做管理工作时间久了，总会为一些不该烦恼的人为失误而感到烦恼。
图片来自网络 翠平肖
曾经有很长一段时间，受到人才市场的冲击，部门人员流失严重，人员离开之后，就得有很多新人接手。原来已经努力地调整到没有失误的工作，又出现了很多重复性的错误。
而且，一些经过失败而获得的难得的工作经验，也随着人员的流动而流失。
为此烦恼了很久，也是不得已，终于想到了现在这个办法，没想到的是，这个方法也切合了国外先进的管理理念。
01
我们在要出家门准备上班或者办事的时候，为了预防忘记带东西，有人总结出这么四个字：“伸手要钱”。
就是出家门前，仔细想一想看看带没带出门必备的这四件东西：身份证、手机、钥匙、钱包。
根据这句话，确认一下所带的东西是否带好，如果都带好了，出门办事基本上就没什么障碍了。
这是个日常生活中很正常的一个举动。
同样的，我们出门买东西，有的时候要买的东西很多，怕忘记，就列一个采购清单，没买一样就勾掉一样，这样就能保证一次性地把东西买全，效率高而且不耽误事儿。
02
如果这个习惯带到日常工作中，也是个非常好的工作方式。
每天把要做的工作，记录在一个本子上，每完成一项任务，就划掉一项任务。如果有新的任务来了，就增加到本子上。
好处是领导分派下来的任务不会忘记；对别人承诺的事情，能按照承诺的做；另外一个最重要的好处，就是可以分析任务列表，理清任务的轻重缓急，重要紧急的事情先办，不重要不紧急的缓着办，有计划地逐项完成任务，自己没有很大的压力。
03
几年前，刚接手部门的管理工作的时候，人员流失率高达45%。我们部门是工程设计部门，公司的技术核心部门。
在这个行业里，一个工程师要成熟独立工作，需要至少5年以上，培养出来一个工程师要倾注很多心血的。
这样的一个工程师离职，意味着重大培养成本和知识经验上的损失，不仅如此，新员工接手，由于知识和经验的缺失，还会造成很多人为的失误。
这个问题，在公司的层面，很长一段时间以来，都没有一个很好的解决方案。
实际上，我们留人的根本问题是要留住这个人所拥有的知识和经验，不是要留住某一个特定的人。把知识和经验留住了，就可以大大缓解留不住人造成的问题，对人的依赖性就会大大地减少到尽可能小。
人和知识及经验是不可能完全分得开的，知识和经验是人的属性，能留得住人，当然还是要留住人。但是，在没办法阻止人员流动的情况下，留住知识和经验就尤为重要了。
于是，我在部门内部开始组织知识和经验的档案化工作，想办法尽可能多地保留住部门的知识和经验。
知识和经验的档案化的内容：
工作任务核查表
复杂工作的操作手册
失败经验的档案记录
报告总结模板的建立
任务执行的程序文件，等等
开始知识和经验的档案化的阻力非常大，原因很简单，员工不愿意把自己的知识和经验共享给大家，再有就是这些工作都是正常工作之外的任务，不是公司分派下来的，跟公司运营没有直接关系的工作。
兼顾着公司的正常工作，这些额外的任务总共花了一年的时间才算初步完成，花费了很多精力。
部门的知识和经验档案化工作完成之后，所有的员工都清楚地知道自己该具有哪些知识和经验，知道自己还有哪些地方比较弱，知道自己下一步的努力方向。
这样也消除了很多困难：员工之间再没有知识壁垒，只要肯学，就有机会学会；员工也很清楚自己的弱点，能够制定出自己的发展计划；员工能力评估也可以量化了，对员工薪资水平的调整提供了有力地依据。
知识和经验档案化工作结束以后，各层级的领导都觉着这个办法很好，不再受人员的约束，把这个经验推广到了整个公司。
04 部门流程标准化
依据档案化的知识和经验，部门可以设定一些标准化的流程，利用这些流程针对每项工作准备出核查清单，利用核查清单对每项工作的正确性和完整性进行校准。
有的时候，即使有经验的人，如果没有一个详实的审核清单，也会遗漏一些审核点，出现人为的失误。
在简书上写文章，简书的排版已经基本上自动设好了，这一点我觉得简书做得非常到位。
而我在做微信公众号的时候，开始排版总是丢三落四，后来列了一个排版审核清单，在文章推送之前，按照清单依次核查，群发出去的文章格式再也不会出错了。
微信公众号格式：
字大小：16
字间距：0.5
行间距：1.6
页边距：12
段后距：12/单行
后插空行
两端对齐
标题加粗
注意使用分割线：
插入图片，加注作者或来源：
换封面图片
名片：换二维码图片
当流程标准化了，很多工作都可以按照流程各自独立完成，大家工作有据可依，有规则可以执行，责任范围清晰，再也不推卸责任了。
管理人员的工作简化了很多，也有精力做一些更重要的事情。
05
现在有很多管理软件可以用来规范公司的流程，把公司的流程写进管理软件中去，按照管理软件生成的程序一项一项操作，即完成了公司流程，也完成了大数据的收集和处理。
管理软件的作用：能够标准化公司流程；做到无纸化办公，提高工作效率；简化管理流程，减少管理者面对的困难；提取分析数据，容易发现问题，及时处理问题。
减少人员流动造成的知识和经验的流失，就要档案化知识和经验；
想要简化管理，就是要用标准流程指导工作，大家遵循共同的游戏规则，减少很多漏检、遗忘等的人为错误。
用标准流程指导工作，可以提高工作效率，特别是对一些重复性比较大的工作效率的提高，起到非常大的作用。
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