拆解片段来自《高效15法则》P.129[拆书家]:崔律美美哒,
本篇文章中的【R:阅读原文】和【I:用自己的语言重述信息】为训练营提供,【A1:描述自己的相关经验】和【A2:我的应用(目标与行动)】为本文作者拆解。
【R:阅读原文】
人们一旦慢下来,以一种新的方式来考虑他们的工作,就会赢得很多时间。事实上,平均来说,接受过培训的人,每周在工作上可以省出六个小时,在会议上可以省出两个小时。
省出这么多时间的秘诀又是什么呢?
研究人员对每个人都进行训练,让他们分析自己的任务,看自己是否可以:
放弃:我可以放下什么工作?什么事情我可以完全不做?
分派:哪些工作我可以分派给下属?哪些工作可以外包出去?
重新设计:哪些工作需要我换种节省时间的方式继续做?
要学以致用,首先把上一周的工作任务和参加的会议列出一个表,然后按照下面几个步骤进行:
1.问自己:“这个任务对我或对公司来说有多重要?如果我完全不做会怎样?”
2.问自己:“我是做这项工作的唯一人选吗?公司内外哪些人可以完成这项工作?”
3.问自己:“这个结果怎样才能更快实现?如果我只有一半时间,这项工作怎么完成呢?”
这三个问题可以帮助你判断哪些工作价值低,是应该放弃、分派、重新设计的。
【I :用自己的语言重述信息】
现在大家普遍觉得“忙”、“没时间”,很大一部分是由于“缺乏思考”的原因——即大家在接收到新任务或新工作后,未经思考,便茫然、盲目的去执行。
而本拆页告诉我们,只要在行动之前,经过三个问题的简单思考,我们就能省出很多时间,而且更高效、让我们成长更快。具体做法:
首先,收集所有的待办事项。
其次,对每件待办事项,逐一问自己下面的问题:
(1)“这个任务对我或对公司来说有多重要?如果我完全不做会怎样?”——若重要的话,则去处理。若不重要的,则放弃。
(2)“我是做这项工作的唯一人选吗?公司内外哪些人可以完成这项工作?”——若我是唯一人选,则只能自己做。若不是,则授权或分派其他人做。
(3)“这个结果怎样才能更快实现?如果我只有一半时间,这项工作怎么完成呢?”——摆脱过去的做法,寻找更优的解决方法或做法,这叫做“重新设计”。通过这三个问题,我们放弃了一些不重要的工作——节省时间、分派出去一些他人可代办的工作——节省时间;我们只做重要的工作,并且重新设计和优化重要工作方法——既节省时间又提高效率。
【A1:描述自己的相关经验】
经验:
本周一(6月4日)是我特别忙的一天,做为一个施工单位来说,每周的第一天都是最忙的,我将我这一天的工作内容和所用时间统计如下:
1、8:00~9:30 主持召开调度平衡会,时长:1小时30分钟;
2、9:30~10:30 参加某某筹备项目设备选型会,时长:1小时;
3、10:30~11:20 当天付款单据签字,时长:50分钟
4、11:20~12:00 处理日杂事项,时长:40分钟
5、14:30~16:00 修订《日常瓦斯管理制度》,时长:1小时20分钟;
6、16:00~18:00 到公司汇报工作,时长2小时。
反思:
这一天,好不夸张的说,连喝水的时间都没有,但真的应该这么忙吗?如果面对这些工作,按照书中给出的方法先问自己这三个问题。第一问自己:“这个任务对我或对公司来说有多重要?如果我完全不做会怎样?”第二问自己:“我是做这项工作的唯一人选吗?公司内外哪些人可以完成这项工作?”第三问自己:“这个结果怎样才能更快实现?如果我只有一半时间,这项工作怎么完成呢?”当我问完自己这三个问题后发现,好多事情是自己不用亲自做的或有更好的解决方法的。例如设备选型会,我完全是可以不用参加的,机电负责人主持就可以了,所以,自己忙的主要原因还是缺乏思考。
【A2:我的应用(目标与行动)】
目标:
从今天开始,连续30天每天对一件占用自己时间比较长的事,通这问这三个问题来反思,找到更好的解决办法,刻意锻炼自己解决问题前的思考力。
行动:
1、制做一个“每事三问反思表”,第一行是空格,用于填写当天占用自己时间最长的一件事,第二行打印的是第一问:“这个任务对我或对公司来说有多重要?如果我完全不做会怎样?”下面留有空间用于对这个问题思考和回答,给出解决办法和行动方案。依次类推,第三行打印的是第二问:“我是做这项工作的唯一人选吗?公司内外哪些人可以完成这项工作?”第四行打印的是第三问:“这个结果怎样才能更快实现?如果我只有一半时间,这项工作怎么完成呢?”最后还有一个空格,用于填写综合以上三问后,给出的最优解决方案。
2、每天下午下班后,在18:30~17:00之间,用1个小时时间,通过填写表格的方式进行反思,给出所列的这件事情的解决方案。
3、在30天内做到每天反思,每缺少一次,在筹备拆书帮群内发100元红包。
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