大家好！

前两天我和大家聊了聊适用于文档协作的一些典型场景，并在此基础上重新对企业的抗疫信息工作进行了审视，今天我们继续列举一些场景。

灾害事故的信息同步

相信大家对于今年的河南和山西暴雨灾害仍然记忆犹新，在党和政府的坚强领导下，大家众志成城，克服万千险阻和困难，最终夺取了抗灾救灾的胜利。

在灾害事故中，除了需要及时委派救灾人员投入救灾工作，确保灾区群众能够第一时间得到生命安全救助，另一方面也需要能够及时恢复供水供电，并确保信息的畅通。

而为了确保信息的畅通，有两位大学生灵机一动，想到了文档协作的方式，通过协作文档来收集相关的救灾信息，结果一呼百应，很多热心群众都将自己所知的信息一点一滴地贡献出来，并通过自己的智慧，使内容不断完善，最后，涓涓细流终成大海，形成了一部大部头的抗灾百科全书。

这个时候，协作文档相当于一个信息收集和汇总的平台，任何人都可以参与其中，将自己已知的信息贡献出来，成为了一个向灾区群众施以援手的重要途径。如果没有这样的一份文档存在，这些重要的信息将会以碎片化的形式出现，并分散在不同的“信息池”中，形成一个个孤岛，覆盖的人群将会是非常有限的，很容易就使宝贵的信息流失，有些信息甚至还有可能是救命的。

从某种角度而言，这一篇协作文档也相当于将一个个原本的“私域”信息整合成一个大的“公域”信息池，从原来的小众信息变成了大众信息，将信息全方位打通，从这一点来说，协作文档功德无量。

故障排除信息汇总

故障排除信息汇总是典型的文档协作场景。

通过协作文档的帮助，客户支持工程师们在各处收集到故障信息可以得到汇总，不仅仅包含故障信息，还包含各位工程师修复故障的经验结晶，每天的汇总，既是每日业务的汇总，也将是知识的收集。

在故障排除场景下，团队负责人可以设计一张故障排除清单，清单中会包含故障发生日期、故障描述、故障类型、故障部位/模块等，如果出现未完全排除的情况，还需要写清楚原因和当前故障的要点，供后续工作参考。

每一位工程师在完成当天任务之后，都可以在这一信息收集平台上记录好当天的故障信息，如果在表格上已经做好了数据分析图表，那么团队的工作成果奖即刻展现，而从知识库的角度考虑，可以安排专人定期对故障排除记录进行整合，将可以合并的故障类型进行合并，最终形成一个高效的最佳实践。

对于大部分小微企业而言，他们在初期是不会投入过多资金用于相系统的，因此很多时候对于故障的记录往往采用传统的Excel表，并在填完了之后交付自己的内容，这样就多出来了收集和整合的中间环节。

如果采用一个对协作非常友好的电子表格的话，将会非常高效，省去了中间环节，所有的工程师只需要在同一张表中进行整合即可。

同样，从体验上来说，这一份协作文档就相当于是一个系统，且可以认为是一个轻量级的系统。随着文档协作工具的日趋完善，未来能够设计出由多个图表组成的仪表盘，实时显示数据分析结果，这样基本上可以等同于一个专业的系统了。

知识贡献场景

我在管理团队时，始终要求每一位下属养成知识收集和总结的习惯，这不仅对于其手头的业务有用，也对自身未来的发展有利。

对于我们绝大多数人而言，知识是一个非结构化的东西，很多人很难将知识以一种有规律的方式表达出来，因此往往需要由具有多年经验，并形成一定的系统化思维的人才能总结规律，探寻知识的结构化本质。

如果这样的资深专家或是管理者能够给予相应的引导，使自己的下属能够按照科学的知识总结方法进行总结，并通过既定的知识架构来看清相关类型知识的结构，我想这将是一种很好的赋能。

而协作文档将是一种非常好的落地工具。通过协作文档，可以设计出知识总结的架构，将原本难以总结的知识类型以真正结构化的表格形式呈现。

当我们完成了在线文档的设计后，下属在日常工作中可以随时随地按照文档中所规定的项进行填写，假以时日，通过不断的补充，最终必然能够达到“众人拾柴火焰高”的境界，让日趋丰富而完善的知识为日常业务赋能。

举个简单的例子，在写作中，有一类非常重要的知识类型，即Style Guide，其作用是通过一系列的规范指引，确保文档中的语言表达风格完全符合企业的要求。

对于初创或者转型期的企业而言，往往就没有可供参考的Style Guide，甚至根本就没有编写一本完整的Style Guide的意识，这时候就要由专业的人员对这件事进行主导。

在Style Guide的建立阶段，我采用的就是文档协作的方式，使用的文档协作工具是Confluence。

第一步 将相关的文档要素进行分类，如词语/术语、语句、段落等，分别添加到不同的页面上（可以理解为Excel中的一个个sheet）；

第二步根据实际用法，在每一个页面上都设计一张空白的表格，里面预留好相应的要素。以词语/术语为例，可以分为添加时间、词语/术语、语境、表达说明、正确表达（例句）和错误表达（例句）、备注等，在日常收集过程中按需填写；

第三步划定选录的知识类型，比如一些容易混淆和出错的内容、一些之前从未遇到过的全新内容等，另外也可以收录一些频繁遇到的内容.。

当下属在日常工作中遇到了符合要求的内容时，第一时间按照表格的要求进行填写，管理者只需要每周作一次检视即可，同时也可以由团队成员自己在实践过程中去发现问题。

当有了这样具有协作基因的Style Guide时，我们甚至不需要将其导成一本传统意义上的手册，而是直接作为在线手册使用，方便快捷，无需二次加工。

在这里，协作文档再次扮演了一个简易、低成本的知识收集工具。

协作其实是一种理念的体现，是企业文化好坏的体现，而文档只是落地的一种途径，真正对协作有用的是对于协作理念的深入理解，并将其作为每一家企业，每一个人的底层思念，渗透到每一个工作中。

在下一篇文章中，我将基于日常对协作软件的使用经验，聊一聊在选择协作软件时，需要考虑到哪些重要的因素，并对协作文档的发展作一些畅想。