你是否也有过这样的情况呢?想要早起却总是起不来!想去健身,健身卡办了一年却没去过几次!想读书可是买了很多书,却迟迟没有拆封!你是否会在晚上睡觉之前信誓旦旦,但第二天却因没有行动而懊悔不已?那是什么原因让我们总是如此呢?你可能会说:早上起不来,是因为睡得太晚;没去健身,是因为经常加班;迟迟不读书,是因为工作太累。可是是不是只要早睡,我们第二天就真的可以早起?只要不加班就可以养成健身的好习惯?只要工作不辛苦,我们就可以变身为阅读达人了呢?
实际的情况到底是怎样的呢?早睡后的清晨,我们依然置闹钟而不顾与枕头难分难舍痴缠不休;不加班的日子健身依然被抛在脑后不受宠性;不工作的日子时间都用来随心所欲任意挥霍。
这到底是为什么呢?是因为我们理所当然的用惯性用经验来处理问题,而没有认真思考。所以解决方案都是错的,自然无法从根本上解决问题。比如早上起不来这个事情,本质问题到底是什么呢?为什么早上起不来呢?真的是因为睡的太晚了吗?可是我们已经验证过了,即便早睡,我们还是起不来呀。那我们再思考一下,我早上起来想干什么呢?看书?做运动?做早餐?如果早上起不来,会对我有什么影响呢?那如果明天我要和领导一起出去见客户,要在九点之前到,必须要六点起床,才能确保不迟到,那我是不是能起来了呢?答案肯定是:是。
所以根本的问题在于,早起到底有多大的必要?因此提升早起的必要性,才能有助于我们实现早起的计划。比如,和同事相约互相监督,如果谁没有早起,就给对方一百块,那就很容易做到了。所以我们要想变得能早起,养成健身和读书的习惯,越来越自律,不断的提升自己,就必须要开始认真地对待思考这件事。《麦肯锡笔记思考法》就给我们提供了一种全新的思考方法,运用这种思考方法,可以让我们快速找到问题的本质,针对本质问题寻求解决方案,高质高效的解决问题,从而实现自我提升。
本书作者是日本的大岛祥誉,曾在麦肯锡从事新事业战略开拓,公司战略以及经营战略的定制咨询项目。2002年独立创业,从事高管培训,组织变革咨询,队伍建构以及领导力开发等咨询服务。大岛祥誉离开麦肯锡之后,自己创业的同时成为了一名高产作家。从2014年5月开始,先后出版了:《麦肯锡工作法:个人竞争力提升50%的7堂课》《麦肯锡入职培训第一课》《麦肯锡工作法之麦肯锡精英的39个工作习惯》《麦肯锡问题解决方法与技巧》《麦肯锡笔记思考法》《学会提问:麦肯锡工作法》。四年时间,六本书,是麦肯锡毕业生中到目前为止出书最多的一位,以一本的优势领先于高杉尚孝。可谓是名副其实的麦肯锡研究专家。
这本书主要讲述了三个重点内容。
第一个重点,什么是麦肯锡笔记思考法,它有什么优势?
第二个重点,麦肯锡笔记思考法是如何应用并解决问题的?
第三个重点,麦肯锡笔记思考法的应用范围。
第一个重点内容:什么是麦肯锡笔记思考法,它有什么优势?
以解决问题为目的而使用笔记的方法即为麦肯锡笔记思考法。麦肯锡笔记思考法必须包含三个要素:第一个要素,一边思考假设,一边做笔记;第二个要素,以解决问题为目的,即成果导向;第三个要素,按照解决问题的基本流程来思考即:找出本质问题,建立假设,验证假设,实施解决方案这一流程(故事线)来思考。
麦肯锡笔记思考法到底有什么优势,使用麦肯锡笔记思考法对我们有什么好处呢?
1.能帮助我们留住灵感,整理思路,强化记忆。
人的大脑有一百多亿个神经细胞,每天能记录大约8600万条信息。每秒钟人的大脑中进行着10万种不同的化学反应。这么多信息,仅有1%的信息经过大脑处理,其余99%均被筛去。大脑的记忆方式是大脑通过神经元受刺激,将信息传送给海马体,海马体过滤之后传送给大脑皮层。记忆又分成感官记忆,短时记忆,长时记忆三种。感官记忆需要通过短期或长期记忆的存盘处理才会被记住,否则稍纵即逝,很快就忘掉了。短时记忆一次能记的资料数量有限,除非不断重复,否则几分钟后会被其他资料取代而忘记了。短时记忆并非万能,一般而言能记住5±2项任务即3到7项。我们都听过这样一个笑话,小孩儿打酱油,嘴里不停的念叨,打酱油打酱油,结果路上摔了一跤,再起来就忘了打什么来着,这就是典型的短时记忆。短时记忆有数量限制,而且如果有外力干扰就会忘掉。
所以如果重要或需要久记的资料就得再次处理成为长期记忆,否则就会选择性遗忘。等到我们真正要解决问题的时候,大脑里只剩下很久以前留下的长期记忆,也就是我们仅有的一点点经验。我们靠经验解决问题是远远不够的。
面对信息庞杂,任务繁多的问题,如何能快速抓取信息、梳理思路、加深记忆,这时候笔记就可以发挥它强大的作用了。用麦肯锡笔记法把头脑中的信息记录下来,然后根据解决的问题的目标一边思考一边梳理,需要记忆的部分一边书写一边思考(相当于复述)这样就能将短时记忆转化为长时记忆。而且,因为我们用手记忆,这种动作记忆是通过大脑基底核和小脑的神经回路网来记忆的,所以很难被忘记,比如骑自行车、开车等等,都是通过这种方式来记忆的。
所以麦肯锡笔记可以帮我们抓住头脑中的灵光一现,可以帮我们梳理头脑中混乱的思路,也可以帮助我们记忆。
2.肯锡笔记还能帮助我们深入思考。
现在人们都越来越忙,生活节奏越来越快,压力也越来越大,以至于大家都没有太多的时间用来思考。即便思考,也只是,匆匆一过,时间很短,思考很浅。或者干脆就不思考,直接从思考这一行为,跳到解决问题的行动上。
如果没有认真思考就采取行动,那么我们无法知道行动是否能够真正的解决问题,在不知道行动怎么做才能解决问题的情况下,只是不断的改变对策,不断的进行错误尝试,完全是对时间和精力的浪费,也会导致工作效率低下,工作质量不高。
我们身边也会遇到这样的情况,有些销售人员在年底领到下一年任务的时候不会主动去做分解,不知道每个月的目标是完成多少。即便领导给分解好了,自己还是没有做计划,只是顺其自然,结果到月底的时候没有完成任务。但是跟其他完成任务的同事也是一样的,每天工作八小时,每周工作五天,这就是典型的没有经过思考就自己采取行动而导致工作低质又低效的一个案例。
当我们把头脑中的灵感记录下来,并进行整理,其实我们就已经在给思考这件事情举行了一场仪式,让我们抽出时间认真的对待思考这件事。通过书写不断的刺激大脑,不仅能够增加思考的深度和广度,还可以与其他许多的信息联系起来,激发灵感,提供思路。
3.让我们少走弯路,提高解决问题的速度和效率。
麦肯锡笔记法是以成果为导向,按照解决问题的流程一步一步的假设验证,可以在实际行动之前,就找到解决问题的准确方法。因而减少了我们试错的时间,让我们少走弯路,提升工作效率。
第二个重点内容:麦肯锡笔记思考法是如何应用并解决问题的?
麦肯锡笔记思考法,用四个步骤来进行思考,解决问题。他们分别是:
第一步,找出真正问题。
第二步,建立假设。
第三步,验证假设。
第四步,取得成果。
我们举个例子分别来说。比如说你是公司的hr,接到了领导的一个任务:公司的销售人员离职率太高,需要找一下原因,提供解决方案。
第一步,先要找出本质问题。
先收集信息,用横线笔记本。收集信息的对象可以是上级领导,离职的销售人员,在职的销售人员,经验丰富的其他前辈同事,公司以外有经验的朋友,还有公司以前的资料或者数据。从上级领导那收集信息,主要是明确一下问题的背景,解决问题的意图以及需要方案的时限。比如解决问题的背景:公司的主要业绩贡献来自于销售人员,销售人员培养周期又很长,因此一旦销售人员离职,又没有新的销售人员顶上来,就会给公司造成很严重的业绩损失。意图:要找出离职率高的原因,提供解决方案,减少公司的损失。时限:要在下周二下班之前把这份报告交给领导。然后从其他的对象那里,我们要了解收集什么信息呢?比如说,销售人员离职原因,离职之后的去向,离职人群特点,应该怎样应对等等。当然了,这只是初步的一些问题,也很有可能在你收集信息的过程中,通过别人的回答又给你提供了更广阔的思路,这些都可以收集进来。
收集一圈之后,我们可能收集到了如下信息。
接下来,对信息进行分组,用方格笔记本。将收集到的信息按照where问题所在,why为什么,how对策,来进行分组。比如工作5年以上的员工离职率较高,应届毕业生离职率较低,可以分组到where问题所在。离职之后自己创业,因为有宝宝离职之后加入了压力更小的竞争对手,可以归入why为什么。提高工资,可以归入how对策。分组结束之后,我们进入下一个步骤。
第二步,建立解决问题的假设。用方格笔记本。我们通过第一步明确了问题所在:工作5年以上员工离职率比较高,新员工离职率比较低。5年以上经验的员工占到整个部门的80%,新员工血液不足,而5年以上工作经验的员工面临生孩子养孩子平衡家庭,需要减少工作压力,有追求的员工面临自己创业的问题,所以就会导致离职率升高。而无论是哪一种情况,公司都很难来挽留。所以就只能从招聘应届毕业生来入手解决这个问题。新员工,尤其是应届毕业生,如果甄选好了的话,他们基本上在3到5年之内可以稳定在公司工作。所以增加应届毕业生的比例,或许是可以降低员工离职率的一个方向。可以以这个方向作为解决问题的一个假设。即通过大量招聘和甄选优秀应届毕业生的方式来降低员工的离职率。
建立完这个假设之后呢,把我们关注的信息按照空雨伞来进行分组。
空指的是天空,天空有乌云-事实;雨指的是下雨,马上就要下雨了-解释;伞指的是雨伞,要带伞-行动。所以我们按照事实、解释、行动,把我们关注的信息分为三组。
事实:应届毕业生离职率低于有5年以上工作经验的员工。80%的应届毕业生离职,是因为他们没有在规定的时间内完成业绩,按照公司制度,不得不离职。
解释:应届毕业生能承担更多的工作压力。不用照顾家庭,没有后顾之忧,能更好的投入工作。应届毕业生不是竞争对手挖掘的对象。优秀的应届毕业生能快速成长,一年后业绩赶超老员工。应届毕业生一般在23到24岁,生育时间应该在3到4年之后。
行动:大量招聘甄选优秀应届毕业生,来降低离职率,减少公司的损失。
我们将信息分组完毕之后,接下来就要按照思考的流程来进行思考。
第一步,我们先是明确了问题所在。即员工离职率太高的原因,是招聘了太多有经验,但面临生育和创业的女性员工。第二步,我们建立解决方案的假设,即可以通过招聘大量优秀应届毕业生来降低离职率。接下来我们按流程(故事线)进行思考笔记。
流程(故事线):
(起)离职率高的真正问题在于,面临生育和创业的员工数量太多。
(转)通过招聘甄选优秀的应届毕业生来降低离职率。
(承)验证是否招聘足够多的应届毕业生就可以降低离职率。
(合)要投入更多的人员、资金、精力招聘
应届毕业生。
接下来我们要通过假设、验证,来确认这个流程(故事线)是否正确,如果正确就开始执行。可以通过跟现在的在职应届毕业生、人事部负责人沟通,查看往年数据等方式进行验证。
第三步,验证解决问题的假设。即是不是我们通过大量招聘优秀应届毕业生,这种方式就可以降低员工的离职率。
我们要做好一个提问列表。用横线笔记本。同样分成三组问题。第一组是针对问题所在where提问。第二组是针对为什么why提问。第三组是针对对策how提问。针对问题所在where的提问,比如应届毕业生三年内的离职率是多少?5年以上工作经验的员工三年内的离职率是多少?针对为什么why的提问,应届毕业生的离职原因是什么?针对对策how的提问。我们如何招聘和甄选大量优秀的应届毕业生。从针对假设提出问题之中得到的回答,如果相互之间没有矛盾,那就能够验证这个假设,迅速执行解决方案。比如刚才我们问的问题,得到的答案分别是:应届毕业生三年内的离职率是20%,远低于5年以上工作经验员工的离职率80%。应届毕业生离职的原因主要是换城市、完不成业绩、换行业。对策是,我们可以跟大学合作,参加校园招聘会来甄选优秀的应届毕业生。这个验证跟我们的假设是没有矛盾的,也就是说我们假设通过招聘应届毕业生这条路来降低离职率,通过验证是没有问题的。接下来我们进入下一个步骤。
第四步,取得解决问题的成果。用麦肯锡笔记本。
我们经常要建立概要笔记,也就是,针对前一个步骤得出的结论,进行概括总结。我们从上面几步推论得出的结论是:大量招聘优秀应届毕业生可以降低员工离职率。这是我们的结论,也是我们的主张。列完主张之后,我们要列出现状的事实与根据,即我们提出这个主张的理由。5年以上工作经验的员工,三年之内的离职率为80%。应届毕业生,三年之内的离职率为20%,远低于有5年经验的员工。列完事实和根据之后,我们还要再列一下解释与意义。老员工生孩子之后需要兼顾家庭,不能适应销售类高压力工作。有经验、有能力、有追求的员工想要自己创业。新员工三年内不会面临生育问题。新员工三年内不会面临创业问题。新员工三年内不会面临被竞争对手挖角的问题。将总结出来的概要,结论先行,然后给出理由和解释,层层递进的方式,列出表格,进行汇总,提供给领导。可以以金字塔表格的形式呈现,也可以用加重号的形式来呈现。
最后一个重点内容:麦肯锡笔记思考法的应用范围。
将思考笔记出版。比较著名的就是前麦肯锡员工,日本管理大师大前研一将自己在麦肯斯做的思考笔记出版,书名为《企业参谋》。
将笔记发表总结博客。发表总结博客之后会吸引读者反馈留言,通过读者的反馈可以获得新的灵感,或者来验证自己的假设。麦肯锡前员工炭谷俊树就是这样做的。
用来自我探求。比如自己想要创业,可以从资金、技术、人才,三个角度制作笔记。资金需要多少从哪里来,需要什么技术如何学习?谁能帮助我?可以按第二部分的步骤分别收集信息、建立假设、进行验证、得出成果。
用来以成功为导向做提问列表笔记。比如可以在笔记本上列出来:想要成功最重要的是什么?将来的梦想是什么?为了实现梦想应该做什么?每天都有什么习惯?早晨能早起吗?周末和休息日怎样度过?然后找出答案列出计划。
用来整顿内心。比如内心焦躁不安的时候,可以在笔记上将自己在意的事情,担心的事情,烦躁的事情一一列出来。列完之后合上笔记本,出门散步,重整自己的心情,等心情轻松下来之后,回来再次打开笔记本,一一针对刚才列的事情提出出解决方案。
用来自省。可以在笔记本上,列出以下几项问题:自己的强项,自己喜欢做的事情,最重视的事情分别是什么?从进展顺利的事情中了解现在的自己,比如最近取得了什么成果,进展顺利的关键原因是什么?有什么样的经历才能,学到了什么?然后了解目前最关注的事情,了解今后应该做的事情,了解今后想要掌握的技能和经验,了解限制自己的部分是什么?
用来锻炼自己的思考能力。大前研一利用每天上班路上的时间进行锻炼,即以路边的广告为主题,一边眺望车窗一边尝试解决问题,站在销售商的立场上,思考应该采取各种促销方法才能让这款产品扩大销量。在抵达单位之前给出解决方案。利用这样的思考训练大前研一能快速的按照流程(故事线)思考并导出成果。
综上,《麦肯锡笔记思考法》是一种记笔记的方法,但更多的是一种思考方法,用这种方式让我们赋予思考一些仪式感,认真的对待思考这件事,从而快速找到问题本质,减少无效努力,高质高效的解决问题,实现自我提升。
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