Excel 的 4 级保护形式和使用教程

当同一个文件共享给多人时，你可能希望其中部分数据不被更改。但是由于 Excel 的灵活性，可能因为误操作等情况，导致数据会被更改。而且工作簿保存关闭后，更改部分就无法进行撤销。

好消息是，Excel 为我们提供了多种内置的保护方式，满足我们多种需求。今天我们学习 Excel 提供的 4 级保护形式，并学会如何使用它们。

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文件级别：设置打开密码

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给 Excel 文件设置打开密码后，只有正确输入密码才能打开工作簿进行进一步编辑。设置打开密码步骤如下：

设置打开密码

1.点击功能区“文件”命令按钮，进入后台视图。

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2.在后台视图信息选项页面，点击保护工作簿，在弹出的快捷菜单中选择“用密码进行加密”选项。

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3.在弹出的“加密文档”菜单中，两次输入设置的密码，完成密码的设置。

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取消打开密码

与设置打开密码步骤一致，在最后一步“加密文档”菜单中，将密码框留空点击确定，即可取消当前打开密码。

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文件级别：设置只读模式

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Excel 文件设置成只读模式后，工作簿只能被查看，不能被编辑。设置只读模式具体步骤如下：

设置只读模式

1.点击功能区“文件”命按钮，进入后台视图。

2.在后台视图菜单中，点击另存为，调出另存为菜单。

3.在另存为菜单，点击工具命令中“常规选项”选项，调出常规选项菜单。

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4.在常规选项菜单中，使用下列方法设置只读模式：

方法一：设置修改权限密码，只有输入密码才能编辑，否则只读模式查看。具体方法是，在修改密码权限框，输入密码点击确定完成。

方法二：在建议只读选项前打勾，这时候只能查看，无法编辑。

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5.常规选项设置完毕，点击保存命令，保存工作簿。

取消只读模式

使用相同的方法到常规选项菜单，删除修改权限密码或者建议只读选项去掉勾，后保存工作簿，即可取消只读模式。

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工作簿级别：保护工作簿

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如果保护了工作簿结构，用户将无法插入、删除、重命名、移动、复制、隐藏或取消隐藏工作表。

保护工作簿

1.转到功能区→审阅选项卡→更改命令组，点击“保护工作簿”命令按钮。

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2.在弹出的保护结构与窗口菜单中，结构选项前打勾，点击确定。如取消保护操作需要密码才能进行，则在密码框输入取消保护的密码。

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3.完成保护工作簿结构操作。

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取消保护

转到功能区→审阅选项卡→更改命令组，点击保护工作簿命令按钮，即可取消保护工作簿。

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工作表级别：保护工作表

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保护工作表命令位置

位置一：功能区→审阅选项卡→更改命令组

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位置二：右键点击工作表标签，在弹出的快捷菜单中。

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保护工作表操作

1. 点击保护工作表命令按钮，调出保护工作表菜单。

2. 在“取消工作表保护时使用的密码”框中输入密码，当取消保护工作表时要求输入。如果改密码框留空，则取消保护工作表时不需要输入密码即可取消。

3. 在下方的操作列表中，允许用户进行操作前打勾。不打勾的操作，用户无法进行。

4. 点击确定完成保护工作表。如设置密码，需要两次输入密码确定。

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取消保护工作表

当工作表在保护状态时，原“保护工作表”命令变为“撤销工作表保护”。在功能区或工作表标签右键弹出菜单中，点击“撤销工作表保护”命令按钮。

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情形一：如未设置取消工作表保护密码，则可以直接取消保护。

情形二：如设置了取消工作表保护密码，则在弹出的“撤销工作表保护”菜单中输入密码，取消保护。

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单元格级别：锁定单元格

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锁定单元格与保护工作表功能组合使用。锁定的单元格只有在所在工作表设置成保护状态时才生效。

默认情况下，工作表所有单元格是保护状态。

针对指定单元格或区域，可以选中该区域，右键点击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，点击保护选项即可查看保护状态。

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当单元格不在锁定状态时，保护工作表对改单元格不会有保护作用。

总结

以上就是 Excel 的 4 级保护形式，每一种形式保护的范围逐级递减。在工作中根据实际的需求，可以灵活组合多种保护形式，达到最佳的一个文件共享策略。

另外，在保护数据的主题上，我的一个建议是做好文件备份，这是最简单粗暴的保护形式。

你有什么建议，欢迎留言告诉我们。