流程固定化,效率快几倍

作者: 侠也 | 来源:发表于2019-04-15 23:11 被阅读4次

前段时间,因为特殊原因,工作量突然加大,紧急任务变多,办公电话、私人手机频频响起,工作节奏一度打乱,心里更是焦虑不安,连做梦都在工作,效率却极其低下。

回顾那段时间,存在几个问题:

——工作安排杂乱无章,想起干什么就干什么,无优先排序。

——接到电话,紧急处理事项,打断原本手头工作,回头忘记进行到哪里,又重新梳理。

——需要长时间完成的任务,一耗就是一整个上午,脑子紧绷,转不过弯,容易犯错。

当发现问题存在,我一直琢磨,如何可以打断这种无序焦虑的状态,让工作状态更好,更有效。

“流程化”工作模式,是我结合自己的情况,亲测有效的方法,供大家参考。

——把工作任务分成以下类别,并建立对应的清单列表。

五分钟:五分钟内可以完成的事情

今天:今天需完成的事情

待办:<4小时的工作任务

长时间:超过4个小时的工作任务

后三项分类需注明预估完成所需时间、协助人和截止日期。

——每天一早查看邮件,把任务分类,并写入对应列表中

五分钟内可以完成的事情,查看完邮件后,统一完成;

——按事情的紧急重要程度,把“今天”“待办”“长时间”需优先完成的任务写入今天日程表,预估每个任务完成需要的时间,恰当安排任务数量。注意,任务按类别穿插进行,每个任务占上午或下午工作时间小于两小时。

——若收到紧急任务或电话,先把对方的需求记下来,在规定的时间段处理这类事项。若任务需要时间较长,记入“长时间”类别,并注明预估完成所需时间、协助人和截止日期,再计划。

——下班前后10分钟,对照今天日程表,在对应的类别清单上,完成的打勾,在未完成的任务中,记录已完成的进度,以免忘记。同时可根据今天完成的进度和“类别”清单的进度,对明天的工作安排做一个预计划,第二天再根据情况,灵活调配。

根据以上方法,我制定了自己的工作流程:

——8:0-8:30 处理邮件和五分钟任务,并且写好今日日程表,把今日需完成的和长期任务穿插进行,同一任务超过2小时必须换任务。

——紧急任务统一在11:00后或15:00后处理。

——每天下班后总结今日日程表,并详细记录今天完成情况,并对明天的工作安排做一个预计划。

流程这两字,会给人死板的感觉,但当你把流程融入生活工作中,化成自己的习惯,你的效率会得到显著的提高。

不妨把日常经常接触的事项,弄个适合自己节奏的流程吧,相信你会有不一样的体验。

流程固定化,效率快几倍

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