前一阵子经常加班,反思发现不是自己效率低或者工作量大了,是工作时间被会议占用了,导致要加班处理原本自己手上的事情。真的要吐槽职场的一个大坑:无输出会议。
无输出会议很容易就可以察觉到,开个两小时的会,最后连一个解决方案都没有,反倒是问题越来越多,这个不行,那边又缺人手,最后变成了“地毯式”搜挖问题,真想问问,这特么是在开会找解决方案吗,这是大家来找茬吧。
在被无数次会议坑过之后,自己也做了不少复盘,每次开会,我都会思考以下三点:
1. 问题是什么,有没有做拆分
无输出的会议最大的特点就是待解决问题和会议讨论根本不在一个维度。每个人的思维都是不一样的,只拿出一个大的议题出来谈,开会不到30分钟就会出现思维发散随意讨论的情况。有效的解决方法是要会议前对待解决的问题有思考,并把问题拆分成不同的分支点,全部分支点都做一个预估的衡量,大概包含了什么内容,讨论到哪个细节就足够了等等。
这一点很能体现会议主导人的功力,主导人不一定是老板,多数是具体负责人,他最大的职责就是引导和控制,引导讨论的方向,控制讨论的进程。脑洞太大了适时收缩,思路跑远了负责拉回来,有分歧就调和整理一下,全局实现控场,把握住会议的节奏。
2. 执行时间表和任务分配
身处互联网时代,变化是每天都能感受到的,开会做方案也是常有的事情。很多时候,草案就是方案,因为时间不等人,必须得开始执行,从实践中去验证有效性。马云也说过,宁可选择“一流的执行三流的创意”而不是“一流的创意三流的执行”。摸着石头过河,看着趋势调整,才是时下的常态。没有执行,所有的方案都是A4纸上的文字,苍白无力,其重要性一目了然。
根据已经拆分好的每一个分支点定好时间表,确定每一步的执行时间,整个项目才能在时间上做到量化衡量。并且要在确定时间表的同时把任务分配好,落实到具体的个体去执行。一方面职责到位好追踪,另一方面细化执行时间表,这样整个方案才算是开始落地。
说到分配任务,开会时最受不了就是没有确定的答复,不要和我说“我先看看,确定下时间”这种话,直接告诉我确定需要多长时间“我会确定时间,明天中午12点前给你答复和方案”,个人职场素质立见高下。无论是否有结果,你给到对方的信息是马上执行,并且有一个准确的回复时间点。
每个人都很忙,老板下一次问你的时候,可能就是耐心已经耗尽的时候,结果,自负吧。分配到的工作,先自动评估完成时间,直接给回复,降低沟通成本才能加速工作完成的速度,大家好才是真的好。
3. Deadline和结果
记得读书的时候,有句话叫:Deadline是第一生产力,一直深以为然。人都是有惰性的,能有内在驱动力的毕竟是少数人,多数人还是靠外力刺激。Deadline绝对是工作上打怪刷副本的强力推动器,它能使人爆发出惊人的效率,短时间内完成规定动作,外加自选动作,完全无视难度系数。有一次方案在Deadline前三天被拒,团队硬是用三天的时间重新完成了之前耗时一个月的方案,过程如何不细说,只说其中每个人的状态都是无比专注,是那种能看到大脑在头顶上高速运转的情形。
最后想强调,一个会议下来,一定要有结果输出,没有输出的会议都是在耍流氓。哪怕这个会议还有分歧,但是上面说到的时间表,分工等等,那也是结果,这些就是输出。这些输出大多就会变成项目KPI,与其说我们是向着一个目标做事,不如说我们是看着KPI做事,这些量化的指标才是执行的动力,所以预期会议的输出才是开会前最需要考虑的事情。
最后的最后,在躺过无数次坑后,真心觉得无输出的会议是在慢性他杀。浪费了一群人的生命时间,拖慢了整个团队的工作进度,最后汇报上去,老板不骂人难道还会笑着表扬干得漂亮吗?说到底,公司花钱买了员工的时间,要的是解决方案,高质量的会议就是为了加快解决方案出现的速度。
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