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记性不好?效率低下?试试“GTD”时间管理大法!

记性不好?效率低下?试试“GTD”时间管理大法!

作者: 陈想吃时间管理 | 来源:发表于2020-02-25 12:08 被阅读0次

上一期说到,高效的方法很简单:重视你要做的事情,并远离手机和刷剧

但这个方法不太现实:

1、所有的事情都重视,就没有真正的重视;

2、现实环境并不允许我们远离手机或其他碎片化的事物。

于是,本期打算分享下可实施的高效方法。

这里说可实施,而非行之有效是因为每个方法都有其局限性,且个体情况不同,没有完全有效且通用的方法。我个人也是在践行中不断改进的。

下面进入正题:GTD教程

对GTD的误解

大部分听过时间管理的人,应该都听过GTD(Getting Things Done)。但普遍上大家都存在以下误解,我也不曾例外。

1、认为GTD是待办事项,计划好每天要做的事情,更加充分的利用时间

2、认为GTD是番茄钟,可以让自己更加专注(关于番茄钟的本质和教程,我后续会更新,扫码关注哦

诚然,这是GTD的功效,但并非其本质。

GTD的本质是节省脑力

GTD的本质是:节省脑力。

日常生活中,我们总是浪费大量时间在回想上,比如去到了超市却忘记了要买什么。

而GTD认为这些信息,可以用软件或纸笔来记录,待执行时再关注这件事。自然就带来了另外两个效果。

1、不用记忆,节省脑力,思考更加流畅(后续会更新改善思考的方法,扫码关注哦)

2、专注当下,提高效率。

如何使用GTD

为了方便解说,这里我以Things3为工具做演示。

但GTD并没有工具限制,用纸笔亦可。许多研发公司使用的Jira亦可。

(一)设置收件箱

收件箱是用于收集各种信息的。比如灵感、优惠券、邮件、任务等,总之是一切待处理的信息。

记录信息时,要简洁明了。

(二)对收件箱中的信息进行判断

判断的目的是对信息进行归类,方便下一步操作。归类的方法是根据5个问题,为信息打上不同“标签”。

Q1:这是什么?

一眼快速扫过,理解所记录的信息。如果发现有一时理解不了的,就需要补全信息。

比如我将上方的“买咖啡”补全为“提醒xx帮我买咖啡”。

理解信息后,进入Q2。

Q2:最近能否执行?

我个人是以3天为标准,若能执行,则进入Q3;

不能执行,则选择无用信息、有用信息、可能会做其中一个打上标签。

Q3:能否2分钟做完?

以2分钟为判断标准是因为,这个时间与正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

若能完成,则打上2分钟标签;

若不能,则进入Q4。

Q4:能否一步完成?

“一步”是指已拆分至最简化的任务,如“吃鱼肝油”。

“多步”是指可继续拆分的任务,如“写论文”。

若能一步完成,则进入Q5;

若不能,则打上多步标签。

Q5:谁来完成?

若是自己完成,则打上自己做标签;

若是别人完成,则打上别人做标签。

(三)清空收件箱

制作几个清单,将收件箱中的信息按标签移至对应对应清单。

1、垃圾箱:将无用信息标签删除

2、存储箱:存放有用信息标签

3、心愿单:存放可能会做标签

4、立刻执行:存放2分钟标签

5、执行清单:存放自己做标签,并标上执行日期

6、等待清单:存放别人做标签

7、项目清单:存放多步标签

8、为项目清单里的任务新建一个清单页

将其拆分成更细的任务,并打上对应标签。

(四)复查是否有遗漏或错误

这是GTD中最重要的环节,检查前3个步骤是否有遗漏或错误。

复查的频率并无固定,只要能保持工作效率即可,我个人的频率是每天一次。

我们可以通过5个步骤来复查

1、「收件箱」是否清空?

2、「心愿单」中是否有最近打算执行的?

3、「等待清单」中的进度是否有变化?是否需要催促?

4、各「项目清单」中的进度是否有变化?有新的任务吗?

5、各清单是否有已完成或作废的任务?

(五)按顺序执行任务

执行顺序:

1、「立刻执行」清单

2、执行日期为今天的任务

3、突发的紧急任务

4、「执行清单」上的任务

(六)其他tips

1、定期清空收件箱,我个人是每天晚上将收件箱中的信息转移至其他清单

2、不必执着于好看的工具、模板或本子,避免花太多时间,根本目的是节省脑力

3、刚开始使用GTD可能不熟练,归类时会花较多时间,熟悉后,自然不怎么花时间

GTD给我带来的改变

1、避免无所事事,心愿单里有大量的事情可做。

2、更加考虑学习的条件化,即所学的知识可以用在什么地方?

很多时候我们学习一件东西,仅仅因为感兴趣,但学完之后没有用武之地,很快便遗忘了。

GTD可以让我冷静下来,将想做的事情,放在心愿单几天后再去翻,就没有当初那么冲动了。

更加会考虑,学习的条件化,学习这项内容可以帮你解决什么问题?(后续会学习的条件化的教程,可以提高学习效率,扫码关注哦)

GTD的局限性

1、GTD的本质是节省脑力,如果你完全不忙、精力充沛,那GTD对你无效;

2、如果你堆积的事项特别多,那GTD就崩溃了,想象一下,你的执行清单或心愿单里有200个事项。

解决办法就是,找一个周末的午后,对这两个清单的内容做复查。

ps:最近有朋友问是否有办法解决失眠?下期我们聊聊睡眠这件事。(扫码关注哦)

END

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