开会是一门技术活

开会是一门技术活

混职场的都知道，我们基本上都是会议动物，特别是我们这些个做项目的，不是在开会，就是在去开会的路上。我想大家最讨厌的就是没有结果的扯皮会议，不仅浪费了公司的资源，更浪费了大家的生命，对于我来说就算没事干，也可以发呆啊，或者来简书写篇文章。

一、低效会议的表现

1.没有交流的会议。基本上就是一个人在说，其它人都事不关已高高挂起的态度。像老板训话、一些个基础培训，信息分享会。

2.没有主题的会议。大家不知道要谈什么，就算有主题也被转移了，或者有一堆的主题，大家什么都想谈，但大家都迷失在其中而不知。

3.没有控制的会议。整个会议议程随意，没有控制，讨论的节奏和方向随时会改变，而且很多时候会被性格强势的同僚或者领导接管。

当然还有许多各种其它表现，但总而言之，这些会议都是没有被设计过的会议，是没有经过充分准备和检验的会议。这样的会议能开成功，就是靠天吃饭。

二、会议设计三原则

第一原则：能不开的会绝对不要开。每次在召集一个会议时，先问自己几个问题，这个会议是必须开的吗？如果不开会怎么样？可不可以用其它方式替代？

第二原则：如果一定要开的会，一定要尽可能地缩短会议时间。如何做到？好好设计一下。

第三原则：对于目标复杂的会议，能一次开完的不要分两次，因为要不然下一次开会时，先要回忆上次会议的内容、结论和未解决的问题点，这个效率低下。

三、一个会议的一般过程

你可以根据这个做成一个CheckList，也可以加上你自己的内容。

会前

1.会议准备：

--会议的主题。一个一看就明白的主题对会议是有收口作用的。一般建议用动词+名词来写，如讨论某某方案，协调某某计划，调整某某流程等。

--列出需要解决的问题或目标。最好能列出指标性的内容，用数字说话比较有力度。并根据各个目标，选择合适的工具来使用。

--与会者名单，特别是要了解他们的性格，对会议主题的影响力，他们有无立场上的对立，当然如果能了解一些八卦也是有帮助的。然后根据名单要选择会议室，确保有足够的位置与空间。

--熟悉与主题相关的上下游流程，或者相关的其它项目信息，以防备有些与会者对你的“突袭”而导致对会议的失控。

--制定详细的议程并发出会议邀请。

会中

2.当前情况说明

--主要说明当前的问题，各方的期望，并对问题的根本原因最先追溯。可用5WHY或因果图等工具配合使用。

3.方案设计

--讨论方案并完成行动计划，落实每个行动的负责人和截止时间。

会后

4.方案落实

5.持续改进与稳定

四、常见问题

1.主持人及职责

一般情况下很多会议是没有独立的第三方主持人的，主持人同时也是会议内容的负责人，所以往往会被陷入到两难的境界，一边要让会议进行下去，另一方面要讨论详细方案，有时候还不能妥协。所以最好的办法是一开始就好好准备，并详细制定会议议程（要有时间），打印并贴出来时时提醒自己两个角色需要切换。

2.如何收集大家的意见

很多时候，领导一发话就定了调了，然后就变成了一言堂，但有时候领导未必是专家，这个时候就需要用点办法。我常用的是，发报事贴，每个人写，写完贴板上，然后再一个个说，如果你想气氛好些，可以适当补充别人说的内容，或者引导其它同事来补充。

3.冲突处理

会议中由于大家的立场不同，经常会产生各种冲突，或者对于一个方案很难达成一致，在这个时候就需要我们退后一步，先放开细节，在更高的层面上或大目标上先达成一致（就是上堆式讨论），然后再重新来过。

最后，我们就算做到最好了，也仍然需要参加别人发起的无聊会议，那咋办呢？如果老板们不在，那如果能刷手机就读读简书，就当碎片时间来用，如果不行，那拿本笔记本好好写写，等结束后发布到简书。如果我们无法改变别人，那就尽可能把时间浪费在有意义的事情上。