线下举办的大中型活动该如何组织和管理？分享我的经验和心得。

做自己论坛

题记：这两天在北京连着参加了两三场中型的活动：新精英一年一度的“做自己论坛”，第三届“读书会发展论坛”，橙子学院“成长节2016”，结合着自己这些年做过的活动组织，分享一下作为一个大中型活动负责人，该如何思考和组织活动。

一、前期筹备

1. 筹备期间，关注两类活动：

• 需要会务期间执行类的：给出执行方案和执行流程；
  宣传、餐饮、签到、接待、游玩、嘉宾对接、直播都是这个类别，需要负责人给出方案，说一下执行的流程。
• 进在前期做好准备类的：给出物料或设备的到位时间安排表
  物料、设备、餐单、场地、设计都是这个类别，需要负责人给出到位时间表，是否有备份等。

2. 可供参考的筹备期间工作汇报结构：

• 执行类：

• 宣传

• 聚餐

• 游玩

• 直播设备

• 研发

• 嘉宾对接

• 接待签到

• 设计

• 会场主持

• 场地布置

• 准备类：

• 物料

• 住宿

• 网络

• 设备准备

• 音响音乐灯光布置

3. 前期筹备核心经验

1. 全面统筹：尽早确定一个可担当的的总负责人/总导演，全面统筹和负责前期准备和会务期间的协调工作；
2. 定期沟通：团队成员工作之间的透明和信息沟通很重要，建立定期沟通和信息通报的机制；
3. 专人负责制：给每项任务确定一个明确的负责人，明确各个负责任人的职责范围；
4. 工作往前赶：所有工作到位时间表的安排应该尽量提前，把工作做到前面，避免紧急事项对质量和进度的冲击。
5. 沙盘推演：会议开始之前一定要做一次沙盘演练和现场实地演练。

二、活动期间

1. 会务期间，关注两类活动：

• 原定执行计划的落实情况，如直播、宣传等执行方案有没有落实；
• 会务现场意外状况的解决，如网络状况很差、PPT无法翻页、话筒没声音、茶水供应不上等紧急事项需要协调解决的。

2. 可供参考的会务期间的工作汇报结构：

1. 接待组：安排嘉宾和来宾入住和退房
2. 签到组：嘉宾和来宾的签到及物品领取
3. 后勤组：茶歇、会议期间用品的归集和发放
4. 场控组：现场的主持及现场秩序的维护
5. 宣传组：串接摄影摄像，做好现场素材的采编和及时传播
6. 摄影组：合理布局摄影摄像的机位，确保现场来宾和工作人员都有单独的清晰的照片
7. 餐饮组：嘉宾会务期间的饮食安排，集体聚餐的安排
8. 设备组：统筹管理各项设备的到位、使用和管理工作
9. 游玩组：出行方案的制定以及大巴车的租赁等工作
10. 安保组：确保活动期间嘉宾和来宾的人身和财务安全

3. 会务组织期间核心经验

1. 现场全面监控：总负责人/总导演应该跳出活动之外全场观察各项活动的落实和执行情况，推动方案落地和效果达成；
2. 专人负责制：会务期间的所有工作交给各个工作组团队负责推进，团队协作解决问题，解决不了的上报总负责人。
3. 建立一个良好的协调机制：各个现场的工作组发生紧急问题的第一时间可以处置解决。每天工作进行复盘和第二天工作安排。

三、会务后期

1. 会务结束后，关注三方面工作：

• 活动的后续宣传和推广，让更多没有来的人看到效果
• 复盘和经验萃取，为下次做好类似工作积累经验和教训
• 进行财务决算，核算会务成本和收益，确保效果

2. 会务后期工作安排结构：

1. 完成复盘：梳理亮点不足，原因、经验，组织流程
2. 会务收尾：财务决算、物料余料处理
3. 确定后期宣传方案，做好后期传播工作
4. 电子资料整理：活动视频、音频整理、活码管理
5. 会务后的用户运营：发照片、收集作业和用户反馈、跟进会议期间未完成的事项最终完成
6. 确定后期销售方案，如果需要进一步促进销售

3. 会务后期核心经验

1. 谁负责谁结尾：确保各项工作能够完成收尾工作，不要拖拖拉拉；
2. 奖惩明确：干的漂亮的要表扬，做的不好的方面要汲取教训。