必须收藏的干货！手把手教你如何成为一个效能达人？

效率和效果 本文内容简图

一、利用好6个工具

1.流程图

它直观地描述了一个工作过程的具体步骤以及过程的主次关系。对准确了解工作任务，以及决定如何改进工作过程很有帮助。

使用流程图的2个注意事项：①流程图应该是明确、具体、可操作的。②流程图中应包含关键节点，以及对关键节点的必要分解及说明。

2.表格图

也称行列图，通过把数据整理成纵横（横轴、纵轴2个角度）排列的格子里，找出被忽略的要素，或发现要素之间的新关系。

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3.A4纸

利用A4纸，可以将工作视觉化、架构化和简单化。利用A4纸，可以进行目标管理，工作计划，时间管理，日程安排，思维强化，沟通演讲，会议管理，自我管理，人际管理和职业生涯规划等等。

A4纸工作法的3要素：①目的→待做的工作②活动→应该做的事③期限→时间的安排

利用A4纸进行视觉化思考。视觉化思考的7要素：5W2H

4.计时器（番茄钟）

计时、控时，监督、提醒和提高效率。使用计时器，可以集中注意力、保持自信心、增强决断力、缓解时间压力、保持工作热情和加快工作进度。

计时器的使用搭配2个表格：工作计划表和工作记录表。

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5.驱动杠杆

根据杠杆原理，只要找到正确的支点，就可以撬动重物。在使用杠杆的同时加大投入，就可以产生更大的驱动力，获得更多的产出。要想更好地发挥杠杆的作用，重点在于找出“支点”。

6.搜索引擎

二、学好6个技巧

1.套用标准模板

使用模板的5个原因：①减少出错②省略不必要、重复的思考环节③使工作标准规范，有条不紊④标准化的结果便于后续操作或处理⑤使得工作沟通更加轻松顺畅

模板的特点：标准化、统一化、模式化、固定化、通用性、规范性、规律性

哪些内容可以套用模板：通用表单、公文翻本、流程步骤、工作模式、方法工具、工作话术、数据资料

如何套用：①完全套用②补充套用③借鉴套用

注意事项：①将模板分门别类保存、放置，以便随时调用。②注意工作内容与模板的匹配度，不要生搬硬套。③模板应不断更新、完善。④与上下级、同事共享模板。⑤做好备份工作。

2.借用他人的大脑

借用他人的大脑，是借智≠委托他人来做，是借力

何时需要借用？①遇到自己不懂的内容或者涉及自己不擅长的领域时②涉及已被证实存在标准答案的内容时③他人已经做过④自己完成难度较大

借用脑中的什么？知识、想法、看法、思路、模式、经验、方法、工具、创意、数据、事例等。

如何借用：①直接提问②通过网络提问③头脑风暴④多方打听⑤网上搜集

3.利用海绵效应

海绵效应：海绵不被挤时，看起来好像已经没有多余的水分了。当海绵被用力挤压时，则会不断地渗出来水。

如何利用海绵效应施压？①设置目标与要求，每个阶段、每项任务都要设置明确的目标和要求。用目标引导方向，约束行为。②找到超越对象。有超越对象促使自己不断努力，而随着自身效能的提升，应选择更强的超越对象。③化压力为动力。了解压力，增强自信，增强成就动力。④营造紧迫感。适度的紧迫促使行动的速度，缩短花费的时间。可以将每天的行动清单安排得紧凑些。⑤在截止日期前完成，预留缓冲时间。

4.使用过滤技术，降低信息噪音

阅读中的信息过滤法：①明确目标。目标是信息存储的导向，阅读之前和过程中，应明确围绕这些信息需要实现的目标。②准备工具。笔记本或便签本，至少4种以上不同颜色的笔。③分类标记。对目标而言很重要的信息标记出来。以所定目标与相关信息的密切程度为标准，把要标记的内容分类，给每一类内容标记上不同的颜色。④分解信息。找出需要记住的关键主题和关键词。把阅读过程中最重要的部分分解成一次可以消化的小块。⑤记忆信息。用笔记下来或者重复相关内容，通过重复的方法记忆。抽出时间定期回顾。

5.未雨绸缪，准备备选方案

如何设计备选方案？①换一个截然不同的角度来设计②在全面预测的基础上做补充或替代③识别出主要困难和问题，并设计解决方案④确定需要提升的能力和技能⑤主动联络可以提供帮助的人和组织⑥即使不用备选方案，也可选用其闪光点

6.不用救火队员

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三、向时间要效率

1.整理时间的5个步骤

S1.掌握时间管理的原则，即分清轻重缓急。

时间管理的原则：扩大缩小减少避免

S2.学会时间管理的方法： ①一日三分法：将一天的时间分为三个阶段，每个阶段分配不同性质的工作②见缝插针法：充分利用碎片化时间、过渡时间，完成一些零散的工作任务。③零存整取法：将碎片化时间集中起来加以利用。分批次处理相似任务，将更换任务时的思维转换时间节省下来。                         

S3.找到时间管理的工具：日历、活动清单、时间日、时间象限、预设地图、工作生物钟、闹铃、思维导图等。                           

S4.提高时间的利用率：①提前预算时间和资源。②保持专注，一次只做一件事。③加快节奏发展机会，立即行动。                     

S5.克服时间管理障碍：避免干扰、拖延和无效会议。

2.规划时间的两个原则

①要事第一原则。自己认为值得去做的，可以为自己指明方向、帮助自己实现目标的，各种需要人们去紧急处理的突发事项或活动。      ②可视化原则。将时间规划可视化，可以增加工作过程中对于时间的心理紧迫感，促使自己不再拖延。

3.控制时间的3个工具

①高效的行程表：悬挂式、活页式、电子行程表。                                                          ②高效的待办事项表：简单直接、一目了然；前后有序、有条不紊；有足够可改改善空间。

高效的待办事项表不只是一份表单而已，更是一份时间计划。1.记下必须要完成的每一件事情以及截止日期。每天检查此表，根据需要对截止日期做出调整。2.在 Excel表格中制作待办事项总表，好处是易于编辑、方便灵活。制好后，检查一下，看哪些任务是不可能完成的，删掉它；哪些事项需要提到前面来，哪些任务可以往后排。3.给待办事项总表分类。分类可以让人一次只处理一件事情，而且还可以排除事情的优先顺序4.待办事项表应该与行程表结合起来使用。

③工作日志：对每天的各项工作任务与工作细节的一种直观记录，通常包括常规工作、改进措施、工作建议、完成时间、工作计划等方面。具有提醒、控制、证明和检查的作用。

4.抢夺时间的两个方法

①时间压缩法——减少时间浪费                  ②时间激活法——整理时间碎片

寻找时间碎片的步骤：①记录每30分钟所做的事。②将记录下的事情进行分类和统计。③一天结束后，记录一整天所做的事。④持续记录一周。⑤分析时间使用情况，找出时间碎片。

5.使用时间的3个技巧

①区分使用小段时间和大段时间。一般而言，大脑需要10--15分钟才能集中精神进入工作状态。                                                  ②预留缓冲时间。缓冲时间的量取决于风险的量。记录并跟踪缓冲时间的使用情况。        ③用今天的时间为明天做准备。

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6.节省时间的4个细节

①分类分批次作业。

分类分批次作业

②物尽其用，物归原处。将办公用品、文件等物品分门别类、归档保存，要定期清理、物归原位、集中存放。

③结合经济曲线（工作生物钟）

精力曲线（工作生物钟）

④不做不擅长的事

四、执行决定效果

1.瞄准行动目标

目标指引方向→方向引领路径→路径引导执行■目标诞生差距感→差距感转化成动力→动力促进执行→执行决定效果

瞄准行动目标的步骤

2.设定执行规则。按规则执行，避免走弯路和减少错误，一步到位，一次就做对。

行为规则：MORS法则

3.更新工作列表

充分利用工作列表

4.构建任务引擎

描述目标，将目标具体化、概念化，描述成能够立即拿来实施的任务。                        ↴  细分任务，很多任务之所以艰巨，原因之一就是任务很宏大。                                    ↴ 预设地图，想象一下，需要完成一连串什么样的任务，如何完成。                              ↴ 形成列表，把这些待办任务制成任务列表，并再与目标做比对。

某销售员的任务引擎

5.提问并且反馈。

5.1.提问的运用：解除疑惑、获取信息、深挖细节、探知真相、获取帮助、引导反馈。可以向上级、向同事、向下级和客户进行提问。

5.2.反馈是沟通过程的最后一个环节。

反馈的7种方式

6.记录并且回顾。

记录有利于工作的开展和资料的保存。记录本身也是一种回顾，不仅可以增强记忆、避免遗忘，还可以加深理解，引发联想。

记录的方法：关键字记录法、符号记录法。

需要做好哪些记录：会议、电话、沟通、工作、问题、方法、时间、待办事项、新知识点等。

定期回顾

五、掌握6种方法

1.ABC模式法，也可成为因果关系法。

Antecdent目的：行为契机的目的、行为前的环境；Behavior行为：行动、发言、举止等；Consequence结果：行为带来的变化，行为出现后环境发生的变化。在这个因果关系中，行为受目的的影响，结果受行为的影响，目的也会受结果的影响。

ABC模式法

2.思维导图法

遵循以下步骤，绘制思维导图：①从一张白纸的中心开始画图，周围留出足够的空白。②在白纸的正中心写出或者画出中心主题，即自己要达到的目标。③从中心开始向周围延伸，画出主干并标明关键字(或绘出图案），越接近中央线条应越粗，越接近末端线条应越细。④从主干上延伸分支线标明关键字，并涂上颜色。支干的关键字前后可加入符号或图案。⑤想要强调某一分支或关键字时，可使用圈选或着色的方式。⑥检视整体架构，创造出丰富多变的特色。

3.树形图法：决策树将决策过程的所有阶段总体呈现出来；是否树常用于问题的分析与解决。

4.简化法

将任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，这样样就不需要那些复杂的计划体系了。更简单，且更具行动力，也更高效。

简化任务清单

5.战“拖”法：

明确目标、明确期限、排除干扰、暂时停止、吃点水果、变换任务、头脑风暴、消灭退路、听听音乐、不要多线工作、犒劳一下自己、发掘下一目标

6.检核表法：采用一览表的形式，对每项核检方向逐一进行检查，以避免有所遗漏。

奥斯本核检表法

①奥斯本核检表法，通过对照9个方面的问题进行思考，从而启发思路、开拓思维想象空间、促进新设想、新方案的产生。

②创意十二诀检核表法，是一种打开创造思路，从而获得创造性设想的思路提示法。

创意十二诀检核表

六、把握6个关键点

1.找准切入点--找到强动机任务

找到一个有强动机的任务。强动机任务，表现在：让人充满动力、位于任务引擎前端，具有引领性、排在第一位迫切需要完成的、非常重要极具价值或影响深远、对职业生活富有意义、完成后可以过得长期赞誉的任务。

如何使用强动机任务改善工作效率？              ①确定一个目标。知道自己想要取得什么，才能够保持正确的方向。全力针对一个任务，将有更多的能量。 →②评估任务列表。思考列表上的项目和行动，哪里会帮助接近中期目标，哪些会对工作产生改变，从而找到强动力任务。→③删除其余项目。尽可能地删除或者委派剩余项目。集中能量应付能过得最大回报的强动力任务。    →④集中于强动力任务。清除骚扰和分心。    →⑤记录和回顾。每当完成一个强动力任务，就应当记录。在每个周末，回顾任务进展。再次确认中期目标并回顾现在是否还在正确的行动方向上。

2.确立关键点--帕累托分析法

根据事物或问题的主要特征，对工作事件或任务进行分类排序，分清重点和一般，从而有区别地确定工作关键点，以便找出主次矛盾，有针对性地采取对策。核心思想是，在众多因素中分清主次，识别出少数的但起决定性作用的关键因素和多数的但影响较少的次要因素。也叫，主次因素分析法。

3.分析疑难点--5Why分析法

5Why分析疑难点的基本步骤

4.攻克问题点

当期待与现状之间存在落差时，问题就产生了。解决问题的方法就是弥补这个落差。

解决问题5步曲：瞄准目标→找准关键→找寻方法→制定计划→切实行动

5.落实价值点

递增回报法则：越专注于做那些最有价值地利用时间的事情，在这些事情上的表现就会越好，完成每件事情所花费的时间就越少，努力和所投入精力的回报就会越多。

①列任务清单。写下想要完成的重要的任务。 ②在日程安排中，优先放置最有价值的事。  ③留一些空间，不要让自己的日程安排太紧。④尽早去完成。尽量把最有价值的事放在早晨做。

6.关注细节点。

工作中需要关注哪些细节点？①思考细节：将问题进行“细分化”思考。不要固守一种思维取向。多多使用思维导图。②执行细节：做正确的事而不只是正确地做事。选择合适的工具和路径。设定完成期限，提升工作效率与密度。随时检查，有反思才有成果。③沟通细节：先倾听，再表达。勤提问，善反馈。先总结，再汇报。④整理细节：分类、筛选，然后再丢弃。用好便利贴，收获高效率。时刻保持办公桌整洁有序。

执行中如何关注细节点？   

①计划。做计划前利用SWoT分析法，进行全面分析。做计划时遵循先见林后见树的思考路径，全面地进行观察和思考。将目标、流程量化，保证每个环节都有一个目标，都有办法可依，保证整个计划是可以反复检验的。从不同的角度入手设计候补方案，从而发现更多的细节点。为行动勾勒预设地图，考虑多种风险和可能性。

②追踪                                                  检视:时刻关注行为是否偏离了目标，找出导致目标发生漂移的细节点。                      对比:找出现实与预期的差距以及导致差距发生的原因。                                            控制:保证每个环节、每个动作都是按计划和标准执行，并严格控制时间。                    调整:一且发现问题或出现突发状况，则应及时做出调整。                                        记录:记录执行过过程中的关键点和问题点，记录时间。

③总结：                                                回顾目标:结合执行效果回顾目标的进展，保证执行方向正确。                                  回顾日程:检查任务的完成情况，是否有遗漏、疏忽的地方。                                  找出差距:结合执行中的记录，找出实际结果与预期目标的差距，分析问题及原因。提出改善:对影响执行效果的细节点做综合分析，制订改善措施并执行。

本文整理自本书