新入职员工PPT技能培训（一）

<small>导语：本文是根据我对公司新入职员工PPT技能培训的教材编写的，简单、直白，全是干货。鉴于篇幅，我将内容分为三个部分，本文为第一部分，主要讲解制作 PPT 前的准备工作。
如果你是 PPT 界的高手，可以绕行。</small>

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各位新入职的同事，今天我将个人在职场 PPT 编辑中的一些经验和大家进行分享。

制作一个 PPT 很简单，大家不要被网络上或被你前辈的 PPT 大作吓住。因为制作这些 PPT 的人，他们平时做的 PPT 中有80%很一般，应付工作之需而已，只有20%的作品可圈可点，在完成使命后被当作艺术品展示给大家分享，你看到的都是他们的巅峰作品。另外，我希望大家不要因制作 PPT 而占据大量的工作时间，公司没有那个岗位职责是“负责 PPT 的编写”。只要各位在用心做好本职工作的基础上，稍微抽出点时间熟悉一下 PPT 的使用，美化一下版面，慢慢就会熟能生巧，最终也会有巅峰之作分享给世人。

PPT 是什么

Microsoft Office 产品家族中有个名为“ PowerPoint ”的软件（百度百科 PPT），该软件主要用来 “演示文稿” ，因其生成的文件扩展名是 “.ppt”，所以人们常把下列任务称作 “做个 PPT ”（小号字体是超越教材的内容）：

• 做一个演示文稿：
  <small>这类企业一般是思想现代化程度较高的，企业文化健全，员工契合度和满意度较高。</small>

• 做一个用投影仪播放的会议报告文稿：
  <small>一般是六〇后（或比较传统）领导的思想模式，企业文化接近现代化，但还有距离。</small>

• 做一个可以用投影仪播放，让很多人共同观看的的文稿：
  <small>这种企业生硬模仿现代化思维，企业文化非常糟糕，常见于国企。</small>

先要了解你公司使用 PPT 的氛围

全世界每天新制作的 PPT 可能有百万计，但从中能拿出放到分享平台的绝对是凤毛麟角的。绝大多数的公司，对 PPT 方面要求不是很高，因为 PPT 的首要作用是用来说明业务，其次才是 PPT 的美观。所以，针对新入职的员工，有几个重要的提醒：

• 了解公司前辈做的 PPT
  看看他们做的风格，打听一些相关的不成文的规矩，你现在不需要突破这些“规矩”。

• 千万不要把自己再当作学生
  作为 PPT 新手，千万不要把在自己学生时代（中专或大学）的感觉带到公司，如：使用动画、闪烁的效果、音乐等，或使用飘渺、文艺感的插画。

• 承认自己没有艺术细胞，不要画蛇添足
  作为新人，你还不具备引领整个公司 PPT 风格的能力，你只需要参照公司前辈制作的 PPT 风格，中规中矩，切记不要“画蛇添足”。宁愿让领导或同事嘲笑你没艺术感，也不要让他们误解你花里胡哨。

你的 PPT 给谁看的？

在接受制作 PPT 任务时，你首要明确的是这个 PPT 给谁看的。我分四种场景：

1. 在本部门（科室）内部使用。
   主要是文字、表格和简单的折线图、柱状图，美观几乎没有要求（自己掌握）。在制作完毕并给大家演示完后，除了接收有关业务方面的反馈外，主动询问大家对 PPT 美观方面的建议。

2. 与其他部门共同使用。
   这就涉及到跨部门协作，应该有一个“关系说明”或“分工”之类的，美观方面要求仍然不高。同样，在演示完后，接收相关的反馈和建议。

3. 演示给公司高层
   先不要关心是否美观，应全心全意地完成演示内容，并让你的直接领导给你把关。待内容达到要求后，再进行美观方面的修饰，美观以 “专业型” 为主。

4. 演示给客户
   基本流程同上述 3 的要求，美观方面可以向 “亲和力” 调整。

为你的 PPT 准备素材

PPT 一般有三类素材，分别是：文字、数据和图片。

• 文字：
  根据公司行文或文风，按要求编写演示文稿。这就看各位的文笔了，不是本文的内容。不过，中国绝大多数公司的 PPT 都是长篇的文字，“演示软件” 成了 “会议发言文字提示器”。这种状况一时改变不了，不过做这种文字类的 PPT 很轻松。

• 数据：
  为了更好的说明，你需要制作折线图、柱状图，那就需要数据。你的数据可能来源于其他岗位，那么你需要其他岗位给你提供什么数据，是第一手数据还是已经被别人加工过的数据，你一定要了解，否则错误的数据会让你得出错误的结果，影响你的 PPT 质量。

• 图片：
  针对流程图、产品图、现场图等图片的使用，清晰度要高，色彩不要过多。

<本篇完·后篇待续>