， 三口之家，祖孙三代……；
知识创业者必读：很多写作者需要不断搜集适合自己的文字的图片，也可以按照主题和需求来建文件夹，比如：公众号头图、生涯模型图片这样平时看到合适的素材都可以迅速整理进文件库，需要用的时候就不会“巧妇难为无米之炊”，仓促网上搜搜了事。
3.微信联系人备注名和标签。手机微信已经成为现在人们的主要沟通渠道，微信联络的频率远远高于手机电话。
千万，千万，千万不要直接用联系人自己的微信名，一定要加备注名。比如我的英文名是Lily, 我相信你一打开通讯录搜索“Lily”，估计能跳出来不下10个，碰上不用自己照片做头像的，
还得一个一个打开朋友圈去看。还有活泼的小伙伴经常修改自己的名字，真有急事要找，也是蛮跳脚的。怎么命名呢？同样也是以终为始，考虑到搜索场景+惯用称呼+链接因素。例如：某某公司某某销售候选人老乡。鉴于微信备注不宜过长，所以拣重要的写。写不下的，考虑写在“备注信息”的“描述”里。
微信联系人标签的作用也是分类，既可以做命名的补充，也有一个无与伦比的功能，就是屏蔽这一分类的读者，至于什么情况下用，我相信你懂的。
知识创业者必读：1）知识创业者多数积极参与各类学习社群，并且喜欢在其中链接志同道合的小伙伴，一定要在第一时间设置标签和备注名，而且标签可以不止一个。这样会大大有利于人脉资源的利用。举例，我在新精英“选对”导师群里结识的小伙伴，我就会备注：新精英 选对 名字 专注领域，标签里会设 生涯咨询小伙伴、行业、职能分类等，这样不仅能交流生涯咨询的内容，还能作为职业访谈的资源库。2）自己当群主的社群（特别是付费社群），一定要在名字前加个标识，这都是真爱VIP啊，有需求可以第一时间回应。
4.用好微信收藏和标签。1）看到好的内容想精读怎么办，收藏，记得，也要第一时间添加标签分类，并且定期清理，价值不大的取消收藏，有用的可以收入资料库，方法很多，例如云端笔等等，本文暂不详述。2）常用信息，一定记得存个标签。比如地址、邮箱、自我介绍、课程大纲等。
知识创业者必读：因为微信链接随时都可能产生商业需求，所以收藏里放好自己的自我介绍，课程大纲，会大大提升沟通效率、树立专业形象。
5.妥善整理手机图片。手机图片过多，是手机越用越慢的两座大山之一（另一个当然是微信）。请务必定期整理，导入电脑保存，建议频率一周一次，最多一个月一次。如果一些图片手机需
要继续保留使用，可以在手机相册里建主题文件夹，方便调用。举例：我经营两家小镇客栈，经常会分享一些实拍的客栈美图，就在手机上专门建立文件夹“能妈客栈”，这样方便调用。
妙招三：不错过重要内容，用好屏幕快捷方式。
1.电脑的就不多说了，常用的直接发送文件或文件夹快捷方式到桌面。
2.重点来说说手机APP和订阅号的快捷方式。1）最常用的APP放第一屏，比如微信、支付宝等；2）不用又删不掉的拉在一个文件夹里，这样节约屏幕空间，特别是手机自带的；3）订阅号置顶基本没用，必读的公号添加快捷方式到桌面，确保不错过每一个更新。4）用好手机屏幕最下面的四个快捷键，无论翻到那一屏，这四个都在，可见都是最常用的。举例：一般手机初始设置“联系人”基本都是放在这个位置的，但对我来说基本不打电话，我就把这个替换成“支付宝”了，方便随时付款。
三个妙招，助你快速整理电脑和手机，大幅提升效率 ——个人知识管理提速增效手册（之一）
知识创业者必读：通常大家都订阅了大量公号学习，一一看过来确实很花时间，而且有有价值的公号列表需要新陈代谢，重新整理订阅号是一个庞大的功能，不如化繁为简，把这个阶段你特别想阅读的公号直接放到桌面快捷方式（通常是2屏或3屏），这样一旦有碎片化时间，不用去找，立马就可以快速锁定，进入学习状态。同理，特别需要链接的伙伴也可以把微信名片发送桌面快捷方式。举例：我就把“生涯研习社”和我所关注的几位优秀咨询师的公号放在手机桌面上，便于学习。不过，貌似苹果的系统不支持公号发布桌面快捷方式，555。
5.微信里的置顶功能大家应该都很熟悉了，用在微信群和联系人上还是很合适的，不作赘述。
知识管理者必读：阅读朋友圈用好“搜索”功能，特别是分享了自己的文章后，用搜索功能能看到所有转发过此文的朋友信息，这些都是真爱粉，一定记得点赞和留言哦。
一不小心，写了这么多，一句话概括，就是以终为始，了解知识管理的意义和价值所在，迅速缩小范围，锁定目标信息，提速增效。针对开头的几种场景，对应三个妙招：命名是知识管理的支点，靶向锁定，分类聚焦，快捷方式。
当然个人知识管理提速增效还远不止这些。这只是知识管理的显性部分——资料整理，还有隐性部分——人脉管理等，后续我还会继续写文分享。
如果你觉得文章对你有启发，欢迎多多转发。当然最重要的是，一定要给我留言，讲讲你在知识管理中遇到的问题，我会继续请教知识管理达人并持续做梳理分享。如果能分享你的知识管理成功心得，那就更棒了！
好好学习，天天向上！
作者介绍：Lily能妈
职业生涯规划&小镇客栈掌柜
三个妙招，助你快速整理电脑和手机，大幅提升效率 ——个人知识管理提速增效手册（之一）
Lily能妈，家有6岁男娃一枚，10年知名外企人力资源管理经验，2年阶段性全职，3年创业、自由职业经验，探索和践行女性不同生涯阶段的多元角色整合与发展。
国家二级心理咨询师、国家认证生涯规划师、OH卡执行师，在生涯规划中整合心理咨询、OH卡潜意识探索，支持来询者开启人生的多元可能。作为大学生职业发展项目公益导师、方得咨询公益咨询团成员，妈妈再出发平台发起人之一，积累了丰富的生涯咨询经验。
咨询风格：亲和有洞察力，特别关注女性美好生涯规划。
如有职业规划咨询或培训需求，欢迎添加微信rumuchunfeng429
也欢迎到能妈客栈No.1@乌镇雅园和No.2@海边阿那亚做客！
践行：更快乐地工作，更幸福地生活，人生可以更美！
网友评论