9个提升工作效率的好习惯

文/林小白

从我大学开始，最经常听到别人问我的话就是，“你好了？这么快？”不论是写小论文还是做PPT，抑或是上班后完成各项任务，我总是比跟我同时接收到任务的人做得更快，并且质量也不差。

后来我认真想了下，我之所以工作效率高，主要有三个原因：一是我没有拖延症，二是我有点整理强迫症，三是我掌握了很多提升工作效率的好习惯。

没有拖延症，在接受任务当下就会开始规划或着手进行；有点整理强迫症，那么资料、东西就不会乱放，而是运用一定规律定位放置，这样我在电脑上能很快找到自己需要的材料；而有很多工作上的好习惯也能大大提升效率。

如果说拯救强迫症、学会整理都需要一个过程，那么能提升工作效率的好习惯却是能每天着手改善一点的。我回忆了下，罗列了9个能提升工作效率的好习惯，这些习惯其实都很小，你可以每天运用一个新习惯，能9个习惯都实践过之后，再次循环，直到你能完全熟练运用为止。

这些习惯很小，所以，我相信你能比较容易地开始。

● 提前规划工作重点

待办清单的妙用很多人都知道了，我建议大家除了写日待办清单之外，还应该写周待办清单，二者结合使用。

我个人是会在周天，写好下一周的待办清单，然后再对照这份清单，来写每天的清单事项。在写每天待办清单的时候，要格外注意给每个工作重点做好排期，避免很多工作都卡在了某一时段里。

● 规范命名文件名

为了整理的方便，也为了搜索的方便，强烈建议要规范命名文件名。我个人习惯的命名方式是：文件内容+合作方/用途+时间+编写者/使用人。

比如吴题在2017年8月20日给客户做了一份产品推广方案，那么就可以命名为：XX产品推广方案 xx客户 2017.08.20 吴题。如果推广方案改了一稿、二稿、三稿，那就在命名后面加上“（一稿）/（二稿）”等字样就好了。

● 定期整理邮件、文件

如果你平时按照一定的规律命名及存档，其实整理这件事就变得比较轻松了，你要做的就是定期把不要的东西删掉。

作为一个整理强迫症，我的问题就是感觉这个文件资料一用不着，我就会把它删掉，但有的时候才过了两天，我又想用这个文件了，然后……哎，我不说你们也懂得了。

后来，我在曹将那里看到了一个方法，就是如果你觉得一个文件可能没用，先不要马上删掉，你可以建立一个临时文件夹，把你觉得可能没用的文件扔进去，如果过了一两个月发现确实一次都没用到它，那么就可以删掉了。

这个方法我觉得十分可行，因为你可被你误删的文件，你可能再次用到它，间隔通常不会太久，不要问我为什么知道……

● 重要文件扫描备份

规范命名、整理文件更多的是运用在电子资料上，如果有些纸质资料非常重要，不妨把它扫描备份。一是现在电子设备非常发达，省去纸质材料带来带去的不便；二是为了自己查阅搜索方便。

推荐使用扫描宝或扫描全能王来扫描，我个人更偏爱扫描全能王。即便在光线不佳的环境下，也能扫描清晰，还能裁剪之类的。

● 及时备注、标签微信好友

现在这个时代，很难说你今天参加一个活动认识的某个人，在未来是否会跟你建立起什么合作。为了以后沟通的顺畅，在刚加好友的时候，就应该立即备注、加标签。

如果你有给微信好友分标签的习惯，在刚添加新好友的时候，就选择你认为最符合他的标签，同时在他的名字后面以“（）”的形式进行备注。比如（XX课程，2017.09）；（XX分享，声音很好听）等等。

备注的时候尽量用简短的字词来建立起两人之间的联系就好了。

● 琐碎的事情统一处理

在工作中，难免会碰到一些琐碎的事情，比如收发文件资料、查看邮件、微信、拿快递等事情，如果一碰到一件琐碎的事就立马去做，会把我们整块的时间分割成小块，导致很多碎片时间产生。

因此，不妨在几件困难工作之间的转换休息时间、以及下班前的一段时间去做这些事情，比如我个人就习惯在下班前20分钟，统一查看微信信息。

● 加快文件搜索

当电脑上存的文件一多，就容易找不到自己想要的文件，或者想要快速找出符合同一主题的相关文件，这时候就可以运用文件搜索工具了。

虽然电脑自带文件搜索，但非常地慢。比较好用的文件搜索工具有Spotlight、everything和Listary。其中，Spotlight仅适用于苹果电脑。这三款软件的功能大同小异，都是能速度找到你想要找的文件。

但Listary有个更好的地方，就是它可以不单独打开软件就进行搜索，只需要双击ctrl键即可弹出检索框，输入文字即可检索相关的内容，非常方便。

● 文档协同编辑

有的时候，我们需要一个团队来共同完成一份方案，如果用传统的word编辑，会有一个问题，就是每次每个人修改完文档之后，就要发给其他人，其他人再在他的基础上修改。如果你是文档被修改的那个人，当你拿到一份新的没有任何修订标注的文档之后，需要人工或用word比照功能才能发现哪里被修改过了，比较麻烦。

对于这类多人编辑完成同个文件的，我强烈推荐使用石墨文档。在石墨文档里，文档不用发来发去就能共享，同时文档被谁修改、何时修改、修改了哪里，它会自动记录并提醒。

● 善用输入法

在工作中，我们有时候会需要输入一些特殊符号，虽说这些符号在office里多半都能找到，但我常常都要找好久。比如我比较尝试用的【】、「」、▲、●等符号。

实际上，这些特殊符号并非在office里才有，在搜狗输入法里就能找到：打开设置菜单，点击符号大全，在词条上方点击“更多特殊符号”，就可以看到超级多的特殊符号啦。想输入哪一个，直接点击插入即可。

而遇到生僻字的时候，用输入法也能搞定。方法就是先按“U”键，然后再继续输入构成生僻字的部首拼音，再输入剩下的字（或相似字）的拼音。

比如，“硜”这个字，一开始我不懂它的拼命，打不出来。那么我们可以按了U之后，输入shi（石）再输入jing（茎）就能找到了；再比如“垚”，就输入U之后，打tu（土）tu（土）tu（土）就出来了。还有“魑”，就输入gui（鬼）li（离），就找到啦，非常方便！

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作者简介：林小白。热衷旅行，热爱写作，正过着白天写公文、晚上写故事的生活。