以空而明

作者: 格格格物 | 来源:发表于2018-12-27 00:23 被阅读1次

    前言

    今天开始,写下方法论的文章,主要是工作方面的。其实,也可以应用到生活领域,GTD的指导思想就是,将工作、生活一网打尽悉数管理起来。以前看过一个朋友写了一篇工具箱的文章,非常喜欢,那些软件工具在他手中如庖丁解牛一般用得行云流水。现在软件市场这样丰富,最优秀的软件即便全部付费通常也能负担得起,但是可以思路清晰地用好三五个软件的人恐怕不多。软件开发者当初设计的80%以上的功能恐怕用户都不知道,就像我用了Autocad、Office十几年,至今我认为掌握的功能就是这个比例。而我,打算按照工作思路为线索,穿插记录各个环节我喜欢用到的软件。

    归类(What)

    无论是具体的物品,还是抽象的事务,将其进行树形分类,是很好的方法,有助于理解、分析。对于一个概念,知道它处于树形结构的什么位置,知道它的父母、子女、兄弟姐妹、朋友、敌人都是谁,这个概念应该就认识得比较全面了。
    我的上一份工作,办公桌上会放几个大文件夹,按项目分大类,再按项目的环节分小类。文件夹整理得不清楚、甚至是压根就没有整理的同事,我相信他的工作一定是乱七八糟的,没有例外。当然,因为对“贯标”的心理恐惧,导致大多数人经常在检查前临时抱佛脚整理文件夹,我认为这是制度的原因,企业将“贯标”贯彻得过于刻板而忘记初心。也是因为我们的工程项目投资较大,执行的过程中较为谨慎,导致不敢丢弃很多中间成果,时间一长就产生了很多垃圾。

    Omnifocus将事务分类的方法,我认为非常可取。大类上,分为工作、生活。工作领域,例如分为供应链、市场营销、运行管理这三大板块。所有收集在inbox里的事务,都应有分类,特别是重要项目相关的工作就更应该放到应有的分类里了,这样做的好处是,很不容易遗漏、遗忘。想象一下这种感觉:一个项目按照MECE原则,将全部的环节都列进去了,做一项勾选一项,是不是很爽?

    如果脑子里的分类不清晰,可以借助可视化的工具,例如Xmind,将分类可视化。找出了大类,在此基础上再逐渐深入细分。Workflowy也是很好的进行项目分解、分类的思维辅助工具。

    归类还有一个好处,特别是用Xmind这样的可视化工具做出的脑图,可以让你面临的局面得到很好的呈现。就好比在探险的时候,你手上拿了一张地图,随时知道自己处在什么位置。如果清楚自己想要什么,就知道什么工作从长远来看是重要的,持续投入会有较大的回报。

    时间提醒(When)

    不知道是习惯问题,还是外部环境的问题,我对时间不能很轻松的掌控。意思是说,我预计哪天可以完成的事情,往往会延迟。我借鉴了一个Omnifocus达人的做法,不要在每个任务上都标注截止时间,这会让你无法聚焦。严格来说,只有两种事务值得标注时间:一是与他人(包括交通工具)约好的日程,临时取消会有较大代价的;二是,有严格的截止时间的重要事项,比如重要大项目的截止日期、老板交代的某个报告的提交时间。前者,我一般记录在日历中,后者,就在Omnifocus的项目或是任务的截止时间上填写。
    Omnifocus在时间提醒方面最方便的应用,或者对我来说目前最成功的应用,是我的四五张信用卡的还款时间的设置。每张卡的还款时间不一样,并且可以设置每月重复,到了截止日期的那天就自动出现,花几分钟的时间点点支付宝就把信用卡给还掉了。

    待续

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