01 机械作业的处理办法
夏莉是我在一个线上社群认识的朋友,最近她入职到一家公司做新媒体运营。因为是从项目转岗到新媒体运营,面试的时候不大自信,只是应聘了普通运营的岗位。然而进入公司后她慢慢发现,很多工作上,她可以比老员工们做得更多更好,但是即使每次跟经理提出建议或要求,还是只会被分配最简单的商品数据录入的工作,耗时又没有太多学习价值,她为此非常苦恼。
很多人在初入职场或者新入职一家企业的时候,往往会遇到这样的问题:基于对你的能力的不了解和不信任,领导初期往往只会分配给你一些简单的工作,这些工作一般没有什么技术含量,不能对你的提高有太多帮助,但是又会消耗你很多时间去完成它,我们在这里姑且称它为机械作业。这些机械作业甚至在大多数人的日常工作中普遍存在。
那么,遇到这类工作如何处理呢?
第一:你当前在做的机械作业,必须熟练
我的一个朋友曾经跟我说过:
职场中能体现你价值的最简单粗暴的一条法则——别人做不到,不想做,做不好的事情你能做、能做好。
机械作业恰恰好属于不想做的领域。在你不能证明你有更高价值和你没有办法摆脱这些机械作业之前,做好做熟练这个工作才是你当前的本职。
第二点:将机械作业梳理且输出成SOP(标准程序作业),合适的时候不妨汇报给领导
再简单的工作也是有它处理的流程和要注意的事项的。你可以把相关处理流程,其中的注意事项和处理技巧等内容输出成相关文档。例如夏莉的商品数据录入工作,数据要找哪个部门找谁获取,数据要录入哪些字段和规则,数据录入的后台地址是什么,可能会遇到哪些问题它们的解决办法是什么等等。最后,提出你的优化方案,比如有些数据是不是可以通过技术手段实现自动录入,录入规则是什么,自动录入后的好处是什么等等。
这样做有三点好处:
1、通过观察和梳理优化你的工作流程,可以提高工作效率。
2、后期如果有机会让其他同事接手,有直接可参考的规范,不需要事事询问你从零做起,提高他的工作效率的同时也能节省你的时间。
3、通过将对应工作的SOP汇报给领导,可以在领导面前树立你的专业形象。让他可以认可你的能力,何况有了切实可执行的优化方案,更容易让你期望的目标达成。
02 保持高效的办公环境
你有没有这样的经历,领导让你明天上班前出一份某方案。你记得之前有做过类似的方案,里面有很多内容可以直接用,打算直接复制一下就可以节约你不少工作量。然后你开始找以前的文件,但是因为电脑里的内容太多了,乱成一团,一下子也找不到。
只好依靠记忆打开一个个文件夹。利用搜索功能对文件夹名进行搜索。结果又出来好几个相似的文件,你也不能确定到底在哪里,只好一个个打开查找。终于找到了,打算修改,结果发现这里面只有一部分你需要的内容,还有更多资料不在这里,你又只好重新找其他的文件。忙来忙去,时间都白白浪费掉了,临到下班也完成不了,只好连夜加班...
不少人工作生活中会遇到这样的情况,有些时候它们影响可能不是太大,但总会浪费你的时间精力,更有些时候它们甚至让你崩溃。
把时间精力浪费在找东西上实在很可惜,别着急,我们可以有解决办法。
1、针对电脑文件夹、网盘的管理的收藏办法
我们的工作每天都要和电脑打交道,每天的办公会产生很多新文件,这些内容不方便直接删除和丢弃,一直存储着越积越多又不方便查询。
比较推荐的处理办法是:
1、花上半个小时甚至更多的时间给自己的文件夹分类,列出一个好的目录。目录分类的标准:要不需要记忆思考,你一寻找某个文件,看到目录就知道在哪个目录下面。
2、所以目录的命名也很重要,要以符合自己的习惯为主。不需要名称多花哨,一定要你看到就知道里边存放的什么内容。文件夹最好不超过三级。
3、设个“其他”文件夹,一定有些文件,你不知道放到哪里合适,这时候可以统一放到其他里面。
4、给你的文档打上日期,例如20160504,这样子你很容易明白你的项目在什么进行。也方便工作总结。
文件夹网盘、云笔记也是同样道理:
云笔记,网盘2、针对常用文件夹的处理办法
即使做好了非常完美的分类目录,也并不能解决我们工作需要。
比如你这两天在做的一份文档,不可能每天要用的时候打开文件夹把它拖出来,编辑完再保存回去。再比如我们用的公司电脑一般前面几个盘都是乱七八糟的内容,我们一般固定存放自己的工作文件在某个盘,如果每次都打开我的电脑,点开E盘,打开我们的工作文件夹,实在太浪费精力。我们提倡的是以“高效办公”为目的的处理办法,而不是收纳整理。
很多人遇到这种情况会直接将其拖到桌面放置,或者建个快捷方式,导致桌面堆了一堆文件,最后桌面的文件越来越多,也越来越难找到需要的文件。
那怎么办呢?实际上Windows自带库和收藏夹的处理方式,只要把最常用的文件地址放在收藏夹或库里,就可以很好地解决我们的问题吗,如下图。使用库和收藏夹的办法可以参考历史文章Windows7,你真的会玩么?
库和文件夹关于今天处理的文件和内容,可以放在桌面上,处理完成后记得及时存档归入相应文件夹哦。
03 阅读,大量地阅读
这里的阅读不是指刷微信文章,论坛,微博等的阅读。而是通过一个很传统的媒介——书。另外,这里提到的书也不是小说,故事等消遣内容,而是指跟你工作相关的致用类书籍,毕竟我们在谈职场。
随着移动设备的发展,碎片化的阅读遍及我们的生活,我们刷微信,看公众号文章,刷微博,里边似乎到处是可以学习的知识和技能。我们花了大量的时间在阅读这些内容上面,我们心安理得、洋洋得意,瞧,我多么认真学习啊!
然而,碎片化的阅读容易让我们的大脑越来越浅薄,我们快速地在上个页面和下个页面间跳转,我们对“扫描”和“略读”越来越得心应手,但却越来越丧失思考深度和专注能力。今天我从那个论坛上知道用户场景这样构建,明天我从那个网站知道这样做提高用户活跃度,真正遇事的时候又一脸懵逼,归根结底这些道理和知识都是别人的,我们没有形成自己的技能和认知体系。
那么如何形成自己的技能体系?
最直接的办法就是建立自己的技能树,每个行业都有相关能力的技能要求,每个人都会对不同的能力有不同侧重点。以我的职业——产品经理为例,我在刚入行把我所有可能需要掌握的技能列了下面一张表,并根据每张表找了相应书单。有了技能树和书单你就可以通过主题学习来构建自己的知识体系。如何构建知识体系请参考简书大神彭小六文章《别学东学西了,先建立自己的知识体系吧》,如何高效学习请参考往期文章《高效学习的7个关键》。
我的技能树每个技能并不是现在都要掌握,它随着时间和你状态改变而调整。
举个例子:我刚入行时,严格来说我是转岗做的产品。所以学习02产品意识 了解产品是什么,要做什么工作非常重要,再加上上一份工作有商务的经验,06沟通协调就不是我当前要发展的技能。
后来随着工作慢慢上手了,我有余力考虑发展一门特长,我着重学习03数据分析作为发展方向。根据自己的状态调整学习任务是非常有必要的。虽然至今我还没有学完表内所有内容,它需要我花更长的时间去学习研究,但是列这样一个技能树,你会对自己的要努力的方向更加明晰。
04 坚持锻炼,有一个健康的身体
虽然放在最后一个内容,但恰恰是最重要的,哪怕你上面三点都做不到,也务必做到这一点。
有一个健康的身体是多么重要,想必很多人都知道,但往往很多人都忽视这一点。听过一句话,大概是说企业家们年轻的时候拿健康换钱,年老拿钱换健康。但是如果你没有一个健康的体魄,你拿什么去换钱,何况,现实点说我们多是普通人,可能奋斗到中老年之际,也没有足够的换健康的资本。
远的不谈,就想一想你最近一次感冒发烧,尽管你很想努力完成工作,你能够有足够精力投入工作么?所以,哪怕你工作再忙,也要坚持这三个习惯:早睡早起,吃早餐,每周锻炼两小时。特别是我等互联网民工更该如此。
网友评论
1提升自身的专业技能,因为总不希望停留在一个岗位上
2处理好办公室关系,团结合作很重要
3凡事预则立,不立则废,做好计划
4向同事,上司学习,经验思维方法不是凭空来的
5善于总结,建立完善的知识思维体系