如何通过系统的文档命名来节省工作时间？

作为一个时间管理实践者，通过从17年8月份到现在的实践，初步形成了【滴答清单+手账本+石墨文档+有道云笔记】的自我管理系统，在不断完善、磨合，已经够自己用了。

但是，因为没有细化【文档命名】，导致我在配合同事整理项目申报的支撑材料时，经常一边心里骂着MMP，一边汇总全年的资料给同事。本来这个时间安排了其他任务，被你的【突发事件】打乱了我的安排，意味着我要加班来完成自己的工作。

同时，我也在思考：明明半小时之内可以搞定的事情，为什么要浪费我一上午呢？我应该如何把自己解放出来呢？

过了两次，我大概摸清了项目申报所需的支撑资料的模式，结合自己的文档命名格式，在资料汇总时，我特意多备了一个文档：

从此，类似的烦恼可以说是离我而去了，也为我省了很多的时间。

那么，【如何通过系统的文档命名来节省工作时间】呢？

首先，我们来回想一下很多人找文件的步骤：打开电脑，输入开机密码，像垃圾堆一样的桌面映入眼帘，不管是有用的文档，还是没用的文档，不管是参考文档，还是常用文档，统统都在桌面。粗略一扫桌面，不由得眉头一皱，用系统的关键字搜索来找文档。

不过，貌似保存的时候，不是用的这个关键字命名的，所以，只能一个个打开文件夹来找。啊，终于找到文档相关的文件夹了，一层一层点进去，不对，出来，再一层一层点进去，终于找到了天杀的文档，看看时间，半小时已经过去了......

总体来说，有的伙伴：桌面像个垃圾堆、文件像密室逃脱，层层嵌套，以文件夹为核心，导致每次找文件都像“走迷宫”，还不一定能够找得到，浪费了自己大量的时间。

那么，如果系统化命名文档呢？

很简单：扁平管理，以项目为单位

具体执行起来，就是

· 规律命名

· 搜索管理

· 定期整理

1、规律命名

常见的命名格式，很随意，没有规则，没有时间，没有操作，导致经常找不到文件，比如我现在码字的文档是【如何通过系统的文档命名来节省工作时间】。

规律的命名应该包含：

核心信息，也就是项目分类 + 具体的标题，比如我自己写的文章会保存在“我是小欧”这个文件夹，那么就命名为【我是小欧-如何通过系统的文档命名来节省工作时间】；

更改事项，也就是创建、修改、发送等更改信息以及更改人员信息，比如，上面的文档命名变成【我是小欧-如何通过系统的文档命名来节省工作时间-欧志鹏写】；

更改时间，也就是文档的更改时间。在学习时间管理的时候，书本上是把时间放在最后，我在实践的过程中，发现时间应该用来帮助排序而放在前面，所以，这个文档的命名是【18.02.04-我是小欧-如何通过系统的文档命名来节省工作时间-欧志鹏写】。

嗯，这就是我对这个文档的命名格式了，它包含了【时间 + 项目 + 具体标题 + 更改信息】，是不是觉得有些别扭，哈哈，开始我也这么觉得，别急，还有【搜索管理】这个大招没有出呢？

2、搜索管理

我们平常找文件打开时间长，而且可能找不到，用搜索管理的方法，可以精准、快速找到规律命名之后的文件。

Windows系统，可以下载Everything ，比如，我想找今年写的所有文章，只要输入【我是小欧】就可以了：

是不是很方便呢？

苹果系统的伙伴，有自带的 Spotlight，当然，前提也是要规律命名。

3、定期整理

规律命名 + 搜索管理 虽然很好用，但是，临时接收到的文档不可能直接用系统的方法来命名，你可以在桌面建一个临时文件夹，专门用来放临时文件和作为下载区，然后每天清理一次，删除无用的文件、规律命名文件并移动文件。

规律的文档命名和管理，明天新的工作日也是今年的最后一周了，试着从一个项目开始规律命名，更好地节省明年的时间吧！