不管是公司还是企业,经常会碰到开会解决问题。但会议时间长,效率低下,议而不决的情况经常发生。怎么提升开会的效率,说说我的做法。
1、会议前准备
开会之前一般都会发邮件通知相关人员,说明开会的主题,目的,与会人员,时间,地点等,并隨邮件附上一些相关的信息让与会人员提前了解情况,作好开会准备。同时安排预订好会议室,准备好会议签到表,会议记录表,开会的资料打印人手一份,做好会前准备工作。
很多人到这里就结束了,这里要注意几个问题:
一是会议的时间选择要错开公司部门的例会,同时会议时间尽量选择在刚上班或上班不久,不要选在下班前,因为下班前的精神状态不佳,开会的效率大打折扣。
二是会议的时间要控制在一小时内不要太长,最好四十分钟内,因为人能集中注意力的时间也就是四十分钟,不要动不动就两三个小时,到最后大家都没精神变成闲聊了。
三是开会前一定要电话或微信跟大家确认一下,确保大家知道会议时间,会议地点。很多人容易把会议日期和会议地点搞错。今天早上我召集的一个会议,有一个同事就跑错地方了,定的是M栋,结果跑到A栋去了,因为A栋是我们经常开会的地点。
2、会议中
开会的时候要有时间观念,准时开始,准时结束。主持人的功力非常重要,要紧扣主题,把大家的心思引到会议上来,不用闲扯一些其他的东西。
今天上午组织大家开会的时间,还没开始前就有人闲聊其他的问题了,其他人也跟着讨论得热火朝天。会议开始了,我马上跟大家说,各位今天我们讨论的是这个事情,你们刚才说的等我们说完后再说吧,瞬间把大家的心思拉回来。
会议讨论的时候容易陷入僵局,主持人要控制好节奏,一个人发言的时候其他人不要打断别人,一个人讲完另外一个人再讲话,重复的意见不要再说。今天开会的时候几个人都想插话,我马上制止,让一个人说完,其他人有意见等会儿再说。每个人紧扣会议主题讨论,效率很快。
我召开的客诉会议很高效,很快就达成共识了。比预计的时间提前了十五分钟结束,而且当场作了会议记录,大家现场签字确认。
3、会议后
不要以为开完会拍拍屁股就没事了,等会开完后,什么都不会发生。会议之后要把会议记录扫描发出来给相关人员,一定要追踪完成的状况,确认会议决定的事项落地执行,形成闭环。
凡事有跟进,才会有最终的结果,不要虎头蛇尾,开完会后听之任之是大忌。
今天的会议之后,我马上把会议记录发送出来抄送领导,同时把跟进的事项,完成的时间点加入行事历,避免遗忘,这样的会议才是真正完整的会议。
总结一下:
1、开会前做好会前准备:通知相关人员,准备会议资料等。
2、开会之前要提前确认发言或讨论的资料,节省会议讨论时间。
3、开会要控制好时间,不要让大家讨论与会议无关的话题。
4、开会的时候不要当成大家的面打其他打电话,让一堆人等着你。
5、开会的会议记录要输出,决议的事项要追踪落地,直至结案。
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