流程固定化，效率快几倍

前段时间，因为特殊原因，工作量突然加大，紧急任务变多，办公电话、私人手机频频响起，工作节奏一度打乱，心里更是焦虑不安，连做梦都在工作，效率却极其低下。

回顾那段时间，存在几个问题：

——工作安排杂乱无章，想起干什么就干什么，无优先排序。

——接到电话，紧急处理事项，打断原本手头工作，回头忘记进行到哪里，又重新梳理。

——需要长时间完成的任务，一耗就是一整个上午，脑子紧绷，转不过弯，容易犯错。

当发现问题存在，我一直琢磨，如何可以打断这种无序焦虑的状态，让工作状态更好，更有效。

“流程化”工作模式，是我结合自己的情况，亲测有效的方法，供大家参考。

——把工作任务分成以下类别，并建立对应的清单列表。

五分钟：五分钟内可以完成的事情

今天：今天需完成的事情

待办：<4小时的工作任务

长时间：超过4个小时的工作任务

后三项分类需注明预估完成所需时间、协助人和截止日期。

——每天一早查看邮件，把任务分类，并写入对应列表中

五分钟内可以完成的事情，查看完邮件后，统一完成；

——按事情的紧急重要程度，把“今天”“待办”“长时间”需优先完成的任务写入今天日程表，预估每个任务完成需要的时间，恰当安排任务数量。注意，任务按类别穿插进行，每个任务占上午或下午工作时间小于两小时。

——若收到紧急任务或电话，先把对方的需求记下来，在规定的时间段处理这类事项。若任务需要时间较长，记入“长时间”类别，并注明预估完成所需时间、协助人和截止日期，再计划。

——下班前后10分钟，对照今天日程表，在对应的类别清单上，完成的打勾，在未完成的任务中，记录已完成的进度，以免忘记。同时可根据今天完成的进度和“类别”清单的进度，对明天的工作安排做一个预计划，第二天再根据情况，灵活调配。

根据以上方法，我制定了自己的工作流程：

——8:0-8:30 处理邮件和五分钟任务，并且写好今日日程表，把今日需完成的和长期任务穿插进行，同一任务超过2小时必须换任务。

——紧急任务统一在11:00后或15:00后处理。

——每天下班后总结今日日程表，并详细记录今天完成情况，并对明天的工作安排做一个预计划。

流程这两字，会给人死板的感觉，但当你把流程融入生活工作中，化成自己的习惯，你的效率会得到显著的提高。

不妨把日常经常接触的事项，弄个适合自己节奏的流程吧，相信你会有不一样的体验。

流程固定化，效率快几倍