今天来讲个很实用的方法。
让我们通过“10件事”,“三个步骤”进行每天的时间管理,每月事务安排,甚至还可以进行生命重要性导航。
一、日程管理:今日10件事
日程管理是时间管理的基础,也是每日自我沟通的好方法。
在开始一天的学习和工作的时候,我们可以拿出白纸或无分格线的笔记本,来做一张当天安排的思维导图。
为了让大家更形象的了解,我们来举了鲜活的例子。一共分为三个步骤:
第一步,自由发散联想
你想到什么,觉得今天想完成的是什么事情,都可以写下来。
比如说:买文件夹,读休闲杂志,和同事小李开会,阅读理财书籍,咨询法律顾问,看电影,打球,通知下周会议时间,见重要客户,还有做瑜伽。
第二步:重要性排序
就是将所有想到的事情,按照重要与否进行编号。
如果我们将工作作为生活的重点,
很可能会将“见重要客户”放在第一位,开会放在第二位;然后,将健身和娱乐等放在后面。
如果我们更关注个人的健康和心灵成长,
可能会将“做瑜伽”作为今天的第一件事情;然后才是工作,比如见重要客户。
这里没有标准的排序方法。不同价值观和做事习惯的人,将以不同的方式进行排序。
排序的核心理念就是:
先做我们认为“重要而紧急”的事情,
再做我们认为“重要不紧急”的事情,
用零碎时间或安排他人来帮助我们完成“紧急而不重要”的事情,
对于“不重要不紧急”的事情我们可以直接放弃。
第三步:制定计划
就是按照刚才排序的顺序,依次制定行动计划。每个行动步骤以时间点作为结束。
(因为没有时间结点,就等于没有做计划。)
如图,我们将“见重要客户”分成三个步骤:
“9:10前电话邀约”,然后“上午10:30或14:30去拜访”,最后“16:00前回单位落实这位客户的下一步服务工作”。
“与同事小李开会”这件事,
我们可以计划在“9:20-9:50”进行,主要内容包括:产品升级方案讨论,客户信息管理问题解决,以及市场营销新政的执行反馈。
我们通过这样的思考,将所有事宜进行分析。
当发现时间有限,不可能全部完成的时候,我们也可以放弃了排在最后的事情,比如:“看电影”,“看杂志”和“打球”。
有的伙伴会把“做瑜伽”放在第一位。
我们可以计划在早餐前6:00-6:30做瑜伽,或者早上来不及了,就上班之后9:00-9:30在小办公室做瑜伽。
然后把“约见重要客户”与吃饭结合在一起。
9:40打电话,然后约在中午12:30吃午饭或晚上7:30吃晚饭,并准备在晚上回家后8:30左右开始指定服务方案。
同时,可以安排整个下午2:30-6:00的时间陪家人看电影。
当我们发现今天实在没时间完成“打球”这件事的时候,也可以将此事项移到周六完成。
这样,工作和娱乐都不耽误了。
以上是关于“今日10件事”的案例分析。我们发现它的价值是:
A让每天时间安排更有条理;
B养成了一个每天与自己内在心愿沟通的好习惯,有利于释放内在压力;
C让我们可以每天做事都从当天最重要的事情开始;
D让时间板块化,将每天需做的小事填补在时间缝隙中,比如“做瑜伽”和“每日阅读”。
二、每月10件事
这适合在月初或月末的时候,对下个月的重要事务进行梳理。
我们都知道,“一日之计在于晨,一年之计在于春”,同样,“每月之计也在于月初”。
我们一起来通过一个形象的例子,实践一下:
第一步:自由发散联想
我们将这个月认为重要的事务,全部罗列出来。
比如:新产品上市,交水电等杂费,与家人爬山,高管例会,团队内部培训,陪孩子学游泳,自学金融知识,参加学习研讨会,出差上海,客户答谢会。
第二步:进行重要性排序
这个步骤十分关键。因为不同的排序方式,将决定事情和工作向不同的方向发展。
这里举例了两种排序方式。
有的人打算:先开“高管例会”,确定公司下一步运营计划,接着就进行“新产品发布”,
然后举办一次面向合作商家的“客户答谢会”,进一步推广新产品。第四件事情,是去“上海出差“考察新项目。
然后在完成了一部分核心工作之后,准备”与家人爬山“,进行阶段性休息。
也有的人认为,下个月最重要的事情是让“新产品上市“,接着是开”高管会议“和进行”团队内训“,
因为这样可以根据新产品的上市情况制定公司的下一步发展规划,同时,有针对性的进行员工培训。
然后是”出差“洽谈新产品合作事宜。并计划出差回来,就”陪孩子学游泳“。
第三步:制定计划
我们可以详细的思考“高管例会“的核心内容,”新产品上市“的发布会流程,以及”客户答谢会“的具体思路
比如,高管例会定在5号,主要内容是:
由E同事演示产品线升级方案,由各团队总结上月工作,并宣讲本月计划,最后是3号前拟定名单,表彰上月绩优员工和团队;
新产品发布会定在8号,主要流程是:
1-7日由R同事负责筹备,8日上午由他进行现场演示,然后8-10日由C同事负责客户订单跟进,最后10-20日由A同事负责生产并发货;
客户答谢会由B同事负责,包括三个环节:
9-14日,2000个前期邀约电话,15日答谢会,后期客服跟进服务。
总的来说,就是将自己认为重要的操作要点记录下来,并写上时间和负责人。
这是第二种排序的计划思路:
第一件要做的事是“新产品上市”。
我们可以具体把它分成“广告宣传”,“新业务知识培训”和“新产品上架计划”三个部分。其中“广告宣传”我们又可以进一步分为:两周设计时间,两个月电商广告投放,以及K负责人上交效果检测报告,三个部分。
当然,同样的事情,不同的策划者的思路会有差异的。
所以,没有唯一标准的计划方法,只有最适合自己行为和企业文化的计划。
总结一下“每月10件事情“的要点:
A我们可以通过这样的规划平衡工作与生活,理性事务与感性事务;
B我们可以思考清楚执行时间和负责人。
三、人生10件事
人生规划是一个庞大的工程。
在此我们可以通过“10件事“这个窗口,了解自己对于人生的思考,并发掘出自己认为最重要的10件事情。
这里举了两个例子。我们一起来体验一下:
A伙伴的思路,如下:
他认为最重要、一定要完成的“人生10件事“是:结婚,创业,财富自由,旅游,大房子,车子,阅读,生孩子,学画画,还有学烹饪。
然后他将这10件事情,进行了一个重要性排序:
他将“创业“排第一,因为他认为事业很重要;然后是”结婚“和”阅读“,这样可以建立稳定关系并追求持续的自我成长;
接着是”生孩子“,还有”旅游“。看来他希望和家人一起旅游。
下一步,根据排序的先后,制定相应的行动计划:
如图,我们可以在每件重要的人生大事上,设定了理想的年龄线和行动步骤。对自己的整个生命过程,进行思考。
B伙伴的思路,如下:
她认为人生中最重要的事情是:学舞蹈,锻炼身体,吃遍全世界,买钢琴,留学,做义工,跳伞,谈恋爱,创业,财富自由。
第二步,她进行了重要性排序:
先是“做义工“;接着是”锻炼身体“,保持良好的体态;然后是希望”谈恋爱“和”出国留学“。接着才是”创业“并获得”财务自由“。
第三步,细化行动方案:
比如:报名成为义工,并每周做一次服务;然后计划每天跑步20分钟,并报一个瑜伽培训班;
接着花两年筹钱20万,大三考托福,去澳大利亚或新西兰读研究生,等等。
我们可以看到,她根据自己的理想目标,制定了一系列可行性计划。
总结“人生10件事“的要点:
A这是一个好问题,好机会——了解自己的人生观。
B可以让我们的思考跨越整个生命轴。有利于我们实现平衡、丰富的人生。
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