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【锦囊分享】复习易效能行动系统

【锦囊分享】复习易效能行动系统

作者: 生如夏花绚烂璀璨 | 来源:发表于2020-02-09 06:34 被阅读0次

    开场

    每一个清晨,都值得珍惜,
    每一个日出,都值得记忆。

    各位早起的同学们教练们,大家早上好。
    我是蔡琳,坐标江苏无锡。
    【三个标签】介绍自己:
    1、注重自我管理,坚持终身学习。
    2、践行时间管理,相信自律自由。
    3、喜欢阅读输出,练习思维导图。

    今天由我带着大家复习易效能行动系统。

    【互动】

    首先问下大家,有谁知道易效能的行动系统是什么吗?大家可以在留言区留言。。。

    到了答案揭晓的时刻:记录-排程-执行。

    也是我们常说的行动三角,是易效能的核心理论。

    在易效能的logo中,
    上面的皇冠代表着:反思;
    中间是计划三角形:梦想—关注—项目;
    下面是行动三角形:记录—排程—执行。

    下面我将分别就行动系统的三个模块内容,带大家重温行动系统的核心知识点。

    一、记录

    我从3W1Y角度来复习记录模块。

    (1)WHY 为什么要记录?
    (2)WHAT 记录什么?
    (3)WHEN 什么时间记?
    (4)HOW  如何记录?

    第1个W:WHY, 为什么要记录?

    这个问题要从【大脑功能】和【大脑特性】来追根溯源。

    【大脑功能】

    大脑的低级功能:记忆;大脑的高级功能:思考

    大脑是CPU不是硬盘,如果需要大脑记忆的事情太多,就会占据大脑的内存,影响到高级功能的发挥。

    记录就是要清空大脑,换个地方存储记忆。

    【大脑特性】

    在时间管理进阶课程中有详细讲到大脑特性,大家一起来看看自己是否中招?

    特性一:念头无限

    即随时随地产生各种想法,因此大脑容易被内外部信息干扰;

    特性二:内存有限

    美国麻省理工学院神经学家厄尔.米勒研究发现,同时做两件事需要付出更多脑力,同时处理几件事时脑电波会发生改变,如同电脑同时运行几个程序,运行速度会减慢,甚至是死机。

    特性三:容易遗忘

    大脑很容易遗忘,尤其是远期的事件,好记性不如烂笔头就是这个道理。

    特性四:产生焦虑

    当念头太多,又完不成时,就开始焦虑。焦虑就会使效率减低,内心烦躁、易怒。

    大脑的这四个特性就决定了我们很难自然地活在当下把事情做完,又有大量未完成事件与新信息不断干扰我们。这也是我们懂得很多道理却依然过不好这一生的一个根本原因。

    所以需要第二大脑【记录系统】来帮忙。

    第2个W:WHAT, 记录什么?

    分享一句话:记录就是一个万能的筐,什么事情都往里面装。大到拯救地球,小到打酱油。

    凡事做记录,不管何时何地 灵光咋现,或外部的临时任务,只要不是非处理不可的事情,都统统记录下来,等做完眼下手头的任务之后,再安排时间妥善处理。

    第3个W:WHEN, 什么时间记?

    随时记录:随时随地捕捉大脑转瞬即逝的念头,当大脑灵光一闪的时候,就记录下来。

    定期记录:找一个时间,设定一个番茄钟,大脑里有任何想法都写下来,养成的习惯。

    【养成记录的习惯】

    没有记录没有发生,建议大家养成记录的习惯,从日/周/月/年,不同的时间维度,来记录自己的人生。

    1)日记录习惯:早起晨间日记和清单收集,使用工具记录,清空大脑。

    2)周记录习惯:周检视,记录检视一周践行情况,以八大关注视角检视一周。

    3)月记录习惯:月检视,或项目结束后记录检视目标达成情况,比如90天践行。

    4)年记录习惯:年度检视、梦想版检视,1-2年、3-5年甚至一生目标的记录。

    最后是1H:HOW, 如何记录?

    记录的四个原则:一切,快速,手边 ,可靠。

    即把一切事务赶出大脑,要快速地记录而不是花很长时间去记录,这样就不专注于当下了,即使批量也要快速记录;手边要有工具;工具要可靠并熟练掌握,这里建议电子工具比较好,备忘录、各类清单app,甚至录音,智能手表等。总之记录言简意赅,快,不对事件做任何细加工。

    二、排程

    排程就是对事件进行分类和排序的过程,是大脑进行判断选择,做减法的过程,找到青蛙的过程。

    人生不在于做多少事,而在重要的事首先做,用心做,做到极致。

    如何正确排程?二个工具:

    排程工具一:

    【排程三问】高效执行三个问句
    第一问:要不要做?
    第二问:想象中的成果会是怎么样?
    第三问:我的第一步要做什么?

    【核心】

    此三问句,是易效能全脑规划,即运用右脑想象和左脑思考的能力,对一件事情进行分解然后转为行动。

    【解析】

    对于每一件事,你都要认真地问自己一个问题:这件事我要不要做?如果你心里的答案是:它不重要,不要做,那么就把它从你的记录中删掉;如果你想来想去还是没想好要不要做,那么就把它暂时搁置,推迟行动;如果你的答案是:这件事很重要,必须做!这时你就要遵循“近细远粗”的原则,选出最近2周要完成的事务,有明确截止时间的就把它放进“日历”,没有明确截止时间的就把它放进“弹性清单”,但不管是日历里的事件,还是弹性清单里的事件,只要是确定最近2周内要做的事,我们就要把它们优化细化,按照重要程度和紧急程度划分四项限,分别找到每件事的行动第一步。

    不在这2周内的事件,只是粗略地记录,不过于细化出它的具体安排。等把2周内的重要紧急事务做完,再关注那些重要不紧急的事情。

    在全脑规划法的三问句中,将一件事情转换为行动,有一个公式,即:“主语+动词+参与人员+事情”。

    排程工具二:

    【排程五要素】“T/STEP”
    T,是time的首字母,代表时间;
    S,是space的首字母,代表空间;
    T,是tool的首字母,代表工具;
    E,是energy的首字母,代表精力和能量;
    P,是people的首字母,代表自我和他人,一件事情的参与人员。

    【解析】

    T⇒时间纬度:

    * 按时间纬度,优先级最高是日历事件,然后是时间优先级下降的事件,对应STEP要素,建构弹性清单。

    * 不要把过多的事务进入时间流,即安排严谨的时间成为日历事件,其他运用“STEP”标签法安排事务,分解进弹性清单。

    S⇒空间纬度:
    * 在家、办公室、外出等;

    T⇒工具纬度:
    * 智能设备,包括电脑、智能手机可以处理的事务;还有最常用的电话清单;

    E⇒精力纬度:
    * 精力或能量,分为高能和低精力。

    P⇒人员纬度:
    * 委托他人,可以进一步划分按人的子清单。

    【核心】

    制胜的要诀:
    顺势而为,要掌握“天时 地利 人和”。
    换句通俗的话说,就是:
    在对的时间,对的空间,做对的事。

    ⊙ 在不同的时间、空间,运用现有的工具,根据当下的精力状态,有些事你可以做,有些事你就做不了,就像精力状态好时你可以给别人拨去一个电话,商讨一些事务,但如果手机没电或者信号不好时,你就只能闭目养神或者安静地看会儿书。

    ⊙ 弹性清单事件有一定的灵活性,但建议“条件具备时,凡事提前,批量尽快完成”这个原则。

    * STEP标签是多维度的,目的是分类和执行时查阅。一件事情可以多标签,这也是核心秘诀。

    * 大量的事件可以委托:

    慢慢把自己的事务通过专业的团队、第三方的外包,专业化完成。你无法专业做好每一件事情,但你可以组合所有优势去完成一件事情,然后把创造的价值分配相应的链条。委托与管理的前提是记录与清晰的排程。

    三、执行

    执行时强调活在当下,特别是要事优先,高能完成,即高能要事。

    【执行4D】删除、推迟、委托、做。

    1、删除(Delete):把与目标无关、不重要、没意义的事情从自己的记录中删掉,不执行;

    2、推迟(Delay):把重要不紧急或者暂时没有考虑好的事件暂且搁置,推迟执行的时间;没有重要紧急事件的时候,一定要抽出时间来关注这些被推迟的事件。

    3、委托(Delegate):学会授权与合作,将能委派出去的事情,尽量派给更适合干这件事的人去完成;

    4、执行(Do):那些无可推脱,非你不可的重要紧急事情,就不要犹豫,马上去做!做完以后,去关注重要不紧急的事件,并思考如何改善。

    基于二八法则,聚焦才会产生更大的效能。执行时的关键是:对不重要和相对重要的事情放弃与推迟。排程是删除一部分,推迟一部分,委托一部分。留下来的就是即重要又紧急的事务。

    【互动】

    这里复习一下九段里的知识点。
    有哪些同学学过九段课程的?
    请留言区回复1.
    有哪些同学记得九段的第1段中,将事件分为几类呢?请留言区回复。

    【事件ABC分类】

    A类事件:
    我们确定必须由自己亲自执行的重要事件,往往计划内已经安排的;

    B类事件:
    突发的紧急状况,往往计划外;

    C类事件:
    那些对我们产生内外部干扰,却又不那么重要或者紧急的事件。

    【事件执行顺序】

    执行A,推迟B,记录C!

    首先保证执行计划内的A类事件被执行,记录、推迟或委托B类事件,不做只记录C类事件。

    原则:只要不是死人、救火、破产就不管它。你不用听到电话就接,不用信息一来就回,不用守着APP通知,不用24小时每分每秒关注微信并及时回应,我们完全可以推迟任何事情,注意力聚焦当下要完成的A类事件。

    那么如何更好的执行A类事件呢?

    用上我们在1阶线下课上重点讲的二个核心工具系统:日历系统和清单系统。

    【A类事件执行系统】
    A类事件= A1日历日程+A2弹性清单

    这里讲几个注意事项:

    ⊙ C类事件里提的紧急,是计划内紧急,和之前计划外紧急B类事件不是一回事。

    ⊙ 在执行的过程中会有两种事件:计划内和计划外。

    计划内事务,也就是我们的日历日程和清单事件。

    ⇒ 计划内重要紧急

    1. 原定好的日历事件,无论如何我们要首先保证完成它;

    2. 不受时间严谨约束的事务,可以适度灵活推后的,也可以提前完成的弹性清单事件,

    ⇒ 计划外紧急,就是突发状况,这类事件的处理就需要用到专门为它留出的“留白时间”。

    总结

    总结一下行动系统三大模块知识点:

    一、正确的“记录”

    1、四个原则:一切,快速,手边 ,可靠。

    2、养成记录的习惯:日、周、月、年,没有记录,没有发生。

    二、准确的“排程”

    1、【排程三问】高效执行三个问句:要不要做?想象中的成果会是怎么样?我的第一步要做什么?

    2、【排程五要素】“T/STEP”:T,time,时间;S,space,空间;T,tool,工具;E,energy,精力和能量;P,people,人。

    三、严格的“执行”

    1、【执行4D原则】删除/推迟/委托/做。

    2、事件ABC分类

    【事件ABC分类】
    A事件:亲自执行重要事件,计划内安排;
    B事件:突发的紧急状况,往往计划外;
    C事件:内外部干扰,不那么重要或紧急。

    【事件执行顺序】
    执行A,推迟B,记录C!

    【A事件执行系统】
    A类事件= A1日历日程+A2弹性清单

    实操练习

    分享一句话:听课千遍不如实操一遍。

    会后建议大家结合日历和清单系统进行实操练习。

    第一步记录,打开自己的清单软件,OmniFocus或其他清单APP,其中都有一个“收件箱",收集杂事,记录中记住四个原则:一切,快速,手边 ,可靠。收集的动作,可以固定时间,比如早起或睡前,把所有想到的事情都放入收件箱;或者是随时随地,比如一事专注的时候突然想到什么事时,先记录收集不执行,先专注当下青蛙的执行;等专注完成当下执行的事情之后,再看收件箱的事项,进行下一步:排程。

    第二步排程,结合全脑规划三问句,对收件箱里的事件进行减法;结合排程五要素,做好情境分类,排程时,明确起始截止时间的固定日程放入日历,没有严谨时间要求的弹性事件放入清单。

    最后是执行,按4D原则和事件ABC分类,执行A,推迟B,记录C!严格执行日历事件,而又不失弹性的处理清单事件。

    建议最好结合时间管理九段内容,配合九段表格来练习,如一事专注法、A4纸工作法、周表等。

    好了,今天的分享就到这里。
    愿大家:生如夏花绚烂璀璨!

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