【行政讲堂】咦？你会信息分类？教你两招建立行政体系

你会觉得行政工作很无聊吗？

用word、excel、ppt搞定大部分工作。

一些基础的操作都已经会了，网上那些《1秒搞定Excel，你们城里人真会玩！》、《精华回顾|一小时轻松掌握PPT制作思维和技巧》，有很多技巧和思维也能应用一二，甚至还会有人向你学习使用技巧。

但当你想做些总结时，常常觉得自己并没有特别的提升，只是一点一点地累积了一些常用的小习惯。

虽然经常要写总结，我还是觉得自己写得总结非常空虚。以前还会安慰自己行政工作本身就是比较琐碎的，但现在学习了一些系统化思维，觉得以前写得全是水文。

抛开系统化思维这些专业的逻辑名词，今天要说的是要想更好地回顾过去、计划下一步工作，离不开对行政工作体系的整体掌控。如何更好地把握行政工作全局？离不开基础信息的积累和信息的准确分类。

1.积累基础信息，量化行政工作

首先来说说什么是基础信息呢？

将平时接触到的文件资料按对象逐一归类保存，累积的信息就是基础信息。

从行政工作的日常来讲，可以将工作分为两类：部门工作和协助工作。

日常行政工作分类

基础信息积累一段时间后，它会告诉你：今年的预算是否超标、与去年同期相比是否有下降，今年完成了几项工作、同一项工作同比完成情况是否有进步，还有几项工作未完成，完成进度如何。等等等等。

换言之，就是将不可量化的行政工作量化了。

2.做好信息分类，建立行政体系

总经办作为牵涉部门最多、牵涉工作最广的部门，每天接触的信息不下百项，所以在信息分类过程中要尤其注意分辨各类工作中的关联。

要知道，眼里看到的不等于脑子里记住的。一个人的记性再好，根据遗忘曲线，六个月后也只有20%左右能记得住了。尽管行政工作接触的信息很多，但在根本上还是互通的。我们要做的是记住基础的20%，去反复练习，才是王道。

至于我们要怎么去提取这20%，这就需要信息的准确分类。

李鑫老师有一个建立属于自己的阅读体系的方法，其实套用到行政工作上也是一样，基本上就是三步：选择重点——建立鱼骨——经历填充。我用五年多的行政经验画出了“工作入手法则”这样一幅有重点的鱼骨图，在每条骨架上不断填充着内容，以此为基础做事。所以当别人问我什么事情应该怎么做时，我能用较快的速度去响应反馈。

三步建立行政体系

当然，如果是太久没做的工作，确实还是需要翻看一下记录才有印象。

要想更好地作总结和计划，做好信息分类、积累好基础信息将助你事半功倍。以日常行政工作的两大分类作为信息分类的基础，在积累一段时间后就可以用三步建立自己的行政体系。

这两招对你是否有启发呢？