会展活动策划中的交通问题

会展活动策划交通方式也是活动的一个重要组成元素，其中包括水路、陆路、空路以及这些方式间的各种组合，独具匠心的交

通方式可以确保嘉宾在前往活动地点的旅途中总能感到愉快、兴致勃勃。交通方式并不仅仅是对交通工具的一种

选择，而是愉悦体验的缔造者之一。

客运服务为活动的举办提出了富有创意性的挑战。例如，在新加坡举办的某次活动上，嘉宾们体验到了独一无二

的交通工具—一字排开的人力车已经准备好送客人去活动会场，车夫身上穿着的是印有主题标志的T恤衫，而送

客人返回的交通工具则改为普通的旅游巴士。

在停车与交通工具的安排上，有时需要体现出创意。停车地点选在哪里? 附近是否有购物中心，或者其他带有大

型停车场的地方可供停车? 如果有专线巴士，则无须考虑停车位的问题。可以找一些趣味性的交通工具，例如双

层巴士、校车、包租的渡轮、游艇等。在西礁岛，还可以让客人乘坐铛铛车来享受“分段式”晚餐，即先带客人

去品尝鸡尾酒，之后坐铛铛车去吃晚餐，最后再坐车去夜总会。当然，要让客人事先对活动内容有所了解。在给

客人的请柬上一定要详细介绍活动安排。

为参加活动所提供的交通方式有三种，即水路、陆路和空路。水路包括包租船只、包租驳船等: 陆路包括豪华汽

车、专车(公路拉力赛) 巴士、专列等; 空路包括专用喷气式飞机、包机、商务航班、直升机、热气球等。

事例

送客人去独特的活动会场，例如带码头的水上餐厅，可以包船或用驳船。在得克萨斯州的圣安东尼奥举办的某次

活动中，租用了游艇送客人去参加赏鲸游船晚宴，如果改为包租驳船，则更具娱乐性。

对于交通方式、换乘次数以及时间的安排要细心周到。例如，客人经过了长途飞行，接着坐车去酒店，如果去参

加当天晚上的接风宴仍然需要使用交通工具，那么客人的热情可能不会太高，因为他们在同一天内过于颠簸。与

其这样，不如在客人下榻的酒店举办一个简单的欢迎会，以便让客人早些休息，从而在第二天早上能够精力充沛

，以一种放松的心态来参加活动。同时还可以将节省下来的经费用于第二日的晚宴，并作为正式的接风宴。如果

宴会必须在当晚举行，那么尽量避免让客人乘坐汽车，以舒缓交通给他们带来的技乏感。例如在某次活动中，为

客人安排了游庭从其下榻的海滨酒店直接去餐厅参加包场宴会。活动策划师将乘坐游艇的时间定在了日落时分，

并将招待会办成赏夕阳酒会，从而使整个活动以这种赏心悦目的方式拉开序幕。活动结束后，可以用旅游巴士送

客人回酒店，因为那个时候客人的身心已经得到了放松，只想尽快回酒店休息，所以此时交通工具的选择已无关紧要。

如果活动在当地举办，参加活动的客人打算自行前往会场，那么在选择活动场址时也要重点考虑交通方面的问题

，选择最能满足物流要求的活动会场。例如举办客户答谢会，如果客户都住在郊区，活动地点是否选在了市区?

是否所有的客人都打算自己驾车来参加活动? 在选择活动会场时，不仅要考虑到停车问题，还要考虑参加活动的

客人所选用的交通工具。是否选择乘坐公交车? 乘坐公交车是否方便? 末班车是儿点? 你或许需要根据交通时刻

表来调整活动安排。例如，如果答谢致辞安排在晚宴之后，然而末班车是晚上9点，那么有多少客人要在晚宴一

结束就立刻去赶末班车?

不论何种交通方式都是活动的一个有机组成部分，交通安排和活动的主体部分一样，都要让客人感到是一种享受

，并且最大限度地计划好经费。交通费与食宿费一样，存在着隐性成本。付费时可以选择完整付费，即按照汽车

从车库出发，至接站处，直到最后返回车库的完整行程付费，这种付费方式可适用于豪华汽车、旅游巴士、船艇

、甚至搬运车; 也可以选择支付最低租用费，例如，以4小时起价计算的租车费以及燃油费、保险费、汽车美容

以及司机的劳务费等。

本文出自:北京会展活动策划公司  www.mrwh.net