以前做过行政工作,很得老总的信任,老总说行政工作就是一项服务工作,要做到润物细无声。可见这要求真是够高的。
行政事物多而杂,非常的琐碎,是个不太出业绩的工作。仅就一个会议安排都非常考验行政管理的能力。
一般的会议安排就是发通知——用电子邮件或在小黑板上发消息,让大家知晓啥时啥地开啥会,然后准备相关的会议用品,到点开会。这是过去电邮还不是太普及时,如果公司不大,所采用最一般的方式。
而稍微好的行政管理在这个一般的基础上还会给开会的主要人员或部门领导打个电话确认一下,避免因没收到通知而出现缺席现象。
如果公司大了,所涉及的事物必然多,参加的部门领导也相应多时,行政人员就要在会议前半小时再次提醒与会者参会,并确认有否变动。
对于临时有急事不能出席会议的人,要及时汇报给老总,以保证老总了解缺席情况,让老总对于必须参加会议人员的到场有个安排的时间。
会前半小时行政人员还要前往会场去测试设备,看看投影仪、电脑、白板等工具是否都能正常使用。
有些会议议题是提前确定,需要相关部门领导或核心成员就议题展开讨论,这就需要把涉及议题的材料及早的发给参会人员做了解和发言准备。
会议记录非常重要,依据会议的重要性还要做好录音备份。会后要整理出会议纪要,交由老总和参会人员人手一份,并签字确认。
会议开完了形成了相关决议,会后执行情况如何,高级的行政管理还要追踪会议决策的各项任务,并做好记录及时向老总汇报。
这样才算做到会前有准备,会上有决策,会后有落实,一个完整的行政会议服务流程才符合标准。
仅一个会议管理都很耗费时间,现在应该是更方便了,参会的领导建个群,群里发个通知就可以了,但也要考虑特别忙碌的领导是没有时间看到,还是要电话再次确认更合适些。
行政工作没科技含量,却是每个公司都不能少的,行政工作开展好了也更有利于各部门工作的顺利开展。毕竟行政部门是整个公司的枢纽,是在老总和各部门间架起的一道桥,要做好上传下达,下情上报工作。
而行政管理工作要做好不仅仅考验一个人的做事能力,往往也是在检验一个人的做人能力。
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